Produtividade no trabalho: o que é, dicas e ferramentas para potencializar
Em um mundo cada vez mais corrido, a produtividade no trabalho não é apenas uma medida de eficiência, mas um imperativo para o sucesso profissional e empresarial.
Entender o que compõe a produtividade, como otimizá-la e as ferramentas disponíveis para potencializar nossos esforços tornou-se essencial para o dia a dia.
Este artigo visa desvendar o conceito de produtividade no trabalho, destacando não apenas sua importância, mas também trazendo dicas práticas e explorando ferramentas inovadoras que podem ajudar indivíduos e equipes a alcançarem seus objetivos com mais eficácia.
Boa leitura!
O que é produtividade no trabalho?
Produtividade no trabalho é a medida eficiente de resultados em relação ao esforço investido. Essencial para o sucesso profissional, envolve conclusão pontual de tarefas, qualidade de trabalho e otimização do tempo.
Em um contexto acelerado, a produtividade no trabalho é a peça-chave para o sucesso profissional. É a medida da eficiência na realização de tarefas em relação aos recursos empregados. Essencialmente, trata-se de otimizar a relação entre resultado e esforço.
Conceito de produtividade
A Comunidade Econômica Europeia, em 1950, introduziu uma definição oficial para produtividade: é o resultado da divisão do que é produzido por um dos elementos de produção. Isso permite discutir a produtividade em termos de capital, matérias-primas, mão-de-obra, entre outros.
Ou seja, a produtividade está intrinsecamente ligada à eficiência e ao tempo: quanto menos tempo for necessário para alcançar o resultado desejado, melhor a produtividade.
Produtividade humanizada
No âmbito da produtividade, surge o conceito inovador da produtividade humanizada, que destaca a importância do bem-estar dos colaboradores para permitir que todos trabalhem menos e melhor.
“Durante anos estive na linha tênue da produtividade, entre trabalhar melhor ou trabalhar mais. Entendi que não há nada mais produtivo do que ser humano. Produtividade humanizada é um conceito que engloba a busca por uma abordagem equilibrada entre a eficiência e o bem-estar das pessoas no ambiente de trabalho.”
Stenio Moura, Especialista em Produtividade Humanizada
Nesse sentido, o autor ressalta que valores como autonomia, equilíbrio entre vida pessoal e profissional, respeito pela saúde mental e emocional, e promoção de uma cultura organizacional baseada em confiança são essenciais para uma produtividade humanizada.
Como medir a produtividade no trabalho?
Antes de tudo, é importante frisar que métricas como conclusão de projetos no prazo, qualidade do trabalho e eficácia na gestão do tempo são vitais para avaliar a produtividade no ambiente profissional.
O RH, por sua vez, desempenha papel vital ao oferecer treinamento e ferramentas inovadoras, capacitando os colaboradores na autogestão eficaz. Inclusive, discutimos melhor sobre como esse setor pode medir a eficiência de um time no artigo RH orientado por dados.
Além disso, uma cultura organizacional transparente e comunicativa pode fomentar a autogestão, contribuindo para ambientes produtivos e satisfatórios. Mas como posso saber se minha produtividade está saudável?
Abaixo, separamos alguns parâmetros que podem ser úteis.
Medidores de produtividade:
- Taxa de conclusão de projetos: avalia a capacidade de entregar projetos dentro dos prazos estipulados.
- Eficiência na gestão do tempo: analisa como o tempo é distribuído entre diferentes tarefas.
- Qualidade do trabalho: considera a precisão e a eficácia do resultado final de tarefas.
- Feedback dos colegas/supervisores: uma avaliação externa que oferece insights sobre a contribuição individual.
Fatores que influenciam a produtividade no trabalho
No âmbito da produtividade, alguns fatores exercem impacto significativo. O ambiente de trabalho e a gestão do tempo desempenham papéis fundamentais, moldando diretamente a eficiência das atividades diárias.
Ambiente de trabalho
O local de trabalho é crucial para a produtividade. O ambiente físico e digital, a iluminação, a organização e outros elementos afetam diretamente o desempenho.
Logo, os hábitos individuais e a rotina, aliados ao ambiente de trabalho, são fatores essenciais que moldam a produtividade de uma equipe, independentemente do formato, remoto ou presencial.
Como o ambiente afeta a produtividade
Estabelecer práticas consistentes, como horários definidos, pausas regulares e métodos eficazes de organização, influencia diretamente o desempenho coletivo.
Ou seja, uma cultura que promove hábitos saudáveis e equilibrados, combinada a uma estrutura de trabalho bem definida, cria as bases para uma produtividade sustentável e positiva.
Portanto, veja alguns fatores que impactam diretamente no rendimento de um time.
- Iluminação adequada: estudos mostram que a luz natural pode aumentar a produtividade em até 20%. Investir em janelas amplas e iluminação artificial eficiente é crucial.
- Organização do espaço: ambientes organizados reduzem o estresse e aumentam a concentração. Manter a área de trabalho limpa e utilizar métodos como o Feng Shui pode melhorar a produtividade.
- Condições ergonômicas: móveis e equipamentos ergonômicos podem reduzir problemas de saúde e melhorar o conforto, resultando em maior eficiência.
Gestão do tempo
Viver em um mundo acelerado exige saber gerenciar bem o tempo. Christian Barbosa, autor de “A Tríade do Tempo”, destaca como o aumento da pressão no trabalho e a falta de equilíbrio entre vida pessoal e trabalho afetam a eficácia profissional.
O livro ressalta que gerir o tempo é, essencialmente, fazer escolhas. A habilidade de discernir entre o importante, o urgente e o circunstancial é fundamental. Se por vezes você sente que as 24 horas do dia não são suficientes, pode ser que esteja na hora de rever suas escolhas.
Primeiro, definir prioridades é o pontapé inicial. Vale lembrar: o tempo é um recurso escasso e limitado. Além disso, ele não é renovável, ou seja: uma vez gasto, não pode ser reaproveitado.
Por isso, a gestão do tempo no cotidiano de uma organização constitui um instrumento de gestão muito valioso.
3 técnicas de gestão do tempo para melhorar a produtividade
1. A Regra dos 2 Minutos: abordando a filosofia de que tarefas pequenas não devem ser adiadas, a regra dos 2 minutos sugere que, se uma atividade pode ser concluída em dois minutos ou menos, deve ser realizada imediatamente.
2. A Matriz de Eisenhower: essa matriz classifica as tarefas em quatro categorias: importantes e urgentes, importantes mas não urgentes, urgentes mas não importantes, e nem urgentes nem importantes.
A ideia é focar nas atividades importantes antes que se tornem urgentes, promovendo uma abordagem proativa para a gestão do tempo.
3. Princípio de Pareto: também conhecido como regra 80/20, sugere que, em muitos casos, aproximadamente 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços.
Na gestão do tempo, isso implica identificar e priorizar as tarefas que contribuem significativamente para os objetivos, concentrando esforços onde têm o maior impacto.
Dica bônus: descanse. Estudos mostram que pequenas pausas podem aumentar significativamente a eficiência e a clareza mental. Portanto, não subestime o poder de uma breve pausa para restaurar a produtividade.
Organização e planejamento
Planejar e organizar o trabalho implica estruturar as atividades e os recursos disponíveis de modo a atingir os objetivos do negócio. Isso envolve seguir as metas estabelecidas e realizar as ações necessárias para alcançá-las.
De nada adianta haver o planejamento de um determinado projeto quando as pessoas envolvidas não se organizam para executá-lo.
Em suma, podemos dizer que planejamento é a arte de prever como as coisas devem acontecer e a organização é a habilidade de ajustar todas as variáveis para que tudo, de fato, aconteça.
O planejamento e a organização desempenham um papel crucial no aumento da produtividade. Ao estruturar eficientemente as tarefas e alocar recursos de maneira adequada, as operações tornam-se mais fluidas, reduzindo desperdícios de tempo e esforço.
Em resumo, o planejamento e a organização são alicerces para otimizar processos, resultando em um ambiente de trabalho mais produtivo.
3 ferramentas que ajudam na organização
Se você faz uma busca na internet por ferramentas de produtividade, pode ficar perdido com tantas opções disponíveis. Porém, nem sempre essas ferramentas funcionam para uma organização com diversos colaboradores.
Este não é o caso das ferramentas da Microsoft, que utilizamos nas contas corporativas da Lean e podem ser integradas com outros aplicativos, facilitando a conectividade e a comunicação.
Confira nossas preferidas:
Microsoft Projetc
O Microsoft Project é uma ferramenta avançada de gerenciamento de projetos, oferecendo recursos detalhados para o planejamento, execução e controle de tarefas complexas.
OneNote
O OneNote é uma ferramenta versátil que permite a organização de informações, desde anotações rápidas até planejamentos mais elaborados. É útil para colaboração e integra-se bem com outras ferramentas Microsoft.
Planner
O Planner é uma ferramenta mais simplificada para o gerenciamento de tarefas e projetos. Oferece quadros visuais para uma compreensão rápida do progresso e das atribuições.
Saúde mental e física
Vale lembrar que a aplicação de estratégias de produtividade vai além do ambiente profissional, estendendo-se para a esfera da saúde mental e física. Priorizar o bem-estar é fundamental para uma vida produtiva e equilibrada.
Cuidar da saúde mental envolve práticas como a gestão do estresse, a definição de limites saudáveis e a busca por atividades que promovam relaxamento e contentamento.
Em outras palavras, a produtividade física está intrinsecamente ligada ao sucesso profissional, pois um corpo saudável contribui para níveis de energia elevados e uma mente mais clara.
Integrar exercícios regulares, uma dieta equilibrada e hábitos de sono saudáveis são partes essenciais dessa equação.
Conclusão
Concluindo, a produtividade não é apenas sobre fazer mais em menos tempo; é sobre trabalhar de maneira inteligente, priorizando tarefas, mantendo-se motivado e utilizando recursos que aumentam nossa eficácia.
Contudo, as estratégias e ferramentas discutidas neste artigo são apenas o ponto de partida. A verdadeira jornada para melhorar a produtividade é contínua e se adapta conforme as demandas do
Em última análise, a produtividade no trabalho é profundamente pessoal e intrinsecamente ligada à nossa busca por significado, melhor desempenho e satisfação em nossas carreiras.
Ao dedicar tempo para compreender e melhorar nossa produtividade, não estamos apenas investindo em nossa eficiência profissional, mas também em nosso bem-estar geral e sucesso a longo prazo.
