Nine Box: como fazer a matriz de avaliação de desempenho?

Há algum tempo as empresas tomaram consciência de que o capital humano é o principal ativo de um negócio. Com essa mudança de paradigmas, surgiram diversas ferramentas para aprimorar os conhecimentos, as competências e as habilidades dos colaboradores. Uma dessas ferramentas é a metodologia nine box, que, associada às avaliações de desempenho, ajuda a classificar os colaboradores e entender seus níveis de potencial e desempenho.

Quer entender melhor como funciona essa ferramenta e como você pode aplicá-la no seu RH? Preparamos um guia completo com tudo o que é preciso saber sobre o assunto. Confira.

O que é avaliação de desempenho?

A avaliação de desempenho é uma ferramenta de gestão de pessoas que visa entender e monitorar a performance individual ou em grupo dos colaboradores de uma empresa.

Ela utiliza diferentes métodos e permite que gestores e líderes tomem decisões mais embasadas e efetivas na gestão de pessoas.

Ao longo do processo,são analisadas diferentes particularidades, como soft e hard skills, postura profissional, relacionamento interpessoal, entre outras exigências de acordo com o cargo e a cultura da empresa.

Além de embasar a tomada de decisões, as avaliações de desempenho fornecem feedbacks construtivos para a melhora na gestão e medem o quanto os colaboradores estão trabalhando e como estão desenvolvendo as tarefas necessárias.

Contudo, a ferramenta é de extrema importância para o departamento de recursos humanos e pode trazer resultados ainda mais efetivos quando aliada à tecnologia.

Os métodos de avaliação de desempenho dos colaboradores

Existem diversas metodologias e padrões que podem ser empregados para gerenciar a eficiência do capital humano de forma mais efetiva.

Dentro dos modelos de gestão, está a avaliação por desempenho, que torna possível identificar os profissionais que não estão sendo produtivos e qual o motivo para isso acontecer.

Por meio da performance identificada nesse tipo de avaliação, é possível acompanhar de perto o crescimento e o desenvolvimento individual dos colaboradores, além de propor alternativas para manter a motivação da equipe e o foco em resultados.

Além do 9 Box, existem outros métodos com essa utilidade. A seguir, listamos alguns dos principais.

Avaliação por objetivos

Nesse modelo de avaliação, As metas e objetivos do colaborador são definidos. A definição dessas metas é feita pelo próprio profissional, em conjunto com o líder.

A ferramenta ajuda o colaborador a potencializar suas habilidades individuais, ciente de que os resultados e metas alcançadas só dependem de seu desempenho.

Avaliação por competências

A avaliação por competência se baseia na análise da qualidade do profissional. Ela leva em conta suas habilidades, inteligência, atitude e capacidade de obter resultados e resolver problemas.

Por meio dessa avaliação, é possível ter um panorama completo das qualidades e dificuldades da equipe e validar quais competências estão sendo atendidas e o que precisa ser desenvolvido.

Para usar o método, é importante que o RH realize um mapeamento prévio, identificando quais as aptidões indispensáveis para cada cargo e função.

Avaliação comportamental

A avaliação comportamental busca entender as principais tendências de comportamento de um colaborador para embasar a tomada de decisões, no caso de promoções, treinamentos ou desligamentos.

Esse tipo de avaliação leva em conta as soft skills e o perfil comportamental, ou seja, como o profissional age e reage diante de diferentes situações. Para auxiliar no processo, o RH pode optar por uma ferramenta de mapeamento de perfil.

Avaliação 90 graus

O líder imediato é quem conduz essa avaliação, com apoio do RH, para analisar o desempenho dos colaboradores. Dessa forma, o gestor é responsável por emitir pareceres sobre todos os seus subordinados diretos.

O modelo é bastante eficiente, uma vez que o gestor é quem melhor conhece a equipe e convive diariamente com ela. No entanto, é preciso que a avaliação seja feita com base em indicadores claros de desempenho, de forma transparente, sem que distorções de percepção contaminem o julgamento.

Avaliação 360 graus

Com esse método, a avaliação de desempenho é feita por todos aqueles que têm alguma interação com o avaliado, e não somente pelo gestor. Dessa forma, o colaborador recebe feedbacks sobre sua atuação de líderes, colegas de trabalho, pares e até de clientes e fornecedores.

Esse modelo de avaliação é bastante utilizado em organizações e é menos sujeito a influências artificiais do que quando a avaliação vem apenas do gestor. Isso, porque a avaliação é feita sob um ponto de vista mais equilibrado, sem a influência de opiniões pessoais.

Nine Box

O 9 Box também é um método de avaliação de desempenho, classificado com um dos mais simples de elaborar e utilizados pelo colaborador.

Como toda metodologia, a Matriz Nine Box apresenta pontos positivos e outros que precisam de atenção para evitar erros. Ao longo deste texto, vamos explicar melhor as vantagens e como aplicar a metodologia de forma mais eficiente

O que é a metodologia nine box?

9 Box ou Matriz Nine Box é uma metodologia de avaliação de performance dos colaboradores simples e eficaz, que vem sendo incorporada em diversas organizações. Sua função é analisar os profissionais em duas dimensões: seu desempenho no passado e seu potencial futuro.

Como o próprio nome já demonstra, o método classifica os profissionais dentro de nove caixas diferentes, a partir de um gráfico formado pelos eixo x horizontal e eixo y vertical:

• o eixo x horizontal corresponde ao desempenho e entregas atuais;
• o eixo y vertical corresponde ao potencial de crescimento futuro.

O 9 Box é uma ferramenta bastante visual, que permite que o RH enxergue equipes de forma macro e organize os profissionais em grupos, possibilitando análises bem fundamentadas em dados claros e precisos.

Por que utilizar o nine box na sua empresa?

A matriz nine box é uma forma simples de analisar o potencial de desempenho dos colaboradores. Uma de suas principais vantagens é, justamente, a facilidade de aplicação.

Por ser um método extremamente simples, é mais fácil de explicar o funcionamento para os gestores, o que faz com que a ferramenta tenha uma maior aceitação, em relação às demais metodologias.

Além disso, o 9 Box pode ser de baixíssimo custo, uma vez que pode ser construído com uma planilha no Excel, por exemplo. Vale destacar, contudo, que apostando em ferramentas próprias para isso, o processo fica menos trabalhoso, otimizando tempo do setor de RH.

A ferramenta é uma facilitadora na gestão dos colaboradores e proporciona uma imagem clara do rendimento de cada indivíduo, ajudando os gestores a propor planos de ação mais eficientes.

Além disso, ela permite que o RH planeje e desenvolva planos de treinamento de competências mais direcionados, ajudando a potencializar o desempenho de equipes mais fracas e tonificando as que já estão fortes.

Com a matriz também é possível mensurar, de forma embasada, quem está se destacando e apresenta mais possibilidades de sucesso, o que ajuda no planejamento de promoções e no gerenciamento de talentos internos. Dessa forma, o 9 Box é uma importante ferramenta para o planejamento e desenvolvimento de sucessões.

Quais os benefícios da matriz nine box?

Aplicar o 9 Box em sua empresa pode trazer diversos benefícios para a gestão de pessoas, possibilitando debates abertos entre líderes e liderados. Além disso, a ferramenta ajuda a identificar lacunas e pontos de melhoria, garantindo um maior aperfeiçoamento de processos e o desenvolvimento dos talentos.

A seguir, listamos outras vantagens de utilizar o método.

Facilita a comunicação

Como vimos, o nine box envolve tanto gestores quanto colaboradores, e consegue fornecer dados consistentes para uma comunicação mais clara e franca sobre o desempenho de cada um.

Dessa forma, a ferramenta ajuda no fornecimento e recebimento de feedbacks, além de mostrar aos colaboradores onde eles estão errando e quais competências e habilidades precisam de aperfeiçoamento.

Ajuda na retenção de talentos

Reter talentos é um dos principais desafios do RH atualmente, isso porque, as novas gerações não são tão apegadas às empresas e não têm medo de trocar de trabalho sempre que surgem oportunidades mais atraentes.

Dessa forma, é fundamental buscar formas para treinar e desenvolver talentos, antes de tomar medidas drásticas como uma demissão, por exemplo.

Nesse cenário, a metodologia 9 Box é uma aliada importante que permite ao RH conhecer bem o perfil de cada profissional e identifique os talentos com potencial de crescimento e aqueles que precisam desenvolver melhor.

O método também ajuda o RH a desenvolver melhores ações de valorização e reconhecimento, o que motiva os colaboradores a permanecerem na empresa. 

Melhora o engajamento da equipe

Ajudar os colaboradores a identificarem suas forças e reconhecer o que melhorar também reflete no engajamento da equipe. Isso porque, ao perceber o que já conquistou e o que ainda pode conquistar, o profissional tende a se manter mais focado para entregar resultados e alcançar melhores posições nas avaliações.

Para alcançar esse resultado, no entanto, é essencial manter uma comunicação transparente e valorizar os profissionais, mantendo um programa de qualificação constante.

Embasa a tomada de decisões

A matriz nine box também permite que a empresa visualize todo o histórico dos colaboradores, entendendo problemas pontuais e garantindo mais assertividade na tomada de decisões.

Esse tipo de embasamento é essencial para evitar decisões precipitadas ou baseadas em achismos e ajuda na decisão do momento certo para promover ou desligar alguém, aperfeiçoando, assim, as decisões estratégicas na gestão de pessoas.

Contribui para a visualização do potencial de cada colaborador

Além de ajudar na tomada de decisões sobre os próximos passos de cada colaborador na empresa, o 9 Box também ajuda o RH no reconhecimento dos profissionais que se sobressaem em suas equipes e que têm potencial de liderança.

Por outro lado, a ferramenta identifica colaboradores qualificados, mas que não apresentam esse perfil e que serão realocados em atividades condizentes com seu potencial.

Como aplicar o nine box na prática

Você já conferiu todos os benefícios que a metodologia nine box pode trazer para a gestão de pessoas. Mas e agora? Como colocar o método em prática e começar a desfrutar desses benefícios?

A seguir, ensinamos um passo a passo simples, mas que deve realizar com cautela e planejamento, confira.

Crie a matriz 9box em sua empresa

Para criar a matriz, você pode apostar na tecnologia, utilizando programas específicos criados para esse objetivo. Existe ainda, a possibilidade de criá-la em uma planilha, utilizando o método tradicional. No entanto, isso dará mais trabalho e pode exigir mais tempo do RH.

Para construir a matriz, cria-se três linhas e três colunas, formando uma grade. As linhas são nomeadas de cima para baixo deste modo: A — alto, M — médio, B — baixo. Esses níveis se referem ao potencial do colaborador.

Em seguida, são feitas as colunas, que referem-se ao desempenho. Elas são identificadas da esquerda para a direita, deste modo: 1 — abaixo do esperado, 2 — esperado, 3 — acima do esperado.

Dessa forma, será formado um quadrado maior composto por 9 quadrantes menores. Os quadradinhos da ponta superior direita indicam alto desempenho e potencial. Já os situados na parte inferior esquerda demonstram baixo desempenho e potencial.

Correlacione linhas e colunas

Ao correlacionar as informações da matriz, você terá os 9 resultados, que são:

• A1 – colaborador enigma: alto potencial e desempenho abaixo do esperado;
• A2 – forte performance: alto potencial e desempenho esperado;
• A3 – alta capacidade: alto potencial e desempenho acima do esperado;
• M1 – duvidoso: potencial mediano e desempenho abaixo do esperado;
• M2 – mantenedor: potencial mediano e desempenho esperado;
• M3 – forte desempenho: potencial mediano e desempenho acima do esperado;
• B1 – insuficiente: baixo potencial e desempenho abaixo do esperado;
• B2 – eficaz: baixo potencial e desempenho esperado;
• B3 – comprometido: baixo potencial e desempenho acima do esperado.

Em seguida, os colaboradores devem ser dispostos em cada um dos quadrados de acordo com os resultados de suas avaliações de desempenho. É preciso preencher os nomes em cada quadrante para que a visualização seja mais eficiente.

Essa correlação vai guiar a tomada de decisões da alta administração da empresa. Imagine, por exemplo, que um chefe de área se encontra no bloco A3. Nesse caso, sua localização mostra que ele apresenta um alto potencial e desempenho.

Com base nisso, o RH pode entender que é a hora de começar a prepará-lo para um cargo mais elevado, como uma posição de diretoria. Dessa forma, o nine box pode guiar os planos de desenvolvimento individual de cada colaborador.

Escolha os métodos de avaliação

A performance dos colaboradores deve ser avaliada de forma técnica, não baseada em opiniões pessoais. Para definir se o potencial e o desempenho do colaborador é baixo ou alto, é importante utilizar alguma técnica de avaliação, como as que citamos anteriormente.

Modelos de avaliação abertos, como o 360 graus, permitem uma visão mais sistêmica e real do colaborador, evitando que impressões pessoais influenciem nos resultados.

Se a empresa já tem o costume de aplicar avaliações periódicas, o trabalho fica ainda mais simples. Basta buscar as informações no banco de dados do RH e avaliar o desempenho e o progresso de cada profissional, encaixando na matriz conforme seus resultados.

Vale lembrar, contudo, que o processo de avaliação precisa ser feito com regularidade e constância. Utilizar dados coletados há muito tempo pode gerar informações irreais. 

Use os resultados obtidos

Não faz sentido utilizar qualquer método na sua empresa se isso for feito sem um objetivo. Por isso, é importante entender, antes de mais nada, a razão por trás da aplicação do nine box.

Qual é o objetivo? Promover cortes? Encontrar novos diretores e gestores? Realizar treinamentos mais direcionados?

Independentemente do objetivo por trás da estratégia, a matriz vai ajudar a revelar as melhores escolhas e o RH deve agir com base nos resultados levantados.

Além disso, sejatransparente com os profissionais avaliados. Deixe-os saber que a avaliação está acontecendo e dê uma chance para que eles procurem melhorar suas colocações antes de bater o martelo.

O ideal é conversar com cada um individualmente, apresentando sua posição atual no quadro e explicando o que é esperado dele e porque ele ficou na colocação que está.

Lembre-se que toda a empresa pode ser avaliada, desde os profissionais do topo até a base. A estratégia é muito benéfica para orientar a tomada de decisões e ainda ajuda na criação de treinamentos mais eficazes e estimula a produtividade e o engajamento.

Entendendo os 9 quadrantes da matriz nine box

Como vimos, de acordo com o posicionamento do colaborador em cada quadrante, é possível definir o que deve ser feito com ele. Mas o que realmente significa cada uma das posições? Neste tópico, vamos entrar mais a fundo na matriz nine box para entender a classificação.

A1 – Colaborador enigma

Esses colaboradores são um verdadeiro enigma dentro das equipes. Eles apresentam muito potencial, mas por algum motivo, não estão apresentando um bom desempenho. Vale destacar que, antes de pensar em abrir mão de alguém com tanto potencial, é importante descobrir as causas da baixa performance.

Existem diversos fatores que podem levar um colaborador para esse quadrante:

• pouca experiência na função;
• falta de match com a vaga;
• desmotivação;
• metas inadequadas;
• remuneração insuficiente;
• problemas com a equipe;
• lideranças inadequadas;
• problemas pessoais;
• entre outras.

Assim, é importante verificar se os gestores estão tendo atenção aos aspectos motivacionais e monitorar regularmente o desempenho desse colaborador. Se mesmo após muitos esforços, a melhora não for notada, pode ser o momento de começar a repensar a permanência do profissional.

A2 – Forte performance

Os profissionais desse quadrante estão se saindo muito bem e constituem o núcleo da sua força de trabalho. Eles têm um potencial alto e apresentam um desempenho dentro do esperado, no entanto, ainda podem crescer mais e alcançar a posição A3.

É fundamental que a empresa se esforce para reter esse profissional e continue investindo em ações para motivar o seu crescimento. Vale destacar que esse colaborador já está pronto para ganhar um cargo superior dentro da própria área e pode ser reconhecido com bonificações e outras ações de valorização. 

A3 – Alta capacidade

Os profissionais que ocupam essa posição são as estrelas da organização. Eles apresentam alto desempenho e alto potencial, o que significa que, além de executarem seu trabalho com excelência, também estão aptos a assumirem novas funções.

Esses são os talentos que precisam de mais esforços para serem retidos, além de novas oportunidades de crescimento e desafios. Também desempenham um papel crítico no planejamento de sucessão.

M1 – Duvidoso

O colaborador que ocupa essa posição é um fator de risco, uma vez que costuma realizar entregas insatisfatórias. Assim como no caso do A1, é importante que o RH investigue as causas do baixo desempenho.

Algumas vezes, o problema pode estar no cargo, que não é o mais adequado para o profissional. Assim, é possível verificar a possibilidade de uma mudança de cargo ou área de atuação, assim como programas de coaching e mentoring.

M2 – Mantenedor

Os mantenedores são os profissionais que apresentam um médio potencial e um desempenho esperado. Eles não são os maiores talentos da empresa, mas são excelentes colaboradores e demonstram que podem continuar crescendo.

É comum que esse tipo de profissional esteja acomodado, por isso, no plano de ação vale a pena incluir situações desafiadoras, para desenvolver melhor seu potencial e fazer com que eles pontuem mais alto.

Além disso, é importante focar nas ações de motivação, elogiando consistentemente o bom desempenho e oferecendo treinamentos e oportunidades de aprendizado e crescimento.

M3 – Forte desempenho

Os profissionais nesse quadrante também são extremamente valiosos para a empresa. Eles apresentam um médio potencial, mas um desempenho acima do esperado. São elegíveis para funções mais exigentes e podem ser consideradas as futuras estrelas da empresa, se bem desenvolvidos e motivados.

A dica ao lidar com esses profissionais é mantê-los engajados e dar oportunidades de treinamento para que eles se desenvolvam ainda mais. Se o profissional for ambicioso e estiver tentando crescer na organização, esse desejo deve ser incentivado. Além disso, o RH deve orientá-lo com estratégias para melhorar o seu potencial.

B1 – Insuficiente

Nessa posição estão as contratações ruins. São aqueles colaboradores que apresentam baixo potencial e desempenho abaixo do esperado. Essas posições precisam de soluções rápidas ou podem comprometer a equipe e até mesmo a organização.

Em alguns casos, é possível tentar remanejá-lo para uma função menor e com menos atribuições, mantendo um acompanhamento constante do desempenho para notar possíveis melhoras. Na maioria das vezes, entretanto, é necessário recorrer ao desligamento.

É importante entender que o problema, grande parte das vezes, vem de um processo de recrutamento e seleção inadequado. Portanto, se notar que existem muitos colaboradores na posição B1, é preciso rever os processos seletivos o mais rápido possível.

B2 – Eficaz

Esses profissionais são aqueles que apresentam baixo potencial e um desempenho esperado. Eles não costumam dar problemas para a empresa e fazem aquilo que precisa ser feito. No entanto, não demonstram muita inovação ou criatividade e tendem a ficar estagnados.

São um grupo bastante desafiador para os líderes, que precisam se esforçar para desenvolvê-los e motivá-los a melhorar. Realizar um plano de desenvolvimento individual ou incluir esses colaboradores em novos projetos pode ser o pontapé para que eles se envolvam mais, contudo, vale entender que insistir muito tempo nesse grupo pode não valer a pena.

B3 – Comprometido

Por fim, o último quadrante engloba os profissionais comprometidos, ou seja, aqueles que têm baixo potencial mas entregam um desempenho acima da média.

Esses colaboradores, embora não tenham muito potencial de crescimento, são muito dedicados e desempenham um bom trabalho em suas funções atuais. 

Assim, vale a pena mantê-los motivados e recompensá-los pela boa performance, mas sem promovê-los para cargos muito elevados, que podem estar além do seu potencial, comprometendo seus bons resultados.

3 dicas para o sucesso na metodologia nine box

Para facilitar ainda mais o processo e garantir mais eficiência na matriz 9 box, você deve seguir algumas dicas, confira.

1. Tenha planejamento

A primeira dica para garantir o sucesso da estratégia é ter planejamento. É importante que o RH conheça bem os colaboradores e as particularidades da empresa e que as avaliações de desempenho sejam realizadas de forma regrada e com periodicidade.

Geralmente, esse tipo de avaliação é um momento temido pelos colaboradores. Assim, é preciso transparência e uma boa comunicação para mostrar que as avaliações são um processo natural e que visa o desenvolvimento da equipe.

Além disso, é importante entender que o nine box não deve ser utilizado para rotular os colaboradores e fazer com que uns se sintam melhores do que outros. Por isso, somente a liderança, a gestão de pessoas e o próprio colaborador devem ter acesso aos resultados individuais.

2. Adapte a metodologia às necessidades da empresa

Mais uma vez vamos reforçar que o 9 box só tem vantagens se ele for utilizado visando os objetivos da empresa. Um colaborador foi promovido e você precisa preencher a vaga que ficou aberta? Nesse caso, essa é a hora de aproveitar os recursos da ferramenta para solucionar as novas demandas.

Aproveite que o nine box é fácil de visualizar e pode ser realizado de forma simples e utilize o recurso para enxergar as capacidades e o potencial da equipe e selecionar o melhor perfil para preencher a vaga.

Para ajudar ainda mais no processo, é válido associar a ferramenta com outros métodos, como o People Analytics e o mapeamento de perfil comportamental.

3. Ofereça treinamento para os gestores e a equipe

As avaliações de desempenho também são essenciais para encontrar lacunas e pontos de melhoria, auxiliando o RH a desenvolver treinamentos internos com os gestores e a equipe.

Além disso, vale a pena correlacionar dados para entender como está o andamento de cada time. Equipes com muitos profissionais no A1, por exemplo, podem indicar que a liderança não está sendo eficiente ou que está tendo um comportamento inadequado.

Os principais erros na aplicação do nine box

Ao longo deste artigo, você conferiu todos os benefícios e vantagens de aplicar a matriz nine box na gestão de pessoas. Se não for utilizada de forma adequada, a ferramenta também traz resultados incorretos .

A seguir, listamos alguns erros que podem prejudicar na avaliação dos resultados.

Avaliações subjetivas

As avaliações de desempenho são a base da estratégia de nine box e devem analisar a capacidade produtiva do colaborador, visando potencializar e desenvolver o capital humano. Assim, elas devem focar em resultados claros, sem influências pessoais e achismos.

Dessa forma, quando os gestores utilizam classificações com base em subjetividades, eles podem comprometer negativamente os resultados do processo.

Colaboradores rotulados

Outro ponto que merece atenção é uma possível rotulação dos colaboradores. Os objetivos do nine box são sempre melhorar e desenvolver os profissionais, e nunca delimitá-los.

Assim, se a metodologia não está servindo para mensurar o desempenho da empresa e desenvolver o capital humano, mas apenas rotulando e diminuindo colaboradores, ela não está sendo bem empregada.

Equipes mal treinadas e pouco valorizadas

Se não são treinados, os colaboradores não evoluem em suas funções. Dessa forma, é papel do RH avaliar o desempenho dos profissionais, mas também investir em treinamentos e possibilidades para que eles evoluam e alcancem posições mais altas na matriz nine box.

Além disso, é importante ficar atento a outros pontos que podem estar impactando no desempenho das equipes, como problemas no clima organizacional, falta de reconhecimento, salários e benefícios insuficientes e até mesmo problemas pessoais.

Notar que os profissionais estão desmotivados e utilizar essa informação apenas para desligá-los e contratar novos colaboradores não resolve a raiz do problema, que tende a persistir, causando grandes prejuízos para o negócio.

O 9 box na gestão de recursos humanos

O setor de recursos humanos vem se desenvolvendo muito nos últimos anos e notando que deve trabalhar com foco na valorização do capital humano.

O 9 box, portanto, surge como uma ferramenta importante e visual para garantir uma evolução dos colaboradores, valorizando quem está gerando os melhores resultados e focando no treinamento e desenvolvimento daqueles que ainda têm muitos pontos a melhorar.

Para facilitar a metodologia, o RH pode apostar em uma ferramenta de nine box. Com esse tipo de solução, a classificação dos colaboradores se tornará mais simples e integrada, garantindo mais tempo para que o time de RH foque no treinamento e desenvolvimento dos talentos.Agora que você já sabe o que é a metodologia nine box e como aplicá-la na sua gestão de pessoas, descubra também como utilizar o data analytics para melhorar seus processos de recrutamento e seleção.