Microsoft Planner: O que é e como utilizar na sua empresa?

Com a popularização do trabalho remoto e com a busca constante por agilidade no trabalho, é necessário ter uma boa gestão do tempo e saber usar metodologias ágeis, que auxiliam na distribuição e gerenciamento de tarefas.

Para que isso possa ser acompanhado e atualizado de forma constante e por toda a equipe, o uso de ferramentas online e aplicativos passam a fazer parte do dia a dia de muitas equipes. Se você está em busca de um aplicativo prático, fácil de usar e que permite fazer essa gestão de tarefas, o Microsoft Planner pode ser a ferramenta ideal.

O que é o Microsoft Planner?

O Microsoft Planner é um aplicativo da Microsoft voltado para o gerenciamento de tarefas e trabalhos em equipe, de forma colaborativa, prática e visual, com diversas funcionalidades para facilitar o dia a dia da equipe.

Com ele é possível utilizar metodologias ágeis como o Kanban e o Scrum, facilitando a distribuição e o acompanhamento das tarefas por toda a equipe.

Confira a seguir como você pode utilizar o Microsoft Planner, seus benefícios, recursos e como baixá-lo em sua máquina.

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Como usar o Microsoft Planner?

Há duas formas principais de uso do Microsoft Planner: acompanhamento de projetos ou acompanhamento de tarefas rotineiras da equipe. Para utilizar a ferramenta, acesse o site tasks.office.com ou entre pelo aplicativo Microsoft Teams.

O primeiro passo é criar um plano, onde são definidos o nome e a privacidade – se particular ou público. Em geral, as equipes são particulares, permitindo que somente membros da equipe possam visualizar e adicionar conteúdo. Em seguida, adicione as pessoas da equipe.

Na sequência, crie as tarefas, indicando a data de conclusão, responsáveis e prioridades. É possível utilizar rótulos para categorizar as tarefas e colunas para visualizar os diferentes estágios das tarefas. Colabore com a equipe compartilhando arquivos ou comentando nas tarefas.

Para o acompanhamento, verifique o quadro Kanban ou os gráficos gerados, faça filtros para visualizar um grupo de tarefas por rótulo, pessoa responsável, prioridade, entre outros.

Quais os benefícios?

Agora que já entendemos como usar o Microsoft Planner, vamos ver seus principais benefícios:

Facilidade de uso: é uma ferramenta intuitiva e qualquer pessoa consegue usar, mesmo que nunca tenha trabalhado com Kanban ou outras ferramentas de gestão de tarefas;
Acompanhamento de tarefas no e-mail: receba avisos de tarefas que estão prestes a expirar ou de comentários feitos nas suas tarefas;
Gerenciamento de atividades em equipes de trabalho remoto: o Microsoft Planner é perfeito para gestores acompanharem o progresso das atividades de suas equipes, bem como para adicionar ou redistribuir novas tarefas;
Gestão de tempo: defina prioridades, datas de entrega e tenha melhor visualização das suas tarefas, o que permite gerenciar seu tempo com muito mais facilidade;
Integração com o Microsoft Teams: você pode criar ou vincular o Microsoft Planner a equipes já criadas no Teams, de forma a organizar melhor as tarefas por projetos ou áreas específicas;
Multiplataforma: acesse o quadro do Planner do seu computador, tablet ou celular.

Quais os recursos do Microsoft Planner?

Há uma grande variedade de recursos disponíveis no Microsoft Planner. Confira a seguir:

Criação de quadros: crie quadros Kanban com colunas de atividade a fazer, em progresso e concluídas. Outras colunas podem ser incluídas a depender da atividade realizada;

Microsoft Planner: o que é, para que serve e seus benefícios no gerenciamento de tarefas

Listas de verificação: é possível detalhar sua atividade incluindo uma lista de verificação com etapas a serem realizadas para que a atividade seja concluída;

Rótulos: os rótulos servem como um filtro dentro do Planner, para facilitar na visualização e detalhamento das tarefas;

Adicionar arquivos: compartilhe arquivos relacionados às suas tarefas dentro do Planner;

Gráficos: consulte os gráficos gerais disponíveis e inclua filtros para um acompanhamento mais próximo;

Agenda: visualize as tarefas a serem concluídas direto no calendário, o que permite ter uma dimensão das entregas por data;

Prioridade: adicione a prioridade de cada tarefa, que pode ser baixa, média, importante ou urgente;

Conclusão: defina o prazo de conclusão e acompanhe se as entregas estão sendo feitas dentro desse prazo ou se há tarefas atrasadas.

Microsoft Planner: Como baixar e instalar?

O Microsoft Planner está disponível como parte do Office 365, nas versões Business Basic, Standart e Premium, com ou sem Teams. Caso já possua uma assinatura, siga estas etapas:

1. Acesse o portal do Office 365, no link https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365

2. Faça login com sua conta.

3. Clique em “Aplicativos” e procure por “Planner”.

4. Clique em “Instalar” para adicionar o Microsoft Planner à sua lista de aplicativos.

O Planner pode ser acessado também via internet pelo link tasks.office.com .

Conclusão

O Planner é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas da Microsoft, que permite o planejamento e organização de tarefas de equipes de forma simples, colaborativa e visual, com a apresentação de quadros e gráficos diversos.

Agora que você já sabe como usar o Microsoft Planner e seus benefícios, que tal compartilhar com mais pessoas que precisam saber?

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