SharePoint: saiba tudo sobre a ferramenta da Microsoft
O Sharepoint é uma plataforma completa onde você pode criar um site intranet ou extranet, bibliotecas de documentos e links. Além dessas, o software possui outras funcionalidades para utilizar dentro da sua organização, são inúmeros benefícios em adotar sua utilização. Se você quer saber quais são eles e entender melhor o que é o Sharepoint, você está lendo o artigo certo.
Veja também: O que é Power Platform: saiba tudo sobre as ferramentas da Microsoft
O que é o Sharepoint?
O Sharepoint online é uma ferramenta na nuvem que integra o pacote de soluções Microsoft 365. É ideal para gerenciamento e compartilhamento de documentos, conteúdos e fortalecer a colaboração entre equipes de forma simplificada. Tudo isso com acesso através de qualquer dispositivo com conexão à internet.
Com o Sharepoint, podemos criar sites de intranet com páginas, listas e bibliotecas de documentos. Com foco em gerenciamento de equipes ou criação de portais de notícias. O gerenciamento e compartilhamento das informações acontece com segurança e os acessos ficam restritos. Por isso, ficam disponíveis apenas para integrantes permitidos da organização.
Os sites do Sharepoint suportam uma grande quantidade de acessos e um grande volume de arquivos e interações com seus recursos. Na página inicial do Sharepoint, é possível acessar todos os sites da nossa organização aos quais temos acesso, que ocorre pela conta do office 365. Confira na imagem.
Para que serve o SharePoint?
Produtividade, armazenamento e segurança são três palavras que você deve ter em mente para entender a utilidade do Sharepoint. Depois que você iniciar a utilização do software, irá perceber o quanto facilita a sua rotina de trabalho.
O Sharepoint permite uma grande personalização de sua interface a fim de atender diferentes necessidades e funções. Aqui listamos algumas delas:
Criação de bibliotecas de documentos com controle de acessos
Nas bibliotecas do Sharepoint podemos armazenar uma série de documentos e informações para as equipes do Microsoft 365. Esses documentos são gerenciados com a possibilidade de definirmos quem pode ter acesso e editar, e quem não pode.
Essas permissões se espelham para todas as ferramentas do office 365. Se for definido no Sharepoint que um documento só pode ser acessado por proprietários, no Microsoft Teams ele também só poderá ser acessado pelos proprietários.
Os documentos armazenados no Sharepoint podem ser editados e trabalhados por diversas pessoas de uma só vez e as mudanças ocorrem em tempo real para todos os usuários. Também é possível acessar o histórico de versões, restaurar versões anteriores e salvamento automático.
Os sites têm como objetivo serem facilitadores dos trabalhos em equipe já que podemos gerenciar os conteúdos das equipes, os documentos e as informações destes ficam centralizadas.
Integração ampla com outras ferramentas da Microsoft
Nas páginas, nós podemos embarcar diversos recursos como relatórios do Power BI e aplicativos do Power Apps, facilitando o acesso da equipe a esses recursos sem precisar pular de uma ferramenta para outra, isto garante maior produtividade para a equipe. Elas são customizáveis e podemos definir diversas páginas com ferramentas e layouts distintos, de acordo com a necessidade.
Nas páginas podemos centralizar diversos recursos como aplicativos, relatórios e vídeos.
Criação de listas
As listas nos permitem armazenar registros de forma colunar em que definimos quais tipos de dados iremos aceitar em cada uma destas colunas. Elas possuem grande capacidade de armazenamento, oque nos permite utilizá-las como uma espécie de base de dados para aplicações no Power Apps, fluxos do Power Automate e até relatórios do Power BI.
Podemos, também, gerenciar o acesso às listas. Além de podermos criar automações e alertas dentro da ferramenta para garantir um melhor uso e otimização do tempo.
As listas têm uma grande capacidade de armazenamento simplificada, sem precisar de conhecimentos em bases de dados.
Benefícios em produtividade e segurança
Além, é claro, de todas as funcionalidades oferecidas pelo Sharepoint, os usuários da ferramenta adquirem outros benefícios na sua rotina. Alguns deles:
– Melhoria no armazenamento de documentos e informações importantes;
– Maior facilidade no acesso por diferentes dispositivos, além do armazenamento na nuvem;
– Otimização da distribuição dos arquivos por parte dos membros da equipe, facilitando o trabalho em equipe;
– Dispensa a utilização de diversas ferramentas simultâneas. Isto porque o Sharepoint apresenta diversas funcionalidades em uma única ferramenta.
Como ter acesso ao Sharepoint?
É muito simples ter acesso ao Sharepoint. Bastam alguns cliques para começar a utilizar a ferramenta. Veja os primeiros passos que você deve seguir.
- Tenha acesso a uma conta Microsoft.
O Sharepoint está incluso na licença do Microsoft 365. Então,se você tem acesso a uma conta Microsoft 365 você consegue acessa-lo tranquilamente. Caso você ainda não tenha essa conta, você pode criar uma conta de avaliação e testar essa e outras ferramentas da Microsoft por 30 dias.
- Faça download do aplicativo ou tenha acesso pela web
Para acesso rápido, o Sharepoint é encontrado na página oficial do Office 365. O Sharepoint pode ser utilizado sem instalação direta no seu computador. Ele pode ser utilizado através da sua versão web, mas também conseguimos instalar o aplicativo do Sharepoint para smartphones Android e iOS.
Assista ao vídeo abaixo e aprenda como obter dados de qualidade usando listas do SharePoint:
