Excel com Macros: Automatize Tarefas e Ganhe Tempo e Eficiência

Cada vez mais em nosso dia a dia precisamos encontrar maneiras de otimizar nosso tempo para ganhar produtividade. E uma das formas de se fazer isso é por meio da automatização de tarefas repetitivas.

Neste artigo vamos te ensinar como automatizar tarefas repetitivas com o uso de macros no Microsoft Excel e liberar seu tempo para as atividades que demandam mais atenção.

O que são macros?

Macros são sequências de comandos que podem ser gravadas e executadas de forma automática no Excel.

Imagine que você realiza uma série de ações repetitivas em uma planilha, como por exemplo, formatar células, inserir fórmulas ou criar gráficos.

Em vez de fazer isso manualmente a cada vez, você pode gravar essas ações em uma macro e executá-la com apenas um simples clique.

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Por que usar macros no Microsoft Excel?

Como falamos anteriormente, as macros possibilitam automatizar tarefas no Excel e isso traz algumas vantagens, como veremos abaixo:

Aumento da produtividade: faz com que você economize tempo e evite erros ao automatizar tarefas repetitivas;
Consistência: garanta que as tarefas sejam sempre realizadas da mesma maneira, reduzindo a possibilidade de erros;
Personalização: permite que você crie suas próprias ferramentas personalizadas para atender às suas necessidades específicas.

Como criar uma macro?

Agora vamos aprender passo a passo como criar uma macro no Excel.

Ative a guia Desenvolvedor

Primeiro vá em “Arquivo” > “Opções” > “Personalizar Faixa de Opções” e marque a caixa “Desenvolvedor” e depois clique em “OK”.

Grave a macro

Na sequência, vá na guia “Desenvolvedor” e clique em “Gravar Macro”. Escolha um nome à sua macro e, de forma opcional, atribua uma tecla de atalho no seu teclado. Execute as ações que você deseja automatizar e ao concluir, clique em “Parar Gravação”.

Execute a macro

Volte à guia “Desenvolvedor” e clique em “Macros”. Selecione a macro que você deseja executar e clique em “Executar”.

Exemplo prático

Por fim, vamos a um exemplo prático. Imagine que você precisa formatar uma coluna inteira com a fonte Arial, tamanho 12 e negrito a cada dia.

Em vez de fazer isso toda vez que for usar a planilha, você pode gravar uma macro:

Ative a guia Desenvolvedor e clique em “Gravar Macro”;
Selecione a coluna inteira e, na guia “Home”, aplique a formatação desejada;
Clique em “Parar Gravação”.

A partir de então, sempre que precisar formatar essa coluna, basta executar a macro.

Dicas para criar macros eficazes

Separamos algumas dicas para que você possa criar macros eficazes e que farão uma grande economia de tempo na sua rotina:

Seja específico: grave apenas as ações que você deseja automatizar, assim evita um retrabalho de desfazer uma formatação que não seria necessária de ser replicada;
Utilize comentários: adicione comentários ao seu código para facilitar a compreensão e a manutenção da macro funcionando corretamente;
Teste sua macro: após gravar uma macro, execute-a diversas vezes para garantir que ela esteja funcionando corretamente;
Explore o VBA: o Visual Basic for Applications (VBA) permite criar macros mais complexas e personalizadas, como veremos no decorrer do artigo.

Exemplos de macros para tarefas comuns no Excel

Vejamos alguns exemplos práticos de como as macros podem trazer mais eficiência e produtividade para o seu trabalho.

Formatação de planilhas

As macros podem facilitar bastante o processo de formatação das planilhas, com comandos como:

Formatar células: você pode utilizar para aplicar formatação condicional, mudar fontes, cores e alinhamento de forma rápida e consistente;
Criar tabelas: possibilita converter dados em tabelas formatadas, com cabeçalhos e filtros automáticos;
Congelar painéis: permite congelar linhas e colunas para manter cabeçalhos e rótulos visíveis ao rolar a planilha.

Manipulação de dados

Outra aplicação sua é na manipulação dos dados, como os exemplos abaixo:

Filtrar dados: aplique filtros complexos com base em múltiplos critérios;
Ordenar dados: organize dados em ordem crescente ou decrescente por diferentes colunas;
Remover duplicatas: elimine as linhas duplicadas em uma planilha;
Consolidar dados: combine dados de várias planilhas em uma única;
Validar dados: crie listas de validação para garantir que os dados inseridos estejam corretos.

Criação de relatórios

As macros permitem ainda criar gráficos e relatórios a partir da base de dados na planilha:

Criar gráficos: automatize a criação de diferentes tipos de gráficos (linha, barra, pizza etc.) com base nos dados da planilha;
Formatar relatórios: aplique formatação personalizada a relatórios, incluindo logotipos, cabeçalhos e rodapés;
Criar relatórios pivot table: construa tabelas dinâmicas para analisar dados de forma rápida e eficiente.

Automação de tarefas repetitivas

Para trabalhos mais específicos em que algumas ações são feitas de forma repetitiva, é possível automatizá-las também. São exemplos:

Inserir linhas e colunas: adicione linhas e colunas automaticamente em uma determinada posição;
Copiar e colar dados: copie dados de uma planilha para outra de forma automatizada;
Salvar e fechar arquivos: salvar arquivos em diferentes formatos e fechar o Excel automaticamente.

Criando macros complexas no VBA

Se desejar elevar o nível de complexidade de suas macros, o VBA (Visual Basic for Applications) é a linguagem de programação por trás das macros do Excel que vai lhe permitir a criação de soluções personalizadas e automatizadas muito mais complexas do que as macros gravadas.

Por que usar VBA?

Algumas das principais razões para se usar o VBA são:

Flexibilidade: o VBA permite criar lógicas complexas, manipular grandes volumes de dados e interagir com outros aplicativos;
Personalização: permite adaptar as macros às suas necessidades específicas, criando funções e procedimentos personalizados;
Reutilização: é possível criar módulos com funções e sub-rotinas que podem ser reutilizados em diferentes macros.

Passos para criar macros complexas

Para criar uma macro complexa, abra o editor do VBA, pressionando as teclas Alt + F11. Depois insira um novo módulo em “Insert” > “Module”.

Em seguida escreva o código, utilizando a sintaxe do VBA para escrever as instruções. Inclua as variáveis para armazenar dados e use estruturas de controle para criar fluxos de controle. Abaixo alguns exemplos de estruturas de controle:

If…Then…Else
For…Next
While…End While

Por fim, chame funções e sub-rotinas built-in do Excel. Com tudo pronto, teste e faça a depuração, utilizando o depurador do VBA para localizar e corrigir possíveis erros no seu código. Depois execute sua macro passo a passo para avaliar o comportamento.

Conceitos importantes do VBA

Para que você possa trabalhar melhor com macros no VBA, separamos conceitos importantes:

Objetos: representam os elementos do Microsoft Excel, como planilhas, células, gráficos etc.;
Propriedades: são os atributos dos objetos, como a cor da fonte, o alinhamento, entre outros;
Métodos: se referem às ações que podem ser realizadas com os objetos, como copiar, colar, formatar etc.;
Variáveis: são utilizadas para armazenar dados durante a execução da macro;
Estruturas de controle: são condicionais (If…Then…Else), repetições (For…Next, While…End While) etc.;
Funções: são os blocos de código que realizam uma tarefa específica e retornam um valor;
Sub-rotinas: são procedimentos que executam uma sequência de ações, mas não retornam um valor.

Dicas para criar macros complexas eficazes

Assim como nas macros mais simples, separamos algumas dicas para te auxiliar na criação de macros com o VBA:

Planeje seu código: é essencial que antes de começar a escrever, pense na lógica da sua macro;
Utilize comentários: adicione comentários que expliquem o que cada parte do código faz;
Divida o código em módulos: organize seu código em módulos para facilitar a manutenção;
Teste seu código com frequência: faça testes frequentemente a fim de identificar e corrigir erros o mais rápido possível;
Reutilize seu código: crie funções e sub-rotinas que possam ser reutilizadas em diferentes macros.

Recursos para aprender VBA

Você pode aprender mais sobre o uso do VBA em documentações oficiais da Microsoft que irão oferecer uma referência completa sobre a linguagem.

Outra forma de se aprofundar é por meio de tutoriais online ou participando de fóruns e comunidades online para tirar dúvidas e aprender com outros programadores.

Além disso, a Lean Solutions oferece Treinamento em VBA Aplicado à Gestão para equipes, onde é possível aprender na prática e com suporte pós-curso para tirar todas as dúvidas de aplicação da ferramenta e desenvolvimento de projetos.

Limitações das macros

No geral, se tratando de macros, apesar de serem muito úteis e funcionais, elas apresentam algumas limitações, como sua dependência do Excel, ou seja, este é um recurso que funciona apenas dentro do Microsoft Excel. Portanto, não é possível aproveitar uma macro do Excel para outra ferramenta do Microsoft 365.

Outra limitação é que, para utilizar o VBA e criar macros mais complexas, é necessário aprender os conceitos básicos de programação.

Conclusão

Em suma, as macros são um recurso disponível no Microsoft Excel que são utilizados para automatizar tarefas repetitivas no Excel e aumentar sua produtividade.

Com as macros, diversas tarefas podem ser executadas com apenas um clique, além de não exigir conhecimentos específicos para a criação de macros simples.

Para aqueles que dominam os conceitos básicos de programação, podem ainda aproveitar o VBA e criar macros complexas e, assim, economizar ainda mais tempo e se concentrar em tarefas mais estratégicas.

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