MS Project: o guia completo para gerenciamento de projetos
A gestão de projetos está cada vez mais presente no dia a dia das empresas, pois é uma temática indispensável para a organização de processos diversos, desde os mais simples até os mais complexos.
Um projeto é compreendido como um empreendimento com data para começar e para terminar, compreendendo cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e o encerramento.
A tecnologia tem tido um papel fundamental na gestão de projetos, com ferramentas que auxiliam e otimizam o gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project, no qual é possível organizar e acompanhar as diversas demandas de um projeto.
Confira mais no artigo a seguir!
O que é o MS Project?
O Project é um aplicativo feito para apoiar na gestão de projetos, desde sua formulação até a execução e controle de tarefas, prazos, recursos e orçamentos. Por ser fácil de usar e versátil, é um software amplamente utilizado ao redor do mundo.
Entre suas funcionalidades, podemos citar a visualização de dados, calendários com o cronograma detalhado, atribuir tarefas aos membros da equipe, entre outras que veremos a seguir.
Para que serve o MS Project?
Confira aqui como sua empresa pode aproveitar o Microsoft Project:
- Criação de cronogramas detalhados: organize e acompanhe o plano de ação com calendários no software;
- Atribuição de tarefas aos membros da equipe: insira os participantes do projeto e os adicione como responsáveis nas tarefas do plano de ação;
- Controle de recursos e orçamentos: acompanhe as finanças e o desempenho financeiro;
- Visualização do progresso do projeto: acompanhe o progresso por meio do calendário, gráficos ou quadro com a distribuição de tarefas;
- Gestão de riscos e problemas: tenha mais segurança na tomada de decisão com os dados compilados num só lugar e acesso a uma grande variedade de gráficos.
Benefícios
O uso do Microsoft Project pode proporcionar alguns benefícios para as empresas que o utilizam:
- Eficiência: economize tempo e dinheiro ao usar uma ferramenta que simplifica o gerenciamento de projetos;
- Colaborativo: as equipes podem trabalhar juntas, mesmo de forma remota;
- Visão de dados: permite a visualização do progresso e auxilia nas tomadas de decisão;
- Flexibilidade: se adapta aos diferentes tipos de projetos.
Como usar?
O Microsoft Project é vendido como um aplicativo autônomo, ou seja, deve ser adquirido em planos separados do Microsoft 365. Ele pode ser acessado via aplicativo ou ser baixado na área de trabalho.
Após adquirir a licença, faça o login com sua conta da Microsoft e vá no ícone de aplicativos e localize o Project.
Caso tenha adquirido o plano com a versão para área de trabalho, na página inicial do Microsoft 365 você consegue fazer o download do software e instalá-lo em sua máquina.
Agora que já tem acesso ao software, basta iniciar o uso, que é muito simples. Você pode iniciar o Project com um modelo seu ou usar as opções que o próprio software disponibiliza. Crie o projeto, adicione as tarefas, recursos e prazos.
Usando a ferramenta de agendamento dinâmico, é possível planejar e ajustar de forma automática as datas e prazos com base nos recursos e dependências.
O Microsoft Project pode ser integrado ao Teams, para viabilizar as reuniões e compartilhamento de arquivos. Crie painéis interativos no Power BI e monitore o status geral do projeto de forma mais qualificada.
MS Project gratuito
Se interessou pelo Project e quer testá-lo? A Microsoft oferece uma versão gratuita dele, que pode ser acessada de forma online por usuários com conta da Microsoft.
Nessa versão estão disponíveis as funções de criar, editar e gerenciar projetos. O número de projetos e capacidade de armazenamento de dados é reduzido, assim como limites para os campos personalizados e acesso a relatórios.
Caso prefira a versão da área de trabalho, existe uma versão de avaliação que pode ser baixada e instalada.
Para isso, acesse o site da Microsoft e, em produtos, selecione Project. Clique em “confira produtos e preços” e em seguida clique na opção de experimentar grátis por um mês.
Nessa versão de avaliação todos os acessos e recursos da versão paga estarão disponíveis, sem limitações.
Treinamento de MS Project
O Microsoft Project é uma ferramenta muito rica em recursos para o gerenciamento de projetos e, para que sua empresa possa aproveitar ao máximo as funcionalidades, é importante treinar as equipes.
Com o treinamento, é possível trazer alinhamento à equipe, aumento na eficiência e maior produtividade, pois todos saberão como melhor utilizar o Project, além de trazer uma padronização de práticas e processos que mitiga erros e ajuda a manter a consistência no trabalho realizado.
Aproveite essa oportunidade e capacite sua empresa a melhores práticas e maior eficiência no trabalho. Participe do nosso treinamento em Microsoft Project, basta clicar no banner abaixo.
