7 maneiras de usar dados no Excel para RH

Recrutamento, treinamento e desenvolvimento, remuneração e benefícios, folha de pagamento, relações com funcionários, retenção de pessoal. O trabalho no departamento de Recursos Humanos não é fácil!

A diversidade de atribuições na rotina de RH, inevitavelmente, reúne um número expressivo de informações a serem gerenciadas, além de inúmeros relatórios a serem elaborados para análise e tomada de decisão.

Diante deste cenário, é função do gestor buscar ferramentas e métodos de trabalho para que a equipe consiga utilizar de forma racional os dados disponíveis para cumprir com os objetivos e resultados esperados.

Dessa forma, o uso inteligente do Excel para RH pode tornar a atuação do profissional mais estratégica e menos operacional. 

Mas como usar essa ferramenta na prática de forma inteligente e automatizada? Neste post, você vai entender melhor como as planilhas podem ser utilizadas em diferentes funções do departamento, além de dicas para implementar fórmulas e funções do Excel na otimização da sua gestão. Confira. 

Por que usar o Excel para RH?

Existem diversas opções de softwares desenvolvidos especialmente para controlar as atividades do RH. Por que, então, escolher o MS Excel para Recursos Humanos?

Usar o Excel para Recursos Humanos é uma opção viável, do ponto de vista financeiro, já que outras soluções e softwares disponíveis no mercado costumam exigir um alto investimento em licenças de uso e aquisição de hardware para suportar a instalação do programa.

A famosa planilha eletrônica também é um recurso viável, considerando a sua flexibilidade. O Excel é altamente customizável e oferece muitas possibilidades para facilitar o cotidiano do Departamento de Recursos Humanos. É possível, por exemplo, acompanhar dados para aumentar a produtividade, de acordo com características da empresa e particularidades de cada negócio.

Quem quer potencializar ainda mais o uso da ferramenta na gestão de pessoas pode, ainda, utilizar o recurso de acesso na nuvem, disponível para os usuários do Office 365, que foi lançado em 2011. 

Mediante o pagamento de uma assinatura, o usuário tem acesso a funcionalidades online, além de outros recursos que permitem acessar e editar arquivos de qualquer lugar e compartilhá-los, por exemplo, com sedes e filiais em outras cidades e até colaboradores que trabalham em home office. 

O proprietário do arquivo pode conceder permissões para visualização e edição de acordo com as necessidades da empresa. 

Em quais funções utilizar o Excel para RH?

O Excel pode simplificar o cotidiano do departamento de Recursos Humanos, tornando a atuação do RH mais estratégica para a companhia, trazendo ganho de produtividade, acuracidade de dados e visão para tomada de decisão.

As planilhas e fórmulas podem ser utilizadas em diferentes demandas do departamento e ajudam a organizar informações, agilizar cálculos e manter uma maior controle sobre a gestão. A seguir, listamos 7 maneiras de utilizar os dados do Excel para RH. 

1. Avaliação do desempenho

Acompanhar o desempenho dos funcionários regularmente é fundamental para manter a produtividade e o nível de entrega altos. São esses os dados que apoiam as decisões de promoção e demissão, assim como a programação de treinamentos para suprir pontos que estejam defasados.

As planilhas de Excel, portanto, podem ser utilizadas para organizar os resultados de diferentes colaboradores ao longo do tempo, possibilitando que o RH entenda as curvas de desempenho e aplique outras metodologias, como o Nine Box. 

2. Controle de treinamentos

Enquanto a avaliação do desempenho pode dar insights sobre as necessidades de treinamento na empresa, o controle de treinamentos é essencial para mensuração da efetividade dessa capacitação.

Usar o Excel para Recursos Humanos é uma forma de avaliar o custo de cada treinamento por funcionário em relação ao orçamento estabelecido, bem como, o retorno sobre o investimento de cada capacitação.

As planilhas também podem ser utilizadas para mensurar os resultados individuais dos colaboradores após o investimento. Para isso, vale elencar critérios que cada um deve cumprir, atribuir valores e marcar como cada um dos profissionais se saíram. 

3. Folha de pagamento usando Excel para RH

A folha de pagamento e o cálculo de horas são duas das atividades mais importantes do RH de uma empresa e que exigem mais cuidado e atenção. Isso porque, erros que parecem pequenos, podem acabar gerando problemas sérios, como processos trabalhistas. 

Uma planilha é um método eficiente para realizar o controle desses dados, a partir de cálculos automáticos para definição de remuneração, horas extras, encargos, benefícios e adicionais.

4. Cadastro de pessoal

Apesar de ser uma informação básica para o RH, o cadastro de pessoal, muitas vezes, fica desatualizado.

A automatização desse processo permite identificar rapidamente quantos e quem são os colaboradores ativos na empresa, quem está de licença, quem está de férias, entre outros status fundamentais para a operação.

Além das informações pessoais, as planilhas também podem garantir o acompanhamento da carreira do colaborador dentro da empresa, especificando cargos, salários, idade, tempo na empresa, metas cumpridas e oportunidades de promoções que estejam alinhadas ao seu perfil. 

5. Pesquisa de clima organizacional

Manter um bom clima organizacional é fundamental para assegurar a satisfação da equipe, pois uma equipe satisfeita reflete em mais produtividade e melhor qualidade de serviço. 

Com o Excel para RH é possível realizar pesquisas de clima, gerando gráficos automáticos a partir das respostas, para melhor interpretação dos dados.

Esse recurso facilita a visão estratégica do RH e dos gestores de cada time, permitindo a criação de planos de contingência para tratar exatamente os pontos que apresentam falhas.

6. Gestão de processos seletivos

Usar indicadores de RH que funcionam, principalmente em Recrutamento e Seleção, é essencial para assegurar que a empresa tenha um bom time de trabalho.

É possível monitorar as etapas do processo de recrutamento, como triagem, entrevistas e admissão, por meio de um dashboard que aponte gargalos e pontos de melhoria no processo. 

Além disso, as planilhas podem ajudar o recrutador a organizar todo o processo, desde o recrutamento e seleção até o onboarding, criando cronogramas de etapas e checklists que vão ajudar a manter todas as informações atualizadas e acessíveis. 

7. Acompanhamento de indicadores

Indicadores são fundamentais para que os gestores possam tomar decisões embasadas e estratégicas. Quando o RH não acompanha de perto suas métricas, acaba fazendo uma gestão com base em achismos e percepções que podem estar equivocadas. 

O Excel permite a criação e gestão de, praticamente, todas as informações relevantes para o departamento de Recursos Humanos, tais como:

• gestão de cargos e salários;
• controle de benefícios;
• custo por funcionário;
• horas trabalhadas;
• afastamentos;
• absenteísmo;
• retorno de investimento em treinamentos;
• turnover;
• entre outras.

Assim, acompanhando as métricas com planilhas completas, é possível estabelecer metas reais e criar planos para redução de custos na empresa.

Como aplicar o Excel para RH?

As aplicações do Excel para RH são mais diversas do que você imagina e não se restringem a apenas as tradicionais planilhas. Além desse formato, é possível utilizar a ferramenta para outras funções, como veremos a seguir. 

Calculadora

Você, provavelmente, já utiliza a calculadora do celular ou computador sempre que precisa realizar seus cálculos, certo? Mas então para quê usar o Excel? 

A resposta é simples. Fazendo seus cálculos em uma planilha da ferramenta, é possível armazenar todos os números que entram na conta e manter esse histórico. 

Para isso, basta escolher uma célula, acessar o menu funções e clicar em “soma”. Depois, clique e arraste em cima das células em que você vai digitar os números e confirme com o enter. Dessa forma, é só digitar os dados e você terá a resposta na célula selecionada. 

Gráficos

O Excel também pode ajudar o RH a montar gráficos precisos e explicativos utilizando informações de uma planilha. 

Para isso, é preciso dispor as informações em suas respectivas linhas e colunas, selecioná-las, clicar no menu “inserir” e escolher a opção “gráfico”. 

É possível escolher diversos formatos de gráficos, como barras, linhas, pizza, entre outros. Dessa forma, ficará muito mais simples visualizar as informações do setor e até mesmo apresentá-las para a diretoria. 

Calendários

Com as ferramentas do Excel você consegue criar calendários simples, práticos e totalmente personalizados, escolhendo fontes, cores e divisões de tempo entre atividades. 

Calendários virtuais são excelentes para organizar tarefas e compromissos, além de ajudarem na elaboração de cronogramas para processos de treinamento e desenvolvimento ou recrutamento e seleção, por exemplo. 

Checklists

Além de organizar datas e horários, as planilhas do Excel também são boas opções para criar checklists e organizar diversos processos do setor. 

Para isso, basta criar duas colunas, uma com caixas de seleção e a outra com os itens que precisam ser realizados. Depois disso, é possível utilizar o checklist de forma online ou mesmo imprimi-lo para levar a lista em reuniões e entrevistas.

Registros de horas

Por fim, outra utilização do Excel no RH é para o registro de horas trabalhadas em cada atividade. A ferramenta pode ajudar a mensurar a produtividade da equipe, de forma bastante prática. 

Deste modo, basta criar uma planilha com campos como: total de horas trabalhadas por semana, horas fixas e horas extras. Além desses dados, vale adicionar informações como hora de entrada, pausas e horário de saída. 

Esse tipo de registro de horas também pode ser utilizado para registrar o tempo investido em treinamentos, entrevistas e outras funções do departamento. 

Principais fórmulas do Excel para RH

O setor de RH realiza em sua rotina, diversas tarefas referentes ao departamento pessoal. Essas atividades exigem um bom conhecimento de matemática, afinal, é preciso calcular folha de pagamento, horas extras, banco de horas, comissões e outras tantas variáveis. 

Com o conhecimento certo das fórmulas do Excel, é possível otimizar e automatizar esses cálculos, tornando essa atividade menos burocrática e mais ágil. 

A seguir, vamos explicar brevemente, algumas das principais fórmulas do Excel para RH que você precisa aprender para melhorar a rotina. A dica é abrir uma planilha nova e começar a fazer os testes o quanto antes. 

SOMASE

Essa função é utilizada para somar valores no Excel, caso determinada condição seja cumprida. Por exemplo, imagine que você tem times de vendas em diferentes localidades e que cada uma das regiões oferece uma comissão diferenciada. 

Nesse caso, você precisaria somar as vendas de cada região individualmente. Então, na coluna A, seriam listados os nomes dos colaboradores, na coluna B, a região em que eles se encontram e na coluna C, os respectivos valores. 

Nesse exemplo, imagine que as colunas preenchidas vão da linha 2 à linha 32. Assim, a fórmula a ser aplicada seria: 

=SOMASE(C2:C32;”SUL”;D2:D32)

Aplicando a fórmula, o Excel vai procurar todos os valores da região sul e somá-los na célula em que você inseriu a fórmula. 

DATADIF

Essa é a fórmula utilizada quando você precisa saber quanto tempo se passou entre uma determinada data e outra. Imagine, por exemplo, que a empresa cria bonificações para os colaboradores que têm mais tempo de casa, com o objetivo de mantê-los mais engajados. 

Nesse caso, para entender quem são esses profissionais, você poderia aplicar a fórmula. Para isso, basta criar uma tabela adicionando, na coluna A, o nome do funcionário, na B, a data de início do contrato e na C, a data da apuração que está sendo feita. Na última coluna, adicione a seguinte fórmula:

=DATADIF(B2;C2;”m”)

Dessa forma, você terá a quantidade de meses trabalhados por cada colaborador da tabela. Se quiser saber em dias, basta substituir o “m” por “d”, e para anos, substitua o “m” por “a”. Para ter a função DATADIF funcionando, é preciso habilitar o suplemento Ferramentas de Análise. 

DATAM

Essa função pode auxiliar o RH a prever as próximas férias de um colaborador. Ela calcula em que data exata cairá uma determinada quantidade de meses. 

Dessa forma, se por exemplo, um colaborador entra hoje na empresa e tem 23 meses para tirar seu primeiro período de férias, você precisa apenas colocar na coluna B1, a data inicial do trabalho e na coluna A2 a quantidade de meses necessários para a retirada das férias, no caso 23. 

Assim, a fórmula que deve ser incluída na coluna B2 é:

=DATAM(B$1;A2)

Utilizando a fórmula, você terá a data exata em que o funcionário deverá tirar as férias, de acordo com o número de meses que a empresa estipula em sua política. Lembre-se, apenas, de formatar a célula para o formato de data. 

Fórmulas condicionais do Excel

As funções condicionais são boas alternativas para ajudar na tomada de decisões do RH. Imagine, por exemplo, que a empresa decida emendar um feriado e dar folga apenas para os colaboradores que tiveram, no máximo, duas faltas no último ano. 

Dessa forma, em vez de analisar caso a caso e digitar tudo em uma tabela, basta criar uma planilha com os nomes dos funcionários na coluna A e a quantidade de faltas na coluna B.

Na coluna C, inclua a função condicional SE, que determina uma condição para determinada resposta. Nesse caso, as possibilidades de resposta são “FOLGA” ou “TRABALHA”. A fórmula aplicada deve ser:

=SE(B2<2;”FOLGA”;”TRABALHA”)

Conclusão

O uso adequado do Excel para RH nas organizações é um grande apoio para o trabalho de toda a equipe e uma ferramenta poderosa para o gestor. Além de facilitar a gestão por meio da padronização e disponibilidade de informações em tempo real, ele diminui o risco de falha humana na manipulação de dados.

Além de conhecer as fórmulas mais básicas e entender as possibilidades de uso da ferramenta na prática, é importante investir em treinamento qualificado para que o time de RH saiba como utilizar a ferramenta de forma inteligente e integrada. 

Na Lean Solution você encontra treinamentos imersivos e intensivos, focados no que realmente importa, a aplicação do conhecimento na rotina de processos. A capacitação é feita nas próprias instalações da empresa e os instrutores oferecem todo o suporte pós-curso para seu time sair sem nenhuma dúvida. 

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