Microsoft Excel: o que é, para que serve e como fazer download
O Microsoft Excel é um software de planilha eletrônica e uma das ferramentas mais conhecidas da Microsoft. O software, que foi lançado oficialmente em 1985, segue sendo utilizado não apenas por usuários que querem organizar suas finanças ou projetos pessoais, mas também por pequenas e médias empresas em diversos processos.
Isso porque ele oferece uma série de recursos – que veremos ao longo do texto, que agilizam e automatizam processos, além de facilitar a organização e visualização de dados.
As possibilidades de uso são muitas, e por isso o software tem sido muito bem aproveitado pelas empresas até hoje.
E não é para menos, visto que é essencial para um negócio ter em mãos recursos que, além de receberem dados, descompliquem eles por meio de uma interface intuitiva e com recursos que podem ser aplicados em diversos processos.
Para saber mais sobre a função do software, como utilizá-lo em sua empresa e como fazer o download, continue a leitura!
O que é e qual a função do Excel?
Desenvolvido pela Microsoft e pensado nas empresas, o Excel é um software de planilha eletrônica que tem como objetivo realizar cálculos, análises e visualizar dados em diversos formatos. A seguir, você confere ponto a ponto um pouco mais sobre suas principais funções:
Possibilidade de desenvolvimento de planilhas e grades
Em uma grade de células, onde é possível estruturar colunas e linhas, podem ser inseridos textos ou números, por exemplo, para finalidades como organização de informações, dados ou montar históricos.
Fórmulas
Por meio de fórmulas, é possível criar cálculos precisos e textos. Nesse mesmo contexto, é possível criar funções, que nada mais são do que fórmulas pré-definidas, para operações específicas.
Com isso, é possível otimizar tempo e garantir mais confiabilidade sobre os cálculos, além de explorar diversos tipos de cálculos, como estatísticos e financeiros.
Gráficos
Com o software, também é possível estruturar gráficos que facilitam a visualização e interpretação de dados. Os formatos contam com gráficos em barra, pizza, barras, colunas 3D e outros, oferecendo diversas opções para apresentar da melhor forma os números.
Funcionalidades para análise de dados
Por meio de funcionalidades como tabelas dinâmicas e filtros, por exemplo, é possível personalizar formas de visualização e, consequentemente, de análise dos dados.
Automatização de tarefas cotidianas
Por fim, também há a possibilidade de automação de tarefas de diversas áreas, como marketing, financeiro e recursos humanos, por meio de recursos de automação. Essa funcionalidade permite que o software automatize tarefas repetitivas e libere tempo da equipe para outros afazeres.
Quais são as principais ferramentas do Excel?
As ferramentas da plataforma estão relacionadas as funcionalidades dela, permitindo que uma série de ações sejam feitas, além de análise e acompanhamento. Entre algumas delas podemos destacar:
- Tabela dinâmica é uma ferramenta desenvolvida para análise de dados e que possibilita a organização, resumo e análise dessas informações de forma intuitiva e descomplicada;
- Fórmulas e funções são recursos que automatizam pesquisas e cálculos, incluindo os lógicos, matemáticos e outros;
- Fórmula de matriz combina linhas e colunas para a aplicação de cálculos conforme as fórmulas definidas;
- Busca é a ferramenta que, por meio da fórmula PROCV, possibilita o cruzamento de dados entre colunas, enquanto a PROCH tem a mesma função, mas atua em linhas;
- Classificação permite a organização de informações tanto em colunas quanto linhas, facilitando a visualização delas;
- Filtro tem como objetivo encontrar informações específicas de forma rápida, além da definição de critérios de visualização;
- Análise de dados permite a criação de parâmetros, dados e informações por meio de gráficos, tabelas e outros recursos;
- Solver tem como objetivo otimizar a procura de soluções para determinados problemas por meio do ajuste de valores em cada célula com base em restrições e objetivos de definidos e almejados;
- Memória de dados é uma função do gravador de macros que permite a automatização de processos repetitivos dentro no software.
Benefícios do Excel
Economia de tempo, trabalho colaborativo e automatização são alguns dos benefícios de destaque do Excel. A seguir, você confere mais detalhes sobre esses e outros:
Economia de tempo
A economia de tempo é um dos maiores benefícios da ferramenta. Isso porque ela aprende padrões e, com isso, ajuda a organizar todas as informações. Além disso, também é possível criar planilhas do zero ou se basear em modelos prontos.
Integração com ferramentas do universo Microsoft
O software pode ser facilmente integrado com ferramentas como Power BI, Power Query e Power Pivot, facilitando a captação, limpeza e visualização dos dados.
Organização e personalização de dados
A plataforma oferece a organização de uma quantidade grande de dados, o que também facilita sua análise e pesquisa. Além disso, é possível personalizar suas tabelas e gráficos de acordo com suas necessidades.
Flexibilidade
A flexibilidade é um dos pontos fortes da ferramenta, já que ela possibilita uma série de ações, desde a criação de uma simples planilha para acompanhamento de informações básicas, até a análise avançada de uma grande quantidade de dados.
Automatização de cálculos
Com a automatização de cálculos por meio de fórmulas, é possível facilitar o processo, evitar erros comuns e garantir mais segurança nos resultados e, consequentemente, na análise deles.
Digitalização de planilhas analógicas
Com o aplicativo Excel em seu celular, é possível tirar uma foto da tabela impressa e convertê-la em uma tabela digital e editável.
Trabalho colaborativo
Com o Microsoft 365 integrado ao Excel, é possível compartilhar as planilhas com outras pessoas, além de visualizar e editá-las ao mesmo tempo, tornando o processo mais dinâmico e colaborativo.
Clareza na apresentação dos dados
Por conta dos diversos recursos da ferramenta, é possível transformar dados complexos em gráficos e de forma visual para facilitar a leitura e análise.
Como utilizar o Excel?
O Excel pode ser muito útil para empresas em diversos processos internos. Isso porque, como vimos, é possível automatizar cálculos, integrar o software a outras soluções do universo Microsoft e muito mais.
Pequenas e médias empresas o utilizam em seus processos de planejamento financeiro, pois é possível acompanhar despesas e receitas por meio do fluxo de caixa e fazer, até mesmo, previsões financeiras. Isso tudo é possível graças à possibilidade de automatização de cálculos e visualização gráfica dos dados.
Há também quem faça uso do software para análise de dados, e isso em diversos setores, por meio de tabelas dinâmicas e gráficos. Dessa forma, é possível analisar tendências identificar padrões para tomadas de decisão mais assertivas.
No gerenciamento de projetos, ele também é muito aplicado por meio da criação de cronogramas, gerenciamento de informações e orçamentos e acompanhamento.
Por fim, por meio da criação de relatórios e dashboards, é possível reunir informações e dados e personalizar a apresentação deles, facilitando a visualização e compreensão dos números.
Essas são apenas algumas das formas de usufruir das ferramentas e funcionalidades do Microsoft Excel. A automatização de processos e colaboração também podem ser muito bem aplicadas nos times para fortalecer na cultura orientada por dados nas empresas.
Aplicando nos setores
Quando se fala da aplicação em setores de uma empresa, podemos citar alguns bons exemplos de como o Microsoft Excel pode ser útil.
No RH, por exemplo, ele pode ser facilmente utilizado para controlar e visualizar dados referentes à folha de pagamento e controle de horas trabalhadas, enquanto em marketing pode haver o controle de projetos e o acompanhamento de tráfego e de leads.
Já na área de vendas, é possível acompanhar metas, fazer previsões e acompanhar dados importantes para o setor, que dão um overview sobre o desempenho do time com relação ao que foi planejado, além de comparação com dados passados.
Como fazer o download do Excel?
O primeiro passo para fazer o download do Microsoft Excel é acessar o site da Microsoft. Para isso, clique aqui.
Em seguida, clique no botão ‘Compre para uso corporativo’ e opte pelo plano que atende as necessidades e especificidades de sua empresa.
Analise quais as funcionalidades necessárias em cada pacote para executar da melhor forma os processos, além de quais serviços e aplicativos estão inclusos e que podem fortalecer o processo de recebimento, filtragem, armazenamento e análise de dados.
Conclusão
O Microsoft Excel é um software robusto, com diversas funcionalidades e ferramentas que dão suporte a todo o processo que contempla a análise de dados, desde sua organização até a análise.
Além disso, é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em diversos setores e processos das empresas, facilitando a organização e visualização de informações importantes para a condução do negócio.
Para saber mais sobre como otimizar processos e fortalecer a cultura de dados de sua empresa com as ferramentas do universo Microsoft, continue acompanhando nosso blog e as redes sociais!
