Microsoft OneDrive: saiba benefícios e como é útil para sua empresa! 

O que é o Microsoft OneDrive? 

O Microsoft OneDrive é uma ferramenta de armazenamento privado e em nuvem de arquivos de diversos formatos, como documentos, fotos e vídeos. Com servidor remoto, é possível acessar, subir e sincronizar todos esses arquivos por meio de dispositivos móveis e desktop conectados à internet. 

Com isso, é possível sincronizar arquivos, de forma automática e em tempo real, em diversos dispositivos, compartilhar pastas e também arquivos com outras pessoas de forma rápida e prática, além de habilitar a função de download e edição para eles. 

Para que serve o Microsoft OneDrive? 

O Microsoft OneDrive serve para facilitar o armazenamento, sincronização e compartilhamento de arquivos e pastas de forma segura e rápida tanto de forma pessoal quanto profissional. 

Além disso, sua idealização visa favorecer o acesso remoto a esses arquivos, independente do tipo de dispositivo. 

Tudo isso, claro, de forma segura e com uma série de recursos que oferecem ao usuário a definição de acesso tanto de arquivos específicos quanto de pastas como um todo. 

Benefícios do OneDrive?

Os benefícios de aplicar o OneDrive na rotina das equipes de uma empresa são muitas, como possibilidades de acesso e de controle, segurança e mais! Abaixo, você confere algumas das mais importantes delas: 

Acesso remoto, de onde estiver 

Com acesso remoto, é possível subir e compartilhar arquivos, além de criar pastas para cada um deles, de qualquer lugar. Para executivos, por exemplo, isso é uma grande facilidade no dia a dia, já que o celular é uma ferramenta próxima e muito fácil de lidar. 

Controle de acesso 

Após subir seus arquivos no OneDrive, é possível restringir o acesso a nível de documento e de pasta. Essa medida garante segurança redobrada aos seus arquivos, pois possibilita a criação de níveis de acesso para diferentes usuários. 

Portanto, dessa forma, você pode decidir quais arquivos terão acesso concedidos em determinada pasta, por exemplo. 

Segurança 

Criptografado de ponta a ponta tanto em trânsito quanto em repouso, a ferramenta de armazenagem de arquivo protege de tentativas de dados suspeitas e de perda de dados. Além disso, ela oferece autenticação multifator, ou seja, que requer a comprovação por meio da solicitação de informações, como código enviado pelo celular ou e-mail. 

Recursos para recuperar dados 

Por meio da detecção de ranswore, é possível resgatar arquivos que podem ter sido afetados por ataques, além de notificar o usuário caso isso aconteça.  

Essa função é essencial e muito importante para empresas que lidam com dados sensíveis não apenas delas, mas de seus clientes também. 

Sincronização em tempo real 

A sincronização em tempo real de arquivos é um grande ponto positivo, já que de um aparelho celular, por exemplo, é possível sincronizar com arquivos de um desktop. 

Isso quer dizer que a cada acesso, você terá a sua disposição arquivos atualizados, independente de onde as alterações tenham sido feitas. Isso permite melhorar e otimizar a colaboração entre equipes. 

Além disso, outro ponto a ser destacado na questão de sincronização é a possibilidade de manusear esses arquivos de forma offline e, assim que houver conexão com internet, as informações serão sincronizadas e incorporadas. 

Integração com outras ferramentas do universo Microsoft 

A possibilidade de integrações com o Microsoft OneDrive são muitas! Com o Microsoft Office, por exemplo, é possível abrir, editar e salvas documentos de Excel, Word e Power Point diretamente na ferramenta, dispensando a necessidade de download manual de cada um.  

Além disso, é possível editar esses documentos de forma simultânea de forma offline, visualizando, em tempo real todas as alterações. 

Backup 

Com função de backup automático dos arquivos, também é possível manter versões anteriores para, caso seja necessário, recuperar versões antigas desses arquivos.  

A funcionalidade se torna importante para que nenhum dado anterior seja perdido, independente da causa dessa perda, garantindo, dessa forma, mais uma medida de segurança e integridade para os dados. 

Integrações OneDrive 

Como vimos de forma breve acima, o OneDrive é integrado a diversas ferramentas do universo Microsoft. Essa possibilidade visa o aperfeiçoamento e automatização de diversos processos de uma empresa, tendo como consequência positiva melhora na comunicação entre equipes e foco em atividades diárias mais importantes. 

Por isso, a seguir, você confere algumas das possibilidades de integrações da ferramenta na rotina de sua empresa: 

Microsoft Office 

O Microsoft Office é uma ferramenta que possibilita criar, editar e colaboração em ferramentas como Word e Excel, por exemplo, por meio de navegador, suspendendo a necessidade de sua instalação caso seja uma escolha. 

Dessa forma, é possível que várias pessoas possam trabalhar, de forma simultânea, em um único documento, otimizando assim o tempo gasto em uma atividade ou projeto. As alterações feitas em tempo real são salvas no OneDrive de forma automática, o que garante o acesso e salvamento de informações atualizadas. 

Microsoft Teams 

Com ferramenta de canais de comunicação da Microsoft integrada ao OneDrive, é possível compartilhar os documentos de Word e Excel, por exemplo, para que haja a colaboração em tempo real das informações. 

Dessa forma, você centraliza o compartilhamento desses documentos para as equipes em único lugar. Além disso, por meio dele, é possível discutir as informações acrescentadas e alteradas no Teams, tornando o processo de comunicação muito mais fácil. 

SharePoint 

A integração com a ferramenta de criação de criação de sites SharePoint possibilita a sincronização de bibliotecas de documentos entre ambas as ferramentas. Dessa forma, é possível acessar essas informações de forma offline, dispensando o uso de conexão com internet, além de facilitar o gerenciamento dos mesmos. 

Com isso, se tem a contribuição e colaboração de um grande número de usuários nesse ambiente. 

Outlook 

No caso do Outlook, que é ferramenta de e-mail, gerenciamento de calendários, acompanhamento de tarefas e armazenamento de contatos da Microsoft, é possível enviar o link de arquivos armazenados no OneDrive, o que não compromete o espaço disponível em seu e-mail.  

Isso pode ser feito por meio de qualquer dispositivo, seja ele móvel ou desktop, facilitando o acesso. 

Power BI 

Com a ferramenta de recebimento, organização e análise de dados, o Power BI, a integração possibilita a importação de dados do OneDrive para o software para análise e criação de dashboards e relatórios. 

Essa possibilidade garante a análise de dados atualizados em tempo real e de uma fonte confiável e segura. 

Power Automate 

Com a plataforma Saas (Software as a Service) da Microsoft integrada ao OneDrive, é possível estruturar fluxos de trabalho automatizados para mover arquivos e enviar notificações.  

Dessa forma, o Automate se torna uma forma de conexão do OneDrive com outras ferramentas do universo Microsoft com o objetivo de automatizar processos morosos e demorados, sujeitos a falhas, e aumentar a produtividades das equipes. 

Power Apps 

Com a integração da ferramenta de criação de aplicativos ao OneDrive, é possível desenvolver aplicativos de forma personalizada por meio do acesso aos dados armazenados na ferramenta. 

Portanto, cria-se soluções móveis e desktop que dispensam conhecimento avançado de programação. Essa dinâmica se torna muito interessante para empresas que precisam desenvolver projetos dessa natureza em pouco tempo, por exemplo. 

Além disso, também é possível integrar com ferramentas de terceiros, não desenvolvidas pela Microsoft. Entre elas, podemos citar: 

Adobe Acrobat 

Com o software de conversão de documentos de diversos formatos para PDF da Adobe, muito utilizado no dia a dia das empresas, é possível abrir, editar e salvar arquivos PDF diretamente no OneDrive. 

Zapier 

Já a integração com a ferramenta de aplicação de fluxos de trabalho automatizados, é possível conectar esses fluxos com com aplicativos e serviços como Slack e Trello, por exemplo. Dessa forma, é possível ter processos mais bem estruturados e descomplicados, facilitando a rotina da equipe. 

Trello 

E por fim, falando em Trello, a integração do OneDrive com a ferramenta de gerenciamento de projetos e atividades permite que membros das equipes anexem arquivos de seu OneDrive aos cards do Trello. Isso facilita o envio e acessos desses arquivos por outras pessoas de diferentes equipes. 

Como usar o OneDrive no dia a dia de sua empresa 

A aplicação da ferramenta de armazenamento de arquivos na rotina de uma empresa tem a contribuir de diversas formas, mas principalmente com a colaboração e troca entre as equipes, que passa ser mais eficiente, flexível e descomplicada. 

Abaixo, você confere alguns exemplos de como utilizar, de forma eficiente, o OneDrive na rotina de sua empresa: 

• Armazenando arquivos, o que facilita o acesso e compartilhamento deles de onde os usuários estejam e independente do dispositivo; 
• Compartilhando esses arquivos, o que garante segurança por meio de concessão de acesso a nível de pasta ou arquivo e criação de links que expiram depois de um tempo determinado; 
• Colaborando em tempo real, permitindo que diversas pessoas atuem em um único documento, o que otimiza tempo e melhora a comunicação, além de possibilitar a inserção de comentários e sugestões nele; 
• Direcionando dados na ferramenta, o que garante maior segurança deles e a possibilidade de backup automático e de recuperação de versões anteriores. 

Configurações necessárias 

Quando falamos das configurações necessárias para o uso do OneDrive em uma empresa, é preciso ter em mente que para seu pleno funcionamento e integração com outras ferramentas demandam alguns processos. 

A assinatura de um plano e criação de uma conta no Microsoft 365 seria o primeiro passo para isso. Os planos mais indicados para empresas são Business ou Enterprise, pois ambos atendem as necessidades das empresas de forma total, de ponta a ponta. 

E feita a compra, é preciso que um administrador faça as configurações necessárias para o pleno funcionamento, como criar usuários e conceder acesso a cada um deles. 

Em seguida, é preciso fazer a configuração do OneDrive for Business, o que irá garantir configurações mais detalhadas na administração central e geral. No caso da central, é preciso acessar a administração central no Microsoft 365, logar com a conta do administrador, acessar o ‘Centro de Admnistração’ selecionar a opção ‘OneDrive’. 

Já no Geral, defina cotas de armazenamento para cada usuário, sempre levando em consideração o armazenamento totai do seu plano, e configurar as políticas de compartilhamento. 

Feito os processos anteriores, está na hora de sincronizar dispositivos com o OneDrive. Para isso, instale todos os aplicativos que serão utilizados pelos usuários, sejam eles da Microsoft ou não, e faça as configurações e sincronizações necessárias para as pastas. 

Agora, é necessário fazer o gerenciamento de segurança e conformidade. Primeiro, configure as políticas de segurança, como aplicando fator de Autenticação Multifator (MFA) e de gerenciamento de dispositivos. 

Para o gerenciamento de conformidade, configure políticas de retenção e, por meio do Microsoft Information Protection, classifique e proteja dados sensíveis. 

Por fim, mas não menos importante, estruture e aplique treinamentos aos usuários quanto as ferramentas e integrações com o Onedrive para garantir que sejam usados da melhor forma possível. 

Também é preciso reforçar a importância de monitorar e fazer relatórios quanto as atividades. Isso permitirá a identificação de padrões, anomalias e riscos de segurança. Quanto melhores e mais aperfeiçoadas as práticas, mais efetivo e seguro será o uso da OneDrive e de suas integrações. 

OneDrive X outros serviços de armazenamento em nuvem 

Quando comparamos o OneDrive com outros serviços de armazenamento em nuvem fica mais claro quais são os benefícios e limitações entre eles. Esse processo é importante para entender se essas ferramentas atendem os não as necessidades de seus usuários e de sua empresa como um todo. 

Quando falamos dele, a integração com ferramentas do universo Microsoft como Excel, Word e Power BI, que são amplamente usadas no dia a dia de muitas empresas é, com certeza um grande diferencial. Isso garante muito mais segurança, flexibilidade e possibilidades. 

Além disso, essa integração facilita a colaboração entre equipes e a sincronização de arquivos em diferentes dispositivos. 

Além disso, quando comparado com seus principais concorrentes, a capacidade de armazenamento do OneDrive confere um dos custos benefícios mais interessantes do mercado. 

E quando o assunto é segurança, a ferramenta tem um desempenho igual ou superior quando comparado com a concorrência. Vimos ao longo do texto que essa é um de seus grandes pontos fortes, pois é criptografada de ponta a ponta e possui diversos mecanismos e etapas de segurança. 

Planos Corporativos do OneDrive 

Atualmente, a Microsoft oferece três opções de planos corporativos para empresas: OneDrive for Business, Microsoft 365 Business Basic e Microsoft 365 Business Standart. Cada um deles suporta e atende diferentes necessidades. 

Abaixo, você confere diferenciais e valores de cada um dos três planos disponíveis para empresas: 

OneDrive for Business (Plano 1) 

Microsoft 365 Business Basic 

Microsoft 365 Business Standard 

Lembrando que os três planos podem ser testados e usados de forma gratuita por um mês, o que ajuda a entender se o escolhido a princípio atenderá suas necessidades diárias ou não. 

One Drive Gratuito X Pago: qual a diferença e benefícios de cada um? 

É comum que muitas empresas questionem as vantagens de optar por um plano gratuito ao invés de um pago, e isso é completamente normal. Contudo, é preciso levar em consideração quais versões e planos atenderão o que sua empresa precisa e a proporção do que você deseja. 

Um plano gratuito oferece um serviço mais básico e armazenamento de arquivos menores em até 5GB. Portanto, se encaixa perfeitamente para contas pessoais e para questões mais diárias, pouco complexas. 

Por outro lado, a versão empresarial do OneDrive é recomendado para empresas pois, além de capacidade de armazenamento muito mais superior, atende arquivos grandes, ferramentas e recursos mais avançados, integração completa com o Microsoft 365 e, claro, maior segurança. 

Por isso, o que sua empresa precisa e se o plano que tem em mente suporta essas necessidades. 

Perguntas frequentes 

Confira as principais dúvidas dos usuários sobre o OneDrive:

O que fazer quando o OneDrive está cheio? 

É comum que, depois de algum tempo, o OneDrive aponte armazenamento cheio, afinal, ele é utilizado diariamente por uma grande quantidade de pessoas. Por isso, quando acontecer: 

• Verifique o uso de armazenamento web e aplicativo; 

• Exclua arquivos desnecessários e duplicados; 

• Arquive arquivos antigos e não utilizados com muita frequência; 

• Compacte em ZIP arquivos grandes. 

Se mesmo assim as orientações acima não forem suficientes, talvez esteja na hora de adquirir um upgrade de armazenamento ou optar por um plano superior, que atenda da melhor forma possível os dados de sua empresa. 

Lembrando que para evitar que isso ocorra de forma inesperada, faça um acompanhamento diário e faça as alterações necessárias para prevenir. 

Quanto é a assinatura do OneDrive? 

Os valores das assinaturas empresariais variam de acordo com o pacote escolhido. Enquanto o OneDrive for Business (Plano 1) e o Microsoft 365 Business Basic tem o mesmo valor, R$29,80 usuário/mês, o Microsoft 365 Business Standard tem custa R$ 74,40 por usuário/mês. 

Vale lembrar que esses valores podem ser alterados a qualquer momento pela Microsoft, então acesse o site da empresa para valores sempre atualizados. 

Conclusão

O OneDrive é, com certeza, uma das ferramentas do universo Microsoft mais úteis e importantes para a rotina de uma empresa. Ela por si só, além das possibilidades de integrações disponíveis podem tornar a rotina dos usuários mais descomplicada e oferecer uma série de possibilidades que visam economia de tempo e melhorias de processos internos e de segurança de informação. 

Durante o processo de escolha de seu plano, leve em consideração suas necessidades e o que cada um deles tem a te oferecer e se eles assegurarão todas as operações a serem englobadas por seu uso. 

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