OneNote: saiba como organizas ideias e rotina com a ferramenta 

Já pensou como sua rotina seria facilitada se pudesse centralizar anotações e organizar tarefas e ideias em um único lugar e de forma acessível? O OneNote pode ser uma ferramenta muito útil para usuários que estão em busca desses benefícios.  

Em nosso dia a dia, especialmente profissional, é inevitável ter de organizar ideias e anotações de forma rápida para visualizá-las e organizá-las mais tarde. Dessa forma, ter uma ferramenta que possibilite isso é de grande valia em rotinas agitadas e cheias de informações para serem lidadas. 

E isso fica melhor ainda quando é possível acessar essas informações de qualquer dispositivo e a qualquer momento, como veremos ao longo do artigo! 

Portanto, para saber o que é a ferramenta e como ela pode ser uma facilitadora da rotina profissional individual ou de uma equipe dentro de uma empresa, além de como obtê-la, continue acompanhando o artigo! 

O que é o Microsoft OneNote? 

O OneNote é um aplicativo da Microsoft para criação e organização de tarefas diárias por meio do compartilhamento de anotações digitais.  

Nele, é possível organizar diversas questões de sua rotina, inclusive do trabalho e de seus processos diários, para garantir que todas as atividades sejam cumpridas como você planejada. 

Para que serve Microsoft OneNote? 

Organizado por meio de seções e páginas, como um caderno ou agenda, o aplicativo oferece ferramentas que dispõem de funcionalidades que proporcionam a organização de rotina pessoal e profissional. 

Nessa seções e páginas, o usuário consegue inserir textos, imagens, textos e outros recursos necessários para enriquecer a experiência. Até mesmo desenhos podem ser feitos de forma manual. 

Portanto, ela facilita e ajuda o usuário a organizar sua rotina pessoa e profissional de maneira mais acessível e descomplicada por meio de: 

Benefícios 

Como podemos ver, em uma rotina cheia e em que precisamos lidar com uma série de compromissos pessoais e profissionais, ferramentas como o OneNote podem ser de grande valia. E entre alguns de seus principais benefícios quando integrado à rotina das equipes, podemos destacar: 

Ferramenta intuitiva 

O aplicativo é intuitivo, o que facilita o uso diário de quem está tendo um primeiro contato ou que já o usa há algum tempo. Dessa forma, em pouco tempo, o usuário já saberá como utilizar o melhor da plataforma e de forma que só enriqueça e melhore a organização de sua rotina. 

Pesquisa avançada e histórica nas notas 

Além disso, o OneDrive possui um recurso de pesquisa avançada e histórica que possibilita que você busque anotações na ferramenta, independente de quanto tempo elas já tenham sido feitas e do tamanho delas. 

Organização simplificada 

Não existem segredos para organizar informações e ideias, notas e arquivos de diferentes formatos no OneNote. Pense em uma tela em branco onde você pode organizar textos e suas ideias, riscar, desenhar, apagar e refazer novamente: é dessa forma, com liberdade, que a ferramenta trabalha para você e sua equipe, favorecendo o processo criativo. 

Sincronização e armazenamento em nuvem seguros 

Por meio do OneDrive, ferramenta de armazenamento da Microsoft, todas as notas feitas no OneNote são sincronizadas de forma automática, em tempo real, o que permite também o acesso a elas a qualquer momento e dispositivo, móvel ou não. 

Vale ressaltar que essa sincronização é feita de forma segura por meio dos recursos de segurança avançados da Microsoft. 

Colaboração empresarial 

Por meio do compartilhamento das notas em diversas ferramentas do universo Microsoft, como Teams, é possível ter uma colaboração entre equipes para enriquecer ainda mais a experiência na ferramenta por meio de troca de ideias, entre outros. 

Compatibilidade com outras ferramentas 

Por fim, o OneNote é compatível com diversos sistemas operacionais além do Microsoft, como iOS, Android, entre outros para dispositivos móveis e não. 

Recursos da ferramenta 

Além de contar com armazenamento seguro, como qualquer outra ferramenta Microsoft, a ferramenta mantém o histórico de versões anteriores de arquivos, facilitando sua recuperação. Isso também possibilita a visualização de quem efetuou as alterações anteriores e quais foram essas alterações. 

Além desses recursos, a ferramenta também possibilita o compartilhamento de links com permissões controladas. Isso quer dizer que pastar podem ser compartilhadas por meio de links seguros e com configurações de acesso pré-definidas. 

Utilizando o OneNote em sua empresa 

Como vimos até aqui, o OneNote é uma ferramenta versátil que possibilita uma série de oportunidades para equipes de uma empresa. E para entender um pouco melhor como aplicá-lo em sua rotina, aqui vão algumas dicas e possibilidades:

Agora fica mais fácil de visualizar a utilidade e praticidade do OneNote na rotina das equipes, não é mesmo? E isso fica melhor ainda quando falamos nas possibilidades de integração com a ferramenta, como veremos logo a seguir! 

Integrações com o OneNote 

Quando falamos de Microsoft 365, temos o Outlook é uma das principais integrações com o OneNote, visto que ele é a ferramenta de e-mail do universo Microsoft. É por meio dele que as solicitações de acesso chegarão, além da possibilidade de enviar e-mails para o aplicativo de notas. 

Outra integração interação é com o Teams, ferramenta de interação entre equipes. Dessa forma, é possível compartilhar as notas diretamente nas caixas de diálogo, favorecendo o brainstorming rápido e descentralizado de informações e ideias desenhadas no OneNote. 

Por fim, o OneDrive também é outra ferramenta importante, pois armazena as notas e suas informações em tempo real em nuvem, de forma segura. Isso também facilita o acesso à essas anotações de qualquer lugar e dispositivo, desde que o usuário tenha permissão de acesso. 

Já no caso de ferramentas de criatividade do universo Microsoft, tomos a integração com o Planner, que possibilita integrar tarefas diretamente no OneNote e acesso á informações como responsável e prazo por projetos, por exemplo. 

Além disso, outra possibilidade é o SharePoint, que quando integrado, possibilita a colaboração e compartilhamento das notas de páginas do SharePoint ou, até mesmo, de sites, facilitando a gestão de diversos documentos, notas e anotações no dia a dia. 

Essas são apenas algumas das possibilidades de integrações da ferramenta. Vale lembrar que ela também pode ser integrada a ferramentas de terceiros, enriquecendo ainda mais o processo criativo e a rotina do usuário. 

Como adquirir o OneNote para minha empresa? 

Para usufruir do OneNote, é preciso ter uma conta Microsoft 365. Para empresas, é sempre importante avaliar se a versão gratuita atende as necessidades da empresa e claro, a quantidade de usuários contemplados. 

Atualmente, os planos se dividem em pequenas e médias e grandes empresas. A seguir, você confere as principais diferenças entre cada um desses planos e suas vantagens: 

Vale reforçar que é preciso analisar as necessidades de sua empresa e se o que se pretende será contemplado no pacote escolhido. Também vale lembrar que todos os pacotes podem ser testados, de forma completamente gratuita, por um período de um mês.  

Dessa forma, fica mais fácil de entender se sua escolha faz sentido para a equipe e rotinas de trabalho. O importante é testar e encontrar a melhor solução para você e sua equipe. 

*Todos os valores citados aqui foram consultados em junho de 2024 e podem ser alterados a qualquer momento pela Microsoft. Para valores sempre atualizados, acesse o site oficial da Microsoft. 

Como acessar o OneNote? 

Para acessar o OneNote, é preciso seguir alguns passos tanto no sistema operacional Windows quanto no MAC, além de dispositivos móveis. 

A partir do Windows 10, a ferramenta já estará pré-instalada, mas será preciso habilitá-la para começar a usar. Para encontrá-la, é só digitar na barra de pesquisa, localizada no canto inferior esquerdo da tela, o nome. E caso ainda não esteja instalada, basta acessar o Microsoft Store, baixar e seguir as instruções dadas na tela. 

Por outro lado, no sistema operacional MAC, acesso o Mac App Store, pesquise por OneNote na barra de pesquisa, ‘Obter’ e esperar o donwload ser finalizado para seguir os próximos passos, que serão dados de forma detalhada. 

Por fim, nos dispositivos móveis Android, como tablet e celular, acesse o Google ou Apple Store, escreve o nome da ferramenta na barra de pesquisa e baixe. Em seguida, faça o login e, pronto, você já poderá começar a usufruir! 

– 

Como vimos ao longo do artigo, o OneNote é um facilitador de rotinas e garante que você não perca suas anotações, ideias e que ainda possa organizar suas tarefas diárias tanto de forma profissional quanto pessoal.  

Os recursos oferecidos por ele proporcionam que você expresse suas ideias e linhas de raciocínio da melhor forma possível para que a mensagem possa ser passada da melhor forma possível, podendo ser lapidada de acordo com a necessidade. 

No caso de equipes, por ser integrada com diversas outras ferramentas do universo Microsoft, é possível trocar ideias e informações que ajudem a enriquecer ainda mais o brainstorming. 

Gostou do artigo? Para saber mais sobre outros benefícios do OneNote, como aplicar em sua rotina e novas atualizações da ferramenta, não deixe de acompanhar nosso blog e redes sociais! Também compartilhe o artigo com quem você acha que vai adorar conhecer a ferramenta.