Workflow Empresarial: Automatize Tarefas com Microsoft 365

Em um mundo altamente competitivo e de rápidas mudanças, as empresas precisam cada vez mais encontrar formas de se manterem em destaque e de economizarem tempo com o que for possível dentro de suas estruturas. E uma estratégia de grande valor para as organizações é o workflow.

O workflow, ou fluxo de trabalho, tem se mostrado uma forma muito eficaz para as empresas trabalharem de forma mais célere e com o foco nas temáticas que mais importam para o negócio.

A seguir, vamos entender o que é o fluxo de trabalho, como esta estratégia funciona, seus tipos, benefícios para as organizações e quais ferramentas da Microsoft podem ser utilizadas para essa estratégia.

O que é workflow?

O termo em inglês tem como tradução literal “fluxo de trabalho”, que traz uma boa noção sobre seu significado e aplicação nas organizações, ou seja, consiste na disposição de um grupo de atividades em uma sequência lógica, como um passo a passo eficaz para a execução de um determinado trabalho.

O workflow nada mais é do que a organização de processos de uma determinada área por etapas sequenciais, que irão trazer mais agilidade e segurança nas atividades.

Por meio do fluxo de trabalho, é possível fazer a gestão de processos, de modo que a execução se torne mais rápida, eficiente e com menos erros, tornando a visualização e acompanhamento dos processos mais fácil e prática.

Workflow: para que serve?

Como vimos acima, o workflow é um passo a passo de processos que devem ser realizados para a execução de um trabalho. Logo, sua aplicação se dá para organizar e padronizar práticas e facilitar a gestão de processos. Entre seus principais pontos, podemos citar:

Organização: o workflow auxilia na organização de tarefas complexas em etapas mais objetivas, claras e gerenciáveis, a fim de poupar tempo ao evitar erros e possíveis confusões;
Eficiência: ao ter o passo a passo das atividades definido, não há mais retrabalho e a produtividade da equipe aumenta;
Padronização: ganhe consistência e qualidade nos resultados ao definir um fluxo de trabalho padronizado para as tarefas recorrentes;
Rastreabilidade: ao se ter um acompanhamento mais claro das etapas, é possível identificar como está o andamento das tarefas, se há gargalos e possibilita que ajustes sejam feitos sempre que necessário;
Economia: além da economia de tempo, um bom workflow vai garantir economia de recursos na organização, aumentando a produtividade e trazendo melhor aproveitamento das equipes.

Tipos de workflow

Agora que já vimos o que é e para que serve o workflow, vamos entender os tipos existentes e suas aplicações nas empresas:

ad hoc: o termo significa “destinado a essa finalidade”, segundo o dicionário Oxford Languages. É o tipo mais flexível dentre os modelos, permitindo alterações sempre que houver a necessidade, mesmo que o fluxo já esteja em andamento. Não existem regras específicas para cada projeto e, por isso, o workflow desse tipo é usualmente indicado para trabalhos individuais ou em pequenos grupos;
Administrativo: apesar de ser menos flexível, já que organiza atividades normalmente burocráticas, a complexidade é menor. Como o próprio nome indica, ele é usado para organizar fluxos de trabalho administrativos, com tarefas rotineiras e previsíveis. É utilizado também para fluxos com tratamento de documentos e formulários;
Produtivo: esse tipo de fluxo de trabalho se assemelha bastante ao administrativo, porém o nível de complexidade das tarefas é maior. Geralmente engloba equipes que lidam com um grande volume de dados de diferentes sistemas e os processos já estão completamente definidos, não havendo espaço para mudanças ou criação de novas regras. Esse tipo de workflow acaba apresentando uma necessidade maior de automação, porém não é obrigatório;
Transacional: neste tipo temos vários fluxos de trabalho sendo realizados em conjunto, reunindo projetos de naturezas distintas em um único espaço;
Colaborativo: como o nome já diz, são fluxos de trabalho que dependem da participação e aprovação de várias pessoas, geralmente de áreas distintas, para a conclusão de uma tarefa. Ele demanda um esforço conjunto das equipes para que o trabalho seja realizado e os resultados alcançados.

Exemplos de Workflow

Vamos ver na sequência alguns exemplos de aplicação dos fluxos de trabalho em diferentes áreas de uma empresa:

Compra e entrega de um produto de e-commerce

Para este exemplo, teremos um fluxo que envolve mais de uma área da organização. Observe abaixo as etapas a serem inseridas no fluxo de trabalho:

cliente faz a compra via site da empresa
sistema emite o pedido e atualiza quantidade disponível
plataforma confirma o pagamento
pedido vai para o centro de distribuição separar a mercadoria e dar baixa no estoque
centro de distribuição emite a nota fiscal e encaminha o pacote para o serviço de entregas
serviço de entregas atualiza o status da entrega no sistema
a entrega é realizada

Agendamento de viagens

Nesse fluxo, temos o envolvimento de pessoas de empresas terceiras no workflow:

solicitante entra na plataforma de viagens e pede orçamento de hospedagem para a data da viagem
orçamento é enviado ao agente da empresa de viagens que realizará a cotação e devolve via sistema para o solicitante
solicitante faz a escolha da hospedagem e envia para aprovação do gestor
gestor do solicitante aprova a reserva
agente da empresa de viagens efetiva a reserva da hospedagem junto ao hotel

Workflow: Como implementar?

Depois de todas essas informações, agora é hora de implementar na sua empresa. Veja algumas etapas importantes para se obter sucesso na implementação de fluxos de trabalho:

Análise: o primeiro passo envolve uma boa análise de como são os fluxos atuais, conversando com as pessoas envolvidas no processo. Esse é o momento ideal para identificar possíveis ajustes nos processos;
Definição de pessoas responsáveis: para cada projeto ou área, deve ser definido um líder, que ficará responsável por implementar o workflow e fazer o acompanhamento, sinalizando melhorias;
Tarefas e envolvidos: nesta etapa é feito o mapeamento do workflow, considerando as tarefas e pessoas envolvidas em cada atividade. Vale ressaltar a importância de criar indicadores para monitorar o desempenho dos processos;
Desenho: agora com todas as informações em mãos, o fluxo de trabalho deve ser desenhado considerando todas as etapas, com início, meio e fim;
Automação: nessa etapa, avalie a necessidade de uso de alguma ferramenta para otimizar o trabalho. Em caso positivo, planeje a implementação da tecnologia e considere organizar um treinamento para os envolvidos no processo.

Ferramentas para workflow

Como vimos nos exemplos de fluxos de trabalho, no modelo atual das organizações, grande parte dos processos, se não todos, ocorrem dentro de algum sistema ou software. Logo, a automação do workflow muitas vezes é necessária e indispensável.

Ao automatizar os fluxos de trabalho, a organização ganha eficiência, reduz erros no processo e ainda ganha tempo para dedicar às tarefas que exigem o lado humanizado. Além disso, com o workflow automatizado, é possível fazer um acompanhamento mais próximo e identificar possíveis gargalos ou pontos de atenção nos processos.

E é claro que você pode contar com a Microsoft para fazer a automação na sua organização. Veja a seguir quais ferramentas podem ser utilizadas para seu workflow.

Microsoft Power Automate

Com o Power Automate, existem três formas de você iniciar seu workflow:

Power automte: Modelos:

O Microsoft Power Automate oferece centenas de modelos para facilitar a criação do seu fluxo de trabalho, permitindo ainda que sejam feitas personalizações para que atenda sua necessidade;

Workflow empresarial: o que é e como otimizá-lo para aumentar a produtividade

Power automate: Conectores

Os conectores são os aplicativos que você usa todos os dias. Com o Power Automate você pode vincular um aplicativo a outro para automatizar suas tarefas. Além de aplicativos Microsoft, você pode realizar a automação conectando outros aplicativos que não são Microsoft, como Google Drive, Dropbox e outros;

Power automate: Do zero

Nesta opção você cria seu fluxo totalmente personalizado, a partir das suas necessidades. Você pode projetar seu workflow utilizando a inteligência artificial generativa (IAG). Faça a descrição do seu fluxo de trabalho e o Copilot desenhará para você.

O Power Automate permite aos usuários criarem uma grande variedade de fluxos de trabalho que podem realizar automaticamente tarefas como coleta de dados, envio de notificações, cópia de arquivos, entre outras.

Os workflows do Power Automate são baseados em gatilhos que desencadeiam ações. Por exemplo: recebimento de e-mail com anexo (gatilho). O arquivo do anexo é salvo diretamente no OneDrive (ação).

É possível fazer uma avaliação gratuita do aplicativo por 30 dias. O preço para adquirir a versão premium ficam em torno de R$89 mensais por usuário. É possível ainda licenciar um bot, que custará mensalmente em torno de R$890.

Microsoft Teams

Existem duas maneiras de criar workflows com o Teams:

Microsoft Teams: Aplicativo Workflows

Acesse a lista de aplicativos no painel esquerdo do Teams, selecione “Workflows” e depois escolha o modelo que deseja usar. Em seguida, nomeie, configure e forneça os parâmetros exigidos. Você poderá acompanhar seus fluxos de trabalho tanto pelo Teams como pelo Power Automate;

Menu de mensagens

É possível criar fluxos de forma manual pelo menu de mensagens. Em qualquer mensagem recebida no chat, selecione as reticências no menu. Depois vá em “mais ações” e clique em “criar nova ação”. Selecione um modelo que use o gatilho manual para configurar as conexões necessárias. Depois configure os parâmetros do modelo e crie o fluxo.

SharePoint

Muito usado para a automação de fluxos de trabalho, a Microsoft está em processo de aposentar essa função no SharePoint até 2026, orientando aos usuários que migrem para o Power Automate.

Com o SharePoint é possível automatizar processos empresariais, colaborar em documentos e fazer o gerenciamento das tarefas de projetos.

Conclusão

Em síntese, devido ao ambiente volátil em que as empresas estão inseridas, se faz necessário estar em constante refinamento dos processos a fim de encontrar as oportunidades e obstáculos colocados pelas novas leis, novas tecnologias e novas regras do mercado.

Uma das formas de manter esse refinamento constante é seguindo fluxos de trabalho bem definidos e automatizados, que trazem agilidade, qualidade e eficiência para processos que, se feitos manualmente, demandam um tempo precioso das equipes.

Os workflows permitem acompanhamento constante por parte dos gestores, otimizam o tempo da equipe e aumentam a produtividade, ao se focar em atividades que são estratégicas.

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