Sharepoint: Como Organizar Projetos e Tarefas Utilizando Listas

Organizar projetos e tarefas de forma eficiente é um desafio comum enfrentado por equipes em diversos setores.

Com a crescente demanda por colaboração e transparência nas organizações, ferramentas que facilitam a gestão de informações e a comunicação se tornam essenciais.

O SharePoint, uma plataforma robusta da Microsoft, se destaca nesse cenário, oferecendo uma variedade de funcionalidades que permitem às equipes não apenas armazenar e compartilhar documentos, mas também criar listas personalizadas para gerenciar projetos e tarefas de maneira eficaz.

Neste artigo, exploraremos como o SharePoint pode ser utilizado para organizar projetos e tarefas, destacando suas principais características, como a criação e personalização de listas, a atribuição de responsabilidades, a colaboração em tempo real e a integração com outras ferramentas do Microsoft 365.

Ao final, você terá uma compreensão clara de como essa plataforma pode transformar a maneira como sua equipe trabalha, promovendo uma gestão mais ágil e colaborativa.

O que são listas do SharePoint?

As listas do SharePoint são coleções de informações que permitem aos usuários organizar dados em um formato estruturado. Elas podem incluir tarefas, contatos, eventos e muito mais, sendo especialmente úteis para o gerenciamento de projetos.

Com isso, cada lista pode ser personalizada com campos específicos, permitindo que as equipes capturem as informações mais relevantes para seus projetos.

Funcionalidades das listas do SharePoint

Confira, abaixo, as principais funcionalidades do uso das listas do SharePoint:

Gerenciamento de tarefas: as listas de tarefas permitem criar, atribuir e monitorar o progresso de atividades específicas dentro de um projeto. Os usuários podem adicionar prazos, status e responsáveis por cada tarefa, facilitando a visibilidade sobre o que precisa ser feito.
Visualizações personalizadas: o SharePoint oferece a capacidade de criar visualizações personalizadas das listas, permitindo que os usuários filtrem e organizem as informações conforme suas necessidades. Isso ajuda a manter o foco nas tarefas mais importantes.
Integração com outras ferramentas: as listas do SharePoint podem ser integradas com outras aplicações do Microsoft 365, como o Teams e o Planner. Essa integração permite uma colaboração ainda mais fluida entre os membros da equipe, centralizando todas as informações em um único local.
Colaboração em tempo real: com o SharePoint, os membros da equipe podem colaborar em tempo real, compartilhando documentos e atualizações diretamente nas listas. Isso reduz a necessidade de trocas intermináveis de e-mails e garante que todos estejam na mesma página.
Relatórios e análises: o SharePoint também permite gerar relatórios sobre o progresso dos projetos através das listas. Isso ajuda as equipes a identificar gargalos e a tomar decisões informadas para melhorar a eficiência.

Vantagens para equipes e empresas

Para empresas, também existem diversas vantagens que auxiliam na rotina diária.

Centralização da informação: todas as informações do projeto ficam armazenadas em um único local acessível a todos os membros da equipe. Isso facilita a recuperação de dados e melhora a comunicação.
Aumento da produtividade: com ferramentas que facilitam o gerenciamento de tarefas e a colaboração, as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente, economizando tempo e recursos.
Segurança e controle de acesso: o SharePoint permite configurar permissões específicas para diferentes usuários ou grupos, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.
Flexibilidade: as listas do SharePoint são altamente personalizáveis, permitindo que cada equipe adapte as ferramentas às suas necessidades específicas.

Recursos do SharePoint para equipes

O SharePoint oferece diversos recursos para facilitar a colaboração entre equipes, aqui estão alguns dos mais utilizados:

1. Sites de equipe

Os Sites de Equipe no SharePoint são espaços dedicados onde membros de uma equipe ou projeto podem colaborar de forma eficaz. Cada site pode ser personalizado para atender às necessidades específicas do grupo.

Funcionalidades:

Estrutura personalizável: os sites podem incluir páginas, listas, bibliotecas e aplicativos específicos, permitindo que as equipes organizem informações da maneira que preferirem.
Fóruns de discussão: os membros podem iniciar discussões, fazer perguntas e compartilhar ideias, promovendo um ambiente colaborativo.
Calendários compartilhados: permitem que a equipe visualize prazos, reuniões e eventos importantes em um único local.

Benefícios:

Centralização da informação: todos os dados relevantes para o projeto estão disponíveis em um só lugar, facilitando o acesso e a consulta.
Aumento da transparência: todos os membros têm acesso às informações do projeto, o que melhora a comunicação e a responsabilidade.

2. Bibliotecas de documentos

As bibliotecas de documentos são repositórios no SharePoint onde arquivos e documentos podem ser armazenados, organizados e compartilhados.

Funcionalidades:

Controle de versão: permite que os usuários visualizem e retornem a versões anteriores de documentos, garantindo que as alterações sejam rastreadas e gerenciadas.
Permissões granulares: os administradores podem definir quem pode visualizar ou editar documentos, garantindo a segurança das informações.
Metadados e classificações: os usuários podem adicionar metadados aos documentos, facilitando a busca e a organização.

Benefícios:

Facilidade de acesso: os membros da equipe podem rapidamente localizar e acessar documentos necessários, aumentando a eficiência.
Colaboração em tempo real: múltiplos usuários podem editar documentos simultaneamente, melhorando a produtividade e a colaboração.

3. Fluxos de trabalho automatizados

Os fluxos de trabalho no SharePoint são processos automatizados que ajudam a gerenciar tarefas e aprovações de maneira eficiente.

Funcionalidades:

Criação de fluxos de trabalho personalizados: os usuários podem criar fluxos de trabalho que atendem às necessidades específicas do projeto, como aprovações de documentos ou notificações de tarefas.
Integração com power automate: o SharePoint se integra com o Power Automate, permitindo a criação de fluxos de trabalho ainda mais complexos e personalizados.

Benefícios:

Redução de erros: a automação minimiza a possibilidade de erros humanos em processos repetitivos.
Aumento da eficiência: os fluxos de trabalho garantem que as tarefas sejam concluídas de maneira oportuna, melhorando a produtividade geral da equipe.

4. Integração com Microsoft Teams

A integração do SharePoint com o Microsoft Teams permite que as equipes colaborem em tempo real, combinando comunicação e compartilhamento de arquivos.

Funcionalidades:

Acesso direto a documentos: os usuários podem acessar e editar documentos armazenados no SharePoint diretamente do Teams.
Reuniões e chats: as equipes podem realizar reuniões, chats e discussões sobre projetos enquanto têm acesso aos arquivos necessários.

Benefícios:

Colaboração em tempo real: a combinação de comunicação e compartilhamento de arquivos em um único espaço melhora a eficiência e a agilidade da equipe.
Experiência coesa: a integração proporciona uma experiência de trabalho mais fluida, reduzindo a necessidade de alternar entre diferentes plataformas.

5. Painéis de controle personalizados

Os painéis de controle no SharePoint são visualizações personalizadas que permitem que as equipes monitorem o progresso do projeto e visualizem métricas importantes.

Funcionalidades:

Widgets de visualização: os usuários podem adicionar gráficos, listas de tarefas e outros widgets que mostram informações relevantes sobre o projeto.
Relatórios personalizados: é possível criar relatórios que sintetizam dados de diferentes fontes, oferecendo uma visão clara do desempenho do projeto.

Benefícios:

Tomada de decisão informada: com dados visualizados de forma clara, os líderes de projeto podem tomar decisões baseadas em informações atualizadas e precisas.
Monitoramento de desempenho: os painéis ajudam a equipe a acompanhar o progresso em relação a metas e prazos, promovendo a responsabilidade.

6. Acesso remoto e móvel

O SharePoint é uma plataforma baseada na nuvem, permitindo que os usuários acessem informações e documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Funcionalidades:

Aplicativos móveis: o SharePoint oferece aplicativos móveis que permitem que os usuários acessem documentos e colaborem em projetos enquanto estão em movimento.
Sincronização de arquivos: os usuários podem sincronizar bibliotecas de documentos com seus dispositivos, permitindo acesso offline a arquivos importantes.

Benefícios:

Flexibilidade: os membros da equipe podem trabalhar de qualquer lugar, aumentando a mobilidade e a satisfação no trabalho.
Aumento da produtividade: a capacidade de acessar informações em qualquer lugar permite que a equipe permaneça produtiva, mesmo fora do escritório.

Esses recursos tornam o SharePoint uma plataforma robusta e eficaz para colaboração em equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais organizado, produtivo e interativo.

Como criar uma lista no SharePoint

Para criar uma lista no SharePoint, siga os passos abaixo:

1. Acesse o site do SharePoint onde deseja criar a lista.

2. Clique em “+ Nova”* e selecione “Lista”.

3. Escolha entre criar uma **lista em branco** ou usar um modelo.

Como criar uma lista no SharePoint: Clique em “+ Nova”* e selecione “Lista”.

4. Dê um nome e uma descrição à lista.

Como criar uma lista no SharePoint: 3. Escolha entre criar uma **lista em branco** ou usar um modelo.

5. Adicione colunas conforme necessário, escolhendo tipos de dados apropriados (texto, número, data, etc.).

Como criar uma lista no SharePoint: Adicione colunas conforme necessário, escolhendo tipos de dados apropriados (texto, número, data, etc.).

6. Salve a lista e comece a adicionar itens.

Como criar uma lista no SharePoint : Salve a lista e comece a adicionar itens.

Personalização de listas

As listas no SharePoint podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas de projetos e tarefas. Isso inclui:

Adicionar colunas: inclua colunas personalizadas para capturar informações específicas, como status da tarefa, data de conclusão e responsável.
Formatação condicional: utilize formatação condicional para destacar itens importantes, como tarefas atrasadas ou de alta prioridade.
Visualizações personalizadas: crie diferentes visualizações para exibir dados de maneiras distintas, como por grupo, data ou status.

Utilização de templates

O SharePoint oferece diversos modelos de listas que podem ser utilizados para acelerar a criação. Esses templates incluem listas de tarefas, contatos, eventos e muito mais. Utilizar um modelo pode economizar tempo e garantir que as listas tenham a estrutura adequada desde o início, facilitando a personalização posterior conforme necessário.

Organização de Projetos e Tarefas

Agora, conheça o passo a passo para organizar projetos e tarefas usando listas do SharePoint.

Estruturação de projetos

Para organizar projetos utilizando listas no SharePoint, considere as seguintes dicas:

Categorização: utilize colunas para categorizar tarefas por tipo, prioridade ou status, facilitando a visualização e o gerenciamento.
Priorização: defina prioridades para as tarefas, permitindo que a equipe se concentre nas atividades mais críticas.
Datas de vencimento: atribua datas de vencimento para cada tarefa, ajudando a manter o projeto dentro do cronograma.

Atribuição de responsabilidades

Atribuir tarefas a membros da equipe é essencial para a gestão eficaz de projetos. No SharePoint:

Atribuição de tarefas: utilize colunas específicas para designar responsáveis por cada tarefa, garantindo clareza nas responsabilidades.
Acompanhamento de progresso: monitore o progresso das tarefas através de visualizações e relatórios, permitindo que a equipe veja rapidamente o que está pendente e o que foi concluído.

Integração com outras ferramentas

O SharePoint pode ser integrado com outras ferramentas do Microsoft 365, como Planner e Teams. Essa integração permite:

Sincronização de tarefas: as tarefas atribuídas no SharePoint podem ser sincronizadas com o Planner, facilitando o gerenciamento em uma interface mais visual.
Colaboração através do Teams: os membros da equipe podem acessar listas e documentos do SharePoint diretamente no Teams, promovendo uma comunicação mais fluida e eficiente.

Compartilhamento de listas

O SharePoint facilita o compartilhamento de listas com a equipe. Para gerenciar permissões:

Definição de permissões: os administradores podem definir quem pode visualizar ou editar listas, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.
Compartilhamento direto: as listas podem ser compartilhadas diretamente com membros da equipe, permitindo que todos tenham acesso às informações necessárias para colaborar efetivamente.

Colaboração em tempo real

A coautoria em listas permite que múltiplos usuários editem uma lista ao mesmo tempo, o que melhora a eficiência da equipe. Os benefícios incluem:

Atualizações imediatas: alterações feitas por um membro da equipe são refletidas instantaneamente para todos, garantindo que todos estejam sempre atualizados.
Histórico de alterações: o SharePoint mantém um registro das alterações, permitindo que os usuários vejam quem fez o que e quando, o que é útil para auditorias e revisões.

Automatização de processos

O SharePoint permite o uso de fluxos de trabalho automatizados com Power Automate, que podem ser usados para:

Gerenciar tarefas: automatizar a atribuição de tarefas e o envio de notificações quando prazos estão se aproximando.
Aprovações de documentos: criar fluxos de trabalho que encaminham documentos para aprovação automaticamente, economizando tempo e reduzindo a carga de trabalho manual.

Relatórios e análises

As listas do SharePoint podem ser utilizadas para gerar relatórios e análises sobre o andamento dos projetos. Isso inclui:

Relatórios personalizados: criação de relatórios que sintetizam dados das listas, permitindo que os gerentes visualizem o progresso e identifiquem áreas que precisam de atenção.
Análise de desempenho: utilização de gráficos e métricas para avaliar o desempenho da equipe e a eficiência do projeto, ajudando na tomada de decisões informadas.

Melhores práticas

Para organizar projetos e tarefas no SharePoint de forma eficaz, considere as seguintes melhores práticas:

Planejamento estrutural: antes de criar listas e sites, planeje a estrutura do projeto para garantir que as informações sejam organizadas de forma lógica.
Manutenção regular: revise e atualize listas regularmente para garantir que as informações estejam sempre precisas e relevantes.
Capacitação da equipe: treine os membros da equipe para usar o SharePoint de forma eficaz, garantindo que todos saibam como acessar e colaborar em documentos e listas.

Essas práticas ajudarão a maximizar o uso do SharePoint, promovendo uma colaboração mais eficiente e uma gestão de projetos mais organizada.

Conclusão

O artigo explora de forma abrangente como o SharePoint pode ser utilizado para organizar projetos e tarefas, destacando suas funcionalidades e benefícios para equipes e empresas.

Por meio da criação de listas personalizadas, as equipes podem gerenciar informações de maneira estruturada, facilitando a atribuição de responsabilidades, a colaboração em tempo real e a integração com outras ferramentas do Microsoft 365.

Além disso, o SharePoint não apenas centraliza as informações, mas também aumenta a produtividade ao permitir que os membros da equipe acessem dados de qualquer lugar e a qualquer momento.

A utilização de fluxos de trabalho automatizados e relatórios analíticos contribui para uma gestão mais eficiente, permitindo que as equipes identifiquem gargalos e tomem decisões informadas.

Em conclusão, o SharePoint se apresenta como uma ferramenta essencial para organizações que buscam otimizar suas operações. Ao adotar práticas recomendadas e explorar as diversas funcionalidades da plataforma, as equipes podem transformar a maneira como trabalham, promovendo um ambiente colaborativo, ágil e altamente produtivo.

A implementação eficaz do SharePoint não só melhora a organização interna, mas também potencializa o desempenho coletivo, resultando em projetos mais bem-sucedidos e alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.