RH Data-Driven: Entenda Como Dados Vem Transformando o RH

Na era da informação, diferentes tipos de dados estão disponíveis, em grande volume, em todos os setores das mais variadas organizações. Mas você sabe como usar os indicadores adequadamente para melhorar o rendimento da sua empresa e ter um RH orientado por dados?

Um dos grandes desafios para as empresas é transformar essas informações em insights reais para o negócio. Organizações que usam dados na tomada de decisões apresentam uma grande vantagem competitiva. Isso, em relação àquelas que direcionam as estratégias do negócio com base em julgamentos.

Nesse artigo, você vai descobrir como usar os dados disponíveis para tomar melhores decisões e obter ganho de produtividade. Confira.

O que é e como funciona o RH orientado por dados?

Com os avanços da tecnologia, chegou o momento do setor de recursos humanos começar a operar embasado por dados.

Essa ideia já é aplicada em grandes empresas e é discutida entre profissionais de Recursos Humanos e nas principais publicações do meio na tentativa de estimular a adoção do método e modernizar a atuação do departamento.

A expressão RH orientado por dados se refere a um RH mais analítico e estratégico, que utiliza a análise de dados para entender pessoas e embasar a tomada de decisões dos gestores no que diz respeito ao capital humano.

Dessa forma, o setor passa a utilizar estatísticas, tecnologia, conhecimento e big data para melhorar suas estratégias e otimizar processos.

O RH orientado por dados é uma tendência e as antigas abordagens não são mais suficientes e não geram informações precisas.

Assim, o uso de ferramentas como o People Analytics ajuda a otimizar diversos processos, como o recrutamento e seleção, a manutenção da cultura organizacional, a satisfação dos colaboradores e a retenção de talentos.

Para que esse modelo funcione é importante, no entanto, que o setor acompanhe indicadores-chave, os chamados KPIs, que ajudam a mensurar os resultados de equipes, processos e estratégias, avaliando o quão perto a empresa está de seus objetivos.

Com uma gestão de pessoas orientada por dados, o RH deixa de tomar decisões baseadas em achismos e passa a atuar de forma muito mais estratégica, alcançando maior protagonismo dentro da companhia e garantindo uma melhor performance e produtividade dos colaboradores.

Qual o papel do People Analytics no RH orientado por dados?

O People Analytics é a ferramenta perfeita para quem deseja utilizar dados para embasar a gestão de pessoas. O método aplica estatística, tecnologia de ponta e expertise para coletar, organizar e analisar informações sobre processos e colaboradores.

Dessa forma, é possível antecipar tendências, analisar profundamente o capital humano e mensurar o engajamento e a produtividade da equipe.

Qual a importância do People Analytics para um RH orientado por dados?

Antes do People Analytics, o RH tomava suas decisões com base em dois fatores distintos: a experiência adquirida ao longo do tempo e o feeling.

A experiência adquirida é aquela que o profissional de RH traz ao longo de sua carreira, com base em vivências, erros e acertos. Embora ela possa realmente ajudar na gestão, contudo, é importante ter em mente que as pessoas são diferentes e nem sempre o que funcionou para determinada equipe, funcionará para outra.

Apesar da experiência adquirida ser válida, o feeling, contudo, é um inimigo de qualquer gestão. Isso porque, essa intuição não tem embasamento algum e, por isso, é passível de falhas e pode ser muito prejudicial para a organização.

Assim, se o seu RH deseja tomar decisões e melhorar a produtividade da equipe de verdade, ele deve apostar em informações reais e mensuráveis, e é aí que entra o People Analytics. Com o método, é possível alinhar experiências e vivências com dados e informações reais, permitindo um melhor controle da gestão e uma otimização de processos.

Como funciona o People Analytics?

O People Analytics funciona por meio do cruzamento de informações coletadas e ajuda a solucionar problemas dentro do RH, investigando e identificando fatores que possam impactar a atuação dos profissionais.

O método não necessariamente precisa ser aplicado utilizando inteligência artificial, no entanto, as ferramentas específicas para coleta e cruzamento de dados tornam o processo muito mais simples e ágil.

A implementação do People Analyitcs ocorre por meio de 5 passos:

definição de um objetivo e elaboração de perguntas a serem respondidas;
coleta de dados e informações;
definição de métricas e indicadores;
cruzamento de informações e observações das influências entre elas;
aplicação de soluções e planos estratégicos.

Quais os níveis do People Analytics?

O People Analytics pode trazer diferentes dados de acordo com o nível em que é aplicado. Dessa forma, conforme os níveis aumentam, maior a complexidade das técnicas de análise e o valor das informações obtidas.

Assim, o ideal é que o RH inicie sempre pelos níveis mais básicos e aprenda a operar as ferramentas e aplicar as soluções antes de partir para análises mais profundas.

Além disso, no caso de níveis mais complexos, é importante lembrar que as ferramentas não substituem o capital humano. Elas apenas fornecem os dados e o embasamento para a criação de estratégias. Assim, vale a pena investir em um profissional com conhecimento em data analytics e capacitar sua equipe como um todo.

A seguir, vamos explicar melhor cada um dos níveis.

Nível descritivo

O nível descritivo é o nível mais básico de análise de dados e permite compreender o passado, ou seja, investigar situações que já ocorreram em um determinado período de tempo. Para esse tipo de análise, é possível utilizar ferramentas de Business Intelligence, como o Power BI.

Nível diagnóstico

O segundo nível ajuda o RH a identificar causas de determinados problemas. Dessa forma, se o nível descritivo analisa “o que aconteceu”, o diagnóstico mostra “por que aconteceu”. Nesse nível, o RH já pode contar com técnicas avançadas de extração de dados e estatística.

Nível preditivo

O nível preditivo é aquele em que são feitas as análises preditivas, ou seja, são extraídas informações que ajudam a prever cenários futuros. Nessa fase, são combinadas técnicas avançadas de estatística e inteligência artificial.

Nível prescritivo de People Analytics

Por fim, o último nível é o prescritivo, em que o RH analisa informações para ter uma perspectiva maior sobre os problemas que estão por vir. Assim, é possível prever o futuro e definir estratégias para resolver problemas que podem acontecer, minimizando os impactos.

Nesse nível, a organização deve trabalhar com técnicas computacionais complexas, como grafos, simulações e machine learning.

Como gerar produtividade com Rh orientado por dados?

Agora que você já aprendeu o funcionamento básico do método, é preciso entender como ele pode ajudar, na prática, a melhorar a produtividade da sua equipe de RH. A seguir, explicamos melhor o impacto da ferramenta em diversos processos do departamento.

Melhora a performance

Aplicando a análise de dados o RH pode identificar competências e habilidades que garantem maior desempenho e performance aos colaboradores, montando times que se complementam e que produzem de forma mais eficiente.

Além disso, é possível cruzar informações para encontrar pontos em comum nos profissionais de melhor performance, identificando fatores que contribuem para a produtividade e garantindo contratações mais acertadas.

Resumindo, com a ferramenta é possível conhecer profundamente sua equipe e entender as principais habilidades, forças comportamentais e limitações de cada colaborador. Dessa forma, o RH pode gerenciar o desempenho do time todo, de forma imparcial e muito mais justa, definindo perfis ideais para cada cargo e potencializando a performance dos times.

Permite ganho de tempo

Apesar da implementação do método ser um pouco mais demorada, o People Analytics é uma importante ferramenta para ganho de tempo e otimização de processos. Isso porque, ele fornece todo o embasamento necessário para uma tomada de decisões mais assertiva.

Dessa forma, o RH garante que está fazendo o que precisa ser feito e não perde tempo com tentativas e erros.

A possibilidade de prever o futuro da empresa também assegura a criação de planos estratégicos, minimizando o impacto de problemas e garantindo que as soluções sejam aplicadas de forma muito mais ágil.

Garante uma economia de recursos

Uma das principais desvantagens de gerenciar o RH com base em achismos é o risco de prejuízos financeiros, já que, sem entender a fundo os colaboradores, é possível tomar decisões precipitadas que podem comprometer recursos.

Nesse cenário, o People Analytics é uma excelente ferramenta para reduzir custos. Isso porque, ele permite mensurar a influência de variados fatores e realizar um diagnóstico com as razões para determinados problemas.

Dessa forma, a empresa não precisa investir em diversas soluções e pode criar estratégias direcionadas que resolverão o cerne da questão, garantindo resultados mais assertivos e duradouros e evitando gastos desnecessários.

Minimiza erros

Outra vantagem do People Analytics para ganho de produtividade é a minimização de erros nos processos do departamento de recursos humanos. Optando por uma ferramenta tecnológica, é possível evitar falhas humanas e garantir um cruzamento de dados muito mais eficiente, o que evita a necessidade de refações.

Além disso, o método permite analisar falhas em diversos processos do RH, possibilitando a criação de soluções mais ágeis pela sistematização das informações corporativas.

Sem a coleta e a organização das informações, a organização fica mais suscetível a erros que podem passar despercebidos, impactando não só na produtividade do time, mas também no tempo e recursos gastos pela companhia.

Como utilizar a automação de processos para ganho de produtividade no RH orientado por dados?

A gestão de recursos humanos é uma parte estratégica nas organizações. Isso porque, além de gerir o capital humano na empresa, o setor detém informações ricas sobre como esse capital intelectual e o investimento nele estão sendo aproveitados a favor do negócio.

Tipicamente, os setores de RH dispõem de muitos dados sobre as pessoas na empresa e o resultado do negócio. No entanto, essas informações ficam “ilhadas” em diferentes formatos e locais: planilhas, documentos avulsos, banco de dados, ATS (Applicant Tracking System) e ERP (Enterprise Resource Planning), entre outros.

Quando a empresa não conta com processos automatizados é provável que a análise desses dados seja superficial, desconexa, pouco produtiva e mais suscetível ao erro humano. Além disso, lidar com essas informações espalhadas é complicado e moroso, dificultando o ganho de produtividade.

Ao surgir a necessidade de fazer uma análise específica ou usar esses dados em uma apresentação para uma reunião estratégica, por exemplo, a fragilidade das informações vem à tona. Talvez lidar com esses dados seja tão trabalhoso e cheio de incertezas que o gestor acabe abandonando essa ideia e prefira tomar decisões com base na sua intuição.

Otimização do processo de seleção

Contudo, apesar de a implementação do People Analytics parecer um bicho de sete cabeças no início, ela é menos complexa do que parece e traz inúmeros benefícios que permitem uma gestão muito mais estratégica e eficiente.

Considerando, por exemplo, o desafio de um setor de RH para otimizar o processo seletivo nos seguintes aspectos:

selecionar candidatos para entrevista que tenham um perfil compatível com o da empresa;
contratar funcionários com o talento necessário para ajudar a empresa a atingir seu objetivos;
garantir que essas pessoas permaneçam um tempo considerável na empresa.

Ao integrar dados e disponibilizá-los no formato de dashboards, com indicadores e gráficos de fácil compreensão, o setor de Recursos Humanos ganha produtividade e pode avaliar todo o seu processo de recrutamento, de forma mais assertiva, analisando diversos indicadores. O RH orientado por dados deve funcionar, portante, dessa maneira.

Qual a relação entre Bussiness Intelligence e People Analytics?

Você já entendeu o que é o People Analytics e como ele funciona, mas além dele, existem outros termos que são utilizados no meio corporativo e que podem causar dúvidas. Um deles é Business Intelligence, ou BI.

O Business Intelligence é uma ferramenta que utiliza a análise de dados para uma tomada de decisões mais estratégica e funcional no mundo corporativo. Dessa forma, ele permite, assim como o People Analytics, cruzar dados, realizar análises e ter conclusões mais próximas da realidade, prevendo tendências e evitando erros.

Podemos dizer, portanto, que BI e People Analytics são o mesmo método de coleta e análise de dados. O termo Business Intelligence, no entanto, é mais comumente utilizado quando se refere a processos aplicados para embasar decisões sobre investimentos e melhorias na administração, enquanto o People Analytics é utilizado para gestão de pessoas.

Quais os benefícios do BI na gestão do RH orientado por dados?

Business Intelligence, enquanto uso de dados reais como ferramenta para a tomada de decisões estratégicas, é um grande recurso para aumentar a produtividade nas empresas.

Com o BI, a empresa ganha produtividade ao fazer uma gestão mais inteligente a partir da utilização correta das informações geradas em cada setor: dados acessíveis, confiáveis e reproduzíveis.

Assim, o método pode ajudar a otimizar diversas tarefas do RH, trazendo inúmeros benefícios. Se sua empresa quer ter um RH orientado por dados, precisa conhecer o BI. A seguir, vamos explicar melhor as vantagens em cada área.

Recrutamento e seleção

As ferramentas de People Analytics podem ser transformadoras para os processos de recrutamento e seleção. Isso porque, elas ajudam a identificar os candidatos mais qualificados para o cargo e mais alinhados com a cultura da empresa, além de criar melhores experiências para o candidato e reduzir custos operacionais.

Dessa forma, em vez de perder horas ou dias analisando currículos e fazendo entrevistas com candidatos que não estão alinhados com a vaga, o RH pode otimizar os processos utilizando a ferramenta.

Nesse cenário, o People Analytics usa uma série de algoritmos para filtrar os candidatos com maior chance de serem contratados, levando em consideração diversos requisitos e fatores que podem prever como será a atuação do profissional e como ele se encaixa no time.

Treinamento e desenvolvimento

O método também traz vantagens para a área de treinamento e desenvolvimento, uma vez que ajuda a identificar pontos de melhoria nos programas oferecidos, levando em conta seus perfis individuais.

Por exemplo, imagine que, com base em dados levantados em avaliações de desempenho e pesquisas de satisfação, o People Analytics identificou que os colaboradores são mais animados e tendem a aprender melhor com capacitações que despertam a energia.

Nesse caso, o RH pode melhorar o direcionamento e as escolhas dos programas de desenvolvimento, evitando conteúdos maçantes e muito teóricos e apostando em programas mais voltados para a prática.

Além disso, a ferramenta permite entender quais colaboradores estão tendo melhores resultados após cada treinamento e quais não estão apresentando os resultados esperados, criando assim, programas de desenvolvimento individual e buscando por técnicas para melhorar a motivação e o engajamento.

Clima organizacional

Associado às pesquisas de clima, os dados podem ser utilizados para mensurar a percepção dos colaboradores sobre o ambiente de trabalho, melhorando o engajamento e a motivação e, consequentemente, a produtividade da equipe.

É importante ter em mente que não existe uma solução padronizada para todas as empresas, mas utilizando a ferramenta, é possível entender como os colaboradores da sua organização se sentem motivados e o que faz com que eles criem laços e sejam fiéis à companhia.

Assim, é possível gerenciar o capital humano e traçar planos de ação com base no que realmente agrega aos colaboradores, e não no que você acha que desperta a motivação deles.

Eficiência dos processos

O People Analytics também ajuda a otimizar processos e melhorar o controle da gestão de pessoas, tornando o próprio RH mais produtivo e estratégico dentro da organização.

Isso porque, o departamento pode realizar sua gestão de forma mais responsável e embasada, utilizando a realidade interna para entender quais mudanças precisam ser feitas e como elaborar planos de ação.

Além disso, a ferramenta permite um conhecimento mais aprofundado tanto dos colaboradores quanto da organização, dando mais controle ao RH para replicar o que há de melhor em larga escala, com ações e resultados mensuráveis, o que garante mais confiança e protagonismo ao departamento.

Retenção de talentos

Um dos fatores que mais impacta a produtividade de um negócio são as altas taxas de turnover. Isso porque, quando você perde um bom colaborador, acaba gastando muito mais tempo e dinheiro para encontrar a pessoa certa para ocupar o cargo.

Dessa forma, a retenção de talentos deve ser um dos principais focos do RH, já que a estratégia permite cortar custos e garantir mais produtividade ao negócio.

Nessa área, o BI pode ser uma ferramenta-chave para entender os principais motivos de desligamento, criar planos de ação e até mesmo prever quantas demissões a empresa terá nos próximos meses.

Para isso, a análise deve levar em conta dados como engajamento, relacionamento com gestores e líderes, performance, absenteísmo, motivação e até mesmo e-mails ignorados.

Além disso, o BI pode ajudar a entender se algum colaborador está sobrecarregado e qual o perfil ideal de candidato para ajudá-lo, promovendo times de melhor performance e melhorando a qualidade de vida dos profissionais.

Como usar dados para melhorar a produtividade?

Como vimos, a implementação do People Analytics se dá em 5 passos principais. Dessa forma, é importante que o departamento de recursos humanos siga esses passos para implementar o método e melhorar a produtividade das equipes. Dessa forma, se constitui um RH orientado por dados.

A seguir, explicamos cada uma das etapas para iniciar a coleta e a análise de dados.

Trace um objetivo

A primeira parte do processo de People Analytics consiste na identificação de um objetivo. É importante ter em mente que a análise de dados é um meio para um fim, por isso, o método só é válido se existir um objetivo sólido ou uma pergunta a ser respondida.

Dessa forma, se você deseja utiliza a análise de dados para ganhar produtividade no RH, vale a pena estabelecer perguntas como:

quais colaboradores apresentam melhor performance?
quais fatores impactam na produtividade da equipe?
existem gastos excessivos no setor?
o time consegue realizar suas tarefas dentro do prazo?
quais fatores colaboram para o atraso nas entregas?

Colete as informações

Depois de definir seus objetivos, é preciso colher dados e informações relevantes que serão analisados com People Analytics. Nessa etapa, é importante que você se limite apenas a informações que serão realmente úteis e que mantenha a transparência com a equipe.

Os dados podem ser extraídos de diferentes fontes como pesquisas de clima, avaliações de desempenho, mapeamento de perfil comportamental, fichas de cadastro dos colaboradores, sistemas de gestão, currículos de candidatos, entre outros.

Muitas empresas ainda têm o hábito de armazenar o histórico dos colaboradores em arquivos físicos de papel, o que impossibilita uma análise ágil e efetiva de dados. Assim, o primeiro passo é criar uma base de dados digital e organizada, mantendo as informações na nuvem para que todo o time de RH tenha acesso.

Defina métricas e indicadores

A coleta de dados vai gerar um resultado bruto, portanto, é preciso criar indicadores e métricas específicas para minerar as informações alcançadas e contextualizá-las.

Esse tipo de refinamento ajuda o RH a realizar análises comparativas e se focar no que realmente importa, evitando confusões e perda de tempo. Alguns dos indicadores mais comuns do RH são:

turnover;
satisfação dos colaboradores;
absenteísmo;
produtividade;
tempo para fechar uma vaga;
entre outros.

Correlacione os dados

O passo mais importante do People Analytics é o cruzamento das informações. Depois da coleta de dados e definição das métricas, é preciso juntar os dados brutos e os indicadores para observar as influências que uma variável tem sobre outra.

Dessa forma, é possível encontrar pontos de interdependência e padrões importantes para planejar ações estratégicas, melhorando processos e criando programas de desenvolvimento e incentivo.

A correlação dos dados permite que o RH saiba exatamente as causas e os efeitos de determinada situação e como eles estão ligados. Assim, é possível avaliar, a influência de determinada soft skills na produtividade da equipe ou estabelecer fatores que impactam negativamente no cumprimento de prazos.

Observe os resultados e faça adaptações

Por fim, depois de entender os problemas e os fatores que dificultam o alcance dos objetivos, o RH deve estabelecer planos estratégicos. Ao colocá-los em prática, é possível melhorar os processos e a produtividade. Nesse momento, é importante criar um planejamento completo e segui-lo fielmente.

Com base nos padrões encontrados, o time também pode começar a fazer previsões sobre o futuro, canalizando esforços onde a empresa realmente terá mais retorno. Dessa forma, é possível encontrar padrões de probabilidade e tomar decisões mais acertadas, um dos maiores benefícios do RH orientado por dados.

Quais indicadores acompanhar para medir a produtividade?

Como vimos, a definição de indicadores e métricas é parte importante do trabalho com dados. Mas quais métricas você deve monitorar para avaliar a produtividade? A seguir, listamos as principais, confira.

Quantidade média de entrevistas e velocidade do processo de contratação

Um processo seletivo muito longo pode deixar excelentes candidatos desinteressados e até fazê-los desistir do processo. Isso, além de sobrecarregar os funcionários atuais do departamento demandante, prejudicando os resultados da empresa.

Além disso, uma alta no indicador de quantidade de entrevistas pode apontar, por exemplo, que a etapa anterior à entrevista está sendo pouco seletiva

Usar os dados disponíveis de forma inteligente é uma maneira rápida e efetiva de identificar falhas ou oportunidades de melhoria no processo seletivo. O ganho de produtividade é notório quando toda a operação pode ser mensurada.

Tempo médio dos colaboradores na empresa

Quando esse índice é baixo, pode indicar a necessidade de um esforço para a retenção de talentos ou oportunidades de melhoria na divulgação da vaga.

Esse dado pode revelar, ainda, que os funcionários não se sentem motivados na empresa. Por isso, logo buscam outra oportunidade no mercado, ou que os novos funcionários ficam frustrados com a realidade em comparação à descrição da vaga.

Acompanhar esse indicador é importante para que você entenda a eficiência do processo seletivo e a aderência à vaga. Muitas vezes, mesmo os candidatos sendo excelentes profissionais, não existe uma compatibilidade entre ele e o perfil da empresa. Por isso, é fundamental acompanhar a métrica e realizar o fit cultural nos processos seletivos.

Taxa de turnover

A alta rotatividade de pessoal pode indicar os mesmos insights descritos acima. Também indica necessidade de oferecer programas de treinamento capazes de aproveitar o potencial dos colaboradores, para que eles desempenhem suas funções conforme o esperado.

Para entender esse indicador, é preciso levar em conta o número de demissões, independentemente se elas foram voluntárias ou não. O ideal é que a taxa esteja abaixo de 5% e, nos casos em que está mais alta, é importante investir em ações de retenção.

Taxa de produtividade e desempenho

Você sabia que, além dos indicadores já citados, também é possível mensurar a produtividade e o desempenho de cada colaborador? A taxa de produtividade considera o quanto a empresa consegue absorver de receita por colaborador, otimizando ao máximo seus processos.

Dessa forma, é possível mensurar a produtividade individual utilizando a seguinte fórmula:

produtividade (%) = produtos ou serviços gerados pelo colaborador ÷ recursos utilizados para realizar o trabalho x 100.

Com esse cálculo, o RH pode chegar a um percentual de produtividade e desempenho, conhecendo a fundo a capacidade produtiva de cada profissional e traçando planos para melhorar a performance. Aliando essa métrica com os dados obtidos pelo People Analytics, é possível melhorar a tomada de decisões sobre treinamentos, promoções e demissões.

Como fazer uso das ferramentas e capacitar o seu time?

A análise de dados a favor do ganho de produtividade e de resultados não depende, necessariamente, da aquisição de licenças de softwares sofisticados. Também não depende da contratação de profissionais altamente qualificados na mineração e análise de dados.

O uso de informações valiosas, como dados e gráficos orientadores de decisão, pode começar a partir de uma solução simples e acessível, como o Excel. Até mesmo soluções personalizadas às demandas de cada empresa podem ser criadas a partir de planilhas customizadas.

Instruir as pessoas envolvidas no processo para perceberem o valor e a importância do uso de dados é o primeiro passo para o ganho de produtividade. O segundo passo é capacitar os colaboradores a usarem a ferramenta, seus recursos e funcionalidades.

Quando o time está treinado, as fórmulas no Excel ganham um poder revelador, trazendo uma visão crucial para a gestão e administração dos recursos humanos no alcance de resultados.

E na sua empresa? O setor de RH já toma decisões precisas com base em dados? Já imaginou o tamanho do ganho de produtividade que sua empresa teria com a automação de processos? Divida sua experiência conosco. Conte aqui nos comentários, podemos te ajudar a ter um RH orientado por dados, de fato.