Centro de Serviços Compartilhados (CSC): o que é e benefícios

Em busca de reduzir custos e melhorar a eficiência de suas operações, cada dia mais as corporações buscam estratégias que atendam a essas necessidades. Foi aí que se destacou a implementação do Centro de Serviços Compartilhados (CSC), uma tática que tem ganhado força por atender aos principais objetivos buscados pelas grandes empresas.

Nesse sentido, o foco principal dessa abordagem inovadora é centralizar funções de suporte internas que são comuns a diferentes unidades de negócio, a fim de promover a padronização de processos, a redução de processos redundantes e o aumento da eficiência operacional.

Ao concentrar serviços e operações em um Centro de Serviços Compartilhados (CSC), as empresas podem alcançar uma melhoria significativa na prestação de serviços internos, além de liberar recursos valiosos para se concentrarem em suas atividades principais e em iniciativas estratégicas.

Este artigo aborda o conceito de Centro de Serviços Compartilhados, destacando seu funcionamento, as áreas que mais se beneficiam desse modelo, os passos para sua implementação, e os benefícios e as principais ferramentas que auxiliam na sua gestão.

Acompanhe!

O que é o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) de uma empresa?

O Centro de Serviços Compartilhados (CSC) representa uma estratégia empresarial onde uma unidade específica é responsável por executar tarefas e serviços para diversas áreas da organização, substituindo a duplicidade de esforços por um modelo centralizado.

Essa abordagem busca padronizar processos, o que resulta na redução de custos e aumento da eficiência operacional. Com isso, diferente de terceirizações, o CSC mantém as atividades essenciais sob o controle direto da empresa, facilitando a gestão e o alinhamento aos objetivos corporativos.

O que faz o CSC?

O Centro de Serviços Compartilhados trabalha para simplificar, padronizar e automatizar processos empresariais que são comuns a diferentes departamentos, como finanças, recursos humanos, TI e compras.

Além de realizar tarefas administrativas rotineiras, o CSC busca constantemente melhorias nos processos e na tecnologia utilizada, garantindo que as áreas fim da empresa possam se concentrar em suas funções principais, inovando e gerando valor ao negócio.

Quais são os benefícios?

A implementação de um CSC traz vários benefícios para as empresas, entre eles podemos citar:

Redução de custos: centralizando funções que eram repetidas em diversas áreas da empresa, o CSC reduz significativamente os custos operacionais.
Eficiência operacional: a padronização de processos permite uma execução mais rápida e com menos erros, aumentando a eficiência operacional.
Qualidade de serviço: a especialização dos serviços no CSC promove uma melhoria na qualidade e na consistência do serviço prestado.
Foco no core business: com as funções de suporte centralizadas, as áreas de negócio podem se concentrar em suas atividades principais, promovendo inovação e competitividade.
Acesso a tecnologias avançadas: o CSC facilita a adoção de novas tecnologias, como automação e inteligência artificial, melhorando continuamente os processos empresariais.

Dito isso, vamos acompanhar como é o passo a passo para a implementação dessa estratégia na organização.

Passo a passo para implementar um Centro de Serviços Compartilhados?

Implementar um CSC é um processo que requer planejamento e comprometimento. Abaixo, segue o passo a passo de um roteiro básico:

1. Planejamento estratégico

Inicie com uma análise detalhada dos objetivos do negócio e defina o papel que o CSC desempenhará na realização desses objetivos.

2. Mapeamento de processos

Faça um inventário completo dos processos atuais nas áreas que serão afetadas, identificando oportunidades de padronização e centralização.

3. Tecnologia da informação

Selecione e implemente soluções tecnológicas que suportem as operações do CSC, como sistemas de ERP, automação de processos robóticos (RPA) e plataformas de análise de dados.

4. Estrutura organizacional

Defina a estrutura do CSC, incluindo número de funcionários, funções e hierarquia. Recrute ou realoque pessoal com as habilidades necessárias.

5. Transição e implementação

Desenvolva um plano de implementação detalhado, incluindo cronograma, recursos necessários e etapas de transição dos processos para o CSC.

6. Monitoramento e melhoria contínua

Após a implementação, é crucial monitorar o desempenho do CSC e buscar constantemente oportunidades para otimizar processos e aumentar a eficiência.

Áreas que se beneficiam com modelo de Centro de Serviços Compartilhados

Existem vários setores dentro de empresas que podem se beneficiar do modelo de Centro de Serviços Compartilhados (CSC).

Isso porque a adaptabilidade do CSC a determinadas áreas está intimamente ligada à natureza dos processos envolvidos, que se beneficiam de padronização, automação e eficiência operacional.

Aqui estão algumas das áreas mais propícias à implementação de um CSC:

1. Finanças e contabilidade

A área de finanças e contabilidade é tradicionalmente uma das primeiras a ser centralizada em um CSC. Isso inclui processos como contas a pagar e a receber, conciliação bancária, gestão de tesouraria e elaboração de relatórios financeiros.

Dessa forma, a centralização dessas funções permite a padronização dos procedimentos contábeis, reduz erros e melhora a eficiência, além de oferecer uma visão consolidada da saúde financeira da empresa.

2. Recursos Humanos (RH)

O CSC pode gerir eficientemente processos de RH como recrutamento, administração de folha de pagamento, benefícios, treinamento e desenvolvimento, e gestão de desempenho.

A centralização do RH contribui para uma política de pessoal consistente, melhoria na qualidade do atendimento aos funcionários e otimização dos processos de recrutamento e desenvolvimento.

3. Tecnologia da Informação (TI)

A gestão de TI através de um CSC inclui suporte técnico, gestão de infraestrutura, desenvolvimento e manutenção de sistemas, e segurança da informação.

Centralizar esses serviços possibilita a padronização de softwares e hardwares, melhora a gestão de riscos tecnológicos e promove a inovação através da adoção coordenada de novas tecnologias.

4. Compras e suprimentos

Centralizar o processo de compras e gestão de suprimentos em um CSC facilita a negociação de contratos, a gestão de fornecedores e o controle de inventário. Isso resulta em economias de escala, redução de custos e melhoria na qualidade dos produtos e serviços adquiridos.

5. Serviços jurídicos e de compliance

Gerenciar questões legais e de conformidade num CSC ajuda a garantir que a empresa esteja consistentemente em conformidade com leis e regulamentações. Isso inclui contratos, propriedade intelectual, compliance corporativo e consultoria jurídica interna.

Com isso, a centralização proporciona uma abordagem unificada para mitigar riscos legais e regulatórios.

Ferramentas Microsoft que ajudam o CSC

A seleção das ferramentas certas para o CSC depende das necessidades específicas da empresa, dos processos que serão centralizados e dos objetivos de negócios.

A integração eficaz dessas ferramentas pode resultar em um CSC altamente eficiente, capaz de oferecer serviços de qualidade superior para as unidades de negócio da organização.

Contudo, para empresas que preferem soluções Microsoft ao implementar e manter um Centro de Serviços Compartilhados (CSC), há várias opções que podem ser integradas para otimizar operações, melhorar a eficiência e promover a colaboração.

Aqui estão algumas das principais ferramentas Microsoft que podem auxiliar nesse processo:

Microsoft Dynamics 365

Trata-se de uma suite de aplicativos de negócios que combina CRM e ERP com aplicativos específicos para funções de negócios, incluindo Vendas, Serviço de Campo, Operações, Finanças, RH e Comércio.

É ideal para gerenciar processos financeiros, operacionais e de relacionamento com clientes em um CSC.

Microsoft Power Platform

Power Platform é uma ferramenta de análise de negócios que permite transformar dados de várias fontes em insights e dashboards interativos, facilitando a tomada de decisão baseada em dados.

Ela é composta pelo seguinte ecossistema de aplicativos:

Power Apps: plataforma que permite a construção rápida de aplicativos personalizados para negócios, sem a necessidade de habilidades em programação. É útil para criar soluções customizadas para processos específicos dentro do CSC.

Power Automate: ferramenta para automação de processos e fluxo de trabalho que ajuda a automatizar tarefas repetitivas entre várias aplicações e serviços.

Power Virtual Agents: permite criar bots de chat inteligentes que podem ser usados para automatizar comunicações e processos de serviço ao cliente dentro do CSC.

Microsoft SharePoint

É uma plataforma de colaboração e gestão de documentos que permite criar sites para compartilhamento e gerenciamento de conteúdo, conhecimento e aplicações. É ideal para gerir a documentação do CSC, promover a colaboração entre equipes e otimizar processos de aprovação e revisão de documentos.

Microsoft Teams

Plataforma de colaboração que integra mensagens de texto, videoconferência, armazenamento de arquivos e aplicativos integrados. É essencial para facilitar a comunicação e a colaboração em tempo real entre os membros do CSC e outras partes da organização.

Microsoft Azure

Conjunto abrangente de serviços de computação em nuvem que oferece soluções de infraestrutura como serviço (IaaS), plataforma como serviço (PaaS) e software como serviço (SaaS). Azure pode ser utilizado para hospedar e gerenciar as aplicações do CSC na nuvem, garantindo escalabilidade, segurança e alta disponibilidade.

Microsoft 365 (anteriormente Office 365)

Suite de produtividade em nuvem que inclui aplicativos como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive e mais. Estes aplicativos suportam as operações diárias do CSC, desde a comunicação por email até a criação e colaboração em documentos.

Cada uma dessas ferramentas oferece funcionalidades específicas que podem ser adaptadas para atender às necessidades únicas de um Centro de Serviços Compartilhados, contribuindo para uma operação mais eficiente e integrada.

Entretanto, existem várias ferramentas tecnológicas e soluções de software que são fundamentais para auxiliar na implementação e na manutenção efetiva de Centros de Serviços Compartilhados (CSC) nas empresas.

Algumas das principais categorias de ferramentas incluem:

Sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP)

Os softwares de ERP integram processos de negócios chave em uma única plataforma, facilitando a gestão financeira, contabilidade, compras, projetos, estoques, vendas, produção e recursos humanos.

Exemplos: SAP, Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics 365.

Ferramentas de automação de processos robóticos (RPA)

A RPA permite a automação de tarefas repetitivas e baseadas em regras, liberando os colaboradores para se concentrarem em atividades de maior valor.

Exemplos: UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Power Automate, Power Apps.

Soluções de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Os softwares de CRM ajudam a gerir interações com clientes e potenciais clientes, otimizando processos de vendas, marketing e suporte ao cliente.

Exemplos: Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM.

Sistemas de informação de gestão de Recursos Humanos (HRIS)

O HRIS é um tipo de software de RH que ajuda na gestão de pessoas, automação de folha de pagamento, recrutamento, administração de benefícios e mais.

Exemplos: Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR.

Ferramentas de Business Intelligence (BI) e Análise de Dados

As ferramentas de BI transformam dados em insights acionáveis, permitindo a tomada de decisões baseada em dados para melhorar a eficiência e o desempenho do CSC.

Exemplos: Tableau, Power BI, Qlik.

Software de gestão de projetos e colaboração

Estas ferramentas ajudam na organização de projetos, facilitando a colaboração entre equipes, gestão de tarefas e comunicação.

Exemplos: Asana, Trello, Slack, Teams.

Plataformas de documentação e gestão de conhecimento

Estes softwares permitem criar, armazenar e compartilhar documentação e políticas internas, assegurando que o conhecimento seja facilmente acessível.

Exemplos: Confluence, SharePoint, Google Docs.

Exemplos de empresas com CSC no Brasil

No Brasil, várias empresas líderes em seus setores têm adotado o modelo de CSC para otimizar suas operações, incluindo:

Petrobras: a gigante do petróleo estabeleceu seu CSC para centralizar e otimizar suas operações de back-office, conseguindo significativas economias de custos e maior eficiência operacional.

Banco do Brasil: um dos maiores bancos do país, utiliza seu CSC para centralizar funções administrativas e operacionais, melhorando a qualidade dos serviços e reduzindo custos.

Vale: a mineradora implementou um CSC para integrar e padronizar processos em suas operações globais, resultando em ganhos de eficiência e redução de despesas operacionais.

A implementação de CSCs por estas empresas demonstra o valor que esta estratégia pode agregar, independentemente do setor de atuação.

Conclusão

O Centro de Serviços Compartilhados (CSC) emerge como uma solução estratégica vital para empresas que buscam eficiência operacional, redução de custos e uma gestão mais eficaz.

Ao centralizar funções administrativas e de suporte, o CSC não só otimiza processos e recursos, mas também habilita as organizações a se concentrarem em suas competências essenciais, impulsionando a inovação e a competitividade no mercado.

Entretanto, a implementação de um CSC requer planejamento, comprometimento organizacional e uma abordagem focada na melhoria contínua.

Os exemplos de empresas líderes no Brasil que já adotaram essa estratégia demonstram seu potencial para transformar operações de negócios, evidenciando o CSC como um elemento transformador no cenário corporativo atual.

Como resultado, à medida que o ambiente de negócios se torna cada vez mais complexo e competitivo, o CSC representa não apenas uma estratégia para otimização de custos, mas também uma plataforma para a excelência operacional e a inovação estratégica.