Intranet com o SharePoint: Como Construir Sites de Acesso Interno

O SharePoint, uma ferramenta da Microsoft, é amplamente utilizado para a construção de intranets corporativas. Ele oferece uma plataforma robusta para comunicação interna, colaboração e gerenciamento de documentos.

Este artigo explora como o SharePoint pode ser utilizado para criar uma intranet eficaz, destacando suas funcionalidades, benefícios e melhores práticas.

O que é intranet?

Antes de tudo, vamos contextualizar sobre o que é a intranet: a intranet é uma rede privada de computadores que utiliza a mesma tecnologia da internet, mas é restrita a um grupo específico de usuários, geralmente dentro de uma organização.

Ela serve como uma plataforma para facilitar a comunicação interna, o compartilhamento de informações e a colaboração entre os colaboradores. Aqui estão os principais aspectos que definem a intranet:

Definição e funcionamento

Rede privada: a intranet é acessível apenas para membros autorizados de uma organização, garantindo um ambiente seguro para a troca de informações sensíveis.
Tecnologia Semelhante à Internet: embora funcione como uma versão privada da internet, a intranet utiliza protocolos como TCP/IP para permitir a comunicação e o acesso a recursos internos.
Acesso Controlado: O acesso à intranet é geralmente protegido por senhas e sistemas de autenticação, o que aumenta a segurança em comparação com a internet pública.

Benefícios da intranet

Comunicação Aprimorada: A intranet fornece uma plataforma centralizada para troca de informações, permitindo que os colaboradores compartilhem notícias, atualizações e documentos de forma rápida e eficiente.
Colaboração Facilitada: Ela permite que equipes trabalhem juntas em projetos, compartilhem documentos e recursos, contribuindo para o desenvolvimento do conhecimento coletivo.
Acesso Rápido a Informações: Os funcionários podem acessar facilmente informações importantes, como políticas da empresa e manuais, melhorando a produtividade ao eliminar a busca por dados dispersos.
Automação de Processos: A intranet pode automatizar processos internos, como solicitações de férias e gerenciamento de fluxo de trabalho, simplificando tarefas administrativas e reduzindo custos.
Promoção da Cultura Organizacional: Serve como um espaço para compartilhar valores e reconhecimentos, fortalecendo a identidade da empresa e aumentando o engajamento dos funcionários.
Segurança e Controle de Acesso: A intranet permite um controle rigoroso sobre quem pode acessar quais informações, garantindo a confidencialidade dos dados sensíveis

O que é uma Intranet no SharePoint?

Uma intranet no SharePoint é um ambiente digital restrito a uma organização, projetado para facilitar a comunicação e a colaboração entre os colaboradores. Essa plataforma permite a centralização de informações relevantes, como políticas internas, manuais e formulários, em um único local acessível.

Além disso, o SharePoint oferece recursos para personalização de sites, configuração de permissões de acesso e integração com outras ferramentas do Microsoft 365.

Vantagens da Intranet no SharePoint

Centralização da Informação: Facilita o acesso rápido a documentos importantes.
Colaboração Eficiente: Permite que equipes trabalhem juntas em tempo real.
Segurança: Configurações de permissão garantem que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis.
Automação de Processos: Fluxos de trabalho automatizados simplificam aprovações e revisões.

Funcionalidades principais do SharePoint

O SharePoint oferece diversas funcionalidades que tornam a construção de uma intranet mais eficiente:

Sites para Grupos: Criação de espaços dedicados para projetos ou departamentos específicos.
Gerenciamento de Conteúdo: Ferramentas para coletar, rastrear e gerenciar documentos.
Integração com Aplicativos: Conexão com outras ferramentas do Microsoft 365, como Teams e Outlook.

Planejamento da Intranet no SharePoint

Um planejamento cuidadoso é crucial para o sucesso da intranet. Aqui estão algumas etapas recomendadas:

Definindo Objetivos e Requisitos

Identifique os problemas que a intranet deve resolver e as necessidades específicas da organização. Isso pode incluir melhorar a comunicação interna ou aumentar a colaboração entre equipes.

Estrutura de Navegação

Manter uma estrutura de navegação clara é fundamental. Utilize hubs e menus intuitivos para facilitar o acesso às informações. A organização hierárquica das permissões também é essencial para garantir que os colaboradores vejam apenas o que é relevante para suas funções.

Criação de Conteúdo Dinâmico

O conteúdo deve ser atualizado regularmente para manter os usuários engajados. Isso inclui notícias, eventos e recursos personalizados. A utilização de elementos visuais como vídeos e infográficos pode aumentar ainda mais o envolvimento.

Melhores Práticas para Construir uma Intranet no SharePoint

Para maximizar a eficácia da intranet no SharePoint, considere as seguintes práticas:

Treinamento dos Usuários: Proporcione treinamento prático para garantir que os colaboradores saibam como utilizar a plataforma.
Feedback Contínuo: Realize testes com grupos pequenos antes do lançamento completo para ajustar a intranet com base nas sugestões dos usuários.
Segurança e Governança: Estabeleça diretrizes claras sobre quem pode acessar e editar conteúdo na intranet

Passo a Passo para Criar uma Intranet no SharePoint

Criar uma intranet no SharePoint envolve várias etapas, desde o planejamento inicial até a implementação e manutenção contínua. Abaixo está um guia detalhado que pode ajudar na construção de uma intranet eficaz usando o SharePoint.

1. Planejamento Inicial

Definindo Objetivos e Requisitos

Identifique os problemas que a intranet deve resolver e as necessidades específicas da sua organização, como melhorar a comunicação interna ou facilitar o acesso a documentos.

Mapeando Processos e Fluxos de Trabalho

Analise como as informações são compartilhadas e os processos atuais de criação e revisão de documentos. Isso ajudará a identificar áreas que precisam de melhorias.

2. Criação do Site

Acessando o SharePoint

Entre no portal do Microsoft 365 (office.com) e selecione SharePoint no iniciador de aplicativos.

Criando um Novo Site

Clique em “+ Criar site” e escolha entre um site de equipe ou um site de comunicação, dependendo das suas necessidades.

Nomeie seu site, forneça uma descrição, selecione as configurações de privacidade e clique em Avançar.

Adicionando Membros

Insira os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que irão gerenciar o site e dos membros que terão acesso.

Adicione membros ao seu site no sharepoint

3. Estruturação da Intranet

Organizando Conteúdo

Crie uma estrutura lógica para a intranet, organizando o conteúdo em sites, páginas e bibliotecas de documentos. Considere a hierarquia da informação para facilitar a navegação.

Definindo Permissões de Acesso

Estabeleça quem terá acesso a quais informações, definindo permissões adequadas para proteger dados sensíveis.

4. Desenvolvimento de Páginas

Adicionando Páginas ao Site

Na página inicial do site, clique em “+ Novo” e selecione Página para criar novas páginas com conteúdo relevante.

Adicione páginas ao seu site no sharepoint

Usando Web Parts

Utilize Web Parts para adicionar diferentes tipos de conteúdo, como texto, imagens, documentos e links. Isso enriquecerá a experiência do usuário na intranet.

5. Personalização da Navegação

Editando Menus

Selecione “Editar” na parte inferior do menu à esquerda para personalizar a navegação do site, adicionando links e ajustando a ordem dos itens conforme necessário.

Edite os menus do seu site no sharepoint

6. Lançamento da Intranet

Testes Piloto

Antes do lançamento completo, considere realizar um piloto com um grupo pequeno para coletar feedback e ajustar a intranet conforme necessário.

Comunicação com os Usuários

Informe todos os colaboradores sobre o lançamento da nova intranet, destacando suas funcionalidades e benefícios

7. Manutenção Contínua

Atualizações Regulares

Mantenha o conteúdo atualizado para garantir que as informações sejam relevantes. Isso inclui revisar regularmente documentos existentes e adicionar novos conteúdos conforme necessário.

Coletando Feedback

Após o lançamento, continue coletando feedback dos usuários para identificar áreas de melhoria e ajustar a intranet conforme necessário

Como o SharePoint Pode Melhorar a Comunicação Interna na Empresa

O SharePoint é uma plataforma poderosa da Microsoft que pode transformar a comunicação interna de uma empresa. Ao criar uma intranet baseada no SharePoint, as organizações podem centralizar informações, facilitar a colaboração e aumentar o engajamento dos funcionários. Abaixo estão os principais aspectos de como o SharePoint contribui para uma comunicação interna mais eficaz.

1. Centralização de Informações

Uma das maiores vantagens do SharePoint é a centralização de documentos e informações. Com todos os dados armazenados em um único local, os colaboradores têm acesso fácil e rápido a políticas, manuais, formulários e outros recursos essenciais. Isso reduz o tempo gasto na busca por informações dispersas e garante que todos estejam utilizando as versões mais recentes dos documentos.

2. Facilitação da Colaboração

O SharePoint permite a criação de sites de equipe personalizados, onde membros de diferentes departamentos podem colaborar em projetos, compartilhar documentos e discutir ideias em tempo real. A funcionalidade de coautoria permite que várias pessoas trabalhem simultaneamente em um mesmo documento, melhorando a eficiência e reduzindo o número de e-mails trocados.

3. Integração com Outras Ferramentas

A integração do SharePoint com outras aplicações do Microsoft 365, como Teams e Outlook, facilita ainda mais a comunicação interna. Os funcionários podem enviar mensagens instantâneas, participar de reuniões e acessar documentos diretamente pela intranet, promovendo um fluxo de trabalho mais coeso e eficiente.

4. Melhoria na Comunicação

Com recursos como blogs internos e quadros de avisos, o SharePoint permite que as empresas compartilhem atualizações importantes e reconheçam o trabalho dos colaboradores. Isso não apenas mantém todos informados sobre as novidades da empresa, mas também promove um senso de comunidade e pertencimento entre os funcionários.

5. Automação de Processos

A automação de fluxos de trabalho no SharePoint simplifica processos como aprovações e revisões de documentos. Isso não apenas acelera a comunicação, mas também garante que as informações sejam tratadas de maneira consistente e eficiente. A possibilidade de criar alertas para atualizações importantes também ajuda a manter os colaboradores informados sem sobrecarregá-los com informações desnecessárias.

6. Aumento do Engajamento dos Funcionários

Uma intranet bem estruturada no SharePoint pode aumentar o engajamento dos funcionários por meio da personalização da experiência do usuário. Cada colaborador pode ter acesso a um painel personalizado com informações relevantes para sua função, tornando-o mais produtivo e motivado.

7. Segurança e Controle de Acesso

O SharePoint oferece robustas funcionalidades de segurança, permitindo que as empresas definam permissões específicas para documentos e sites. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis, aumentando a confiança na plataforma.

Como a Intranet no SharePoint Pode Integrar-se com Outras Ferramentas do Microsoft 365

A intranet construída no SharePoint pode se integrar de maneira eficaz com diversas ferramentas do Microsoft 365, criando um ecossistema digital coeso que melhora a colaboração e a produtividade nas empresas. Abaixo, exploramos como essa integração ocorre e os benefícios resultantes.

1. Integração com Microsoft Teams

O SharePoint se integra perfeitamente ao Microsoft Teams, permitindo que os usuários acessem documentos armazenados no SharePoint diretamente dentro dos canais do Teams. Isso promove uma comunicação mais fluida, pois os colaboradores podem discutir e editar documentos em tempo real sem precisar alternar entre plataformas. Além disso, é possível adicionar links para páginas do SharePoint como guias nos canais do Teams, facilitando o acesso a informações relevantes.

2. Conexão com OneDrive

A integração com OneDrive permite que os usuários sincronizem arquivos do SharePoint em seus dispositivos, garantindo que tenham acesso a documentos importantes mesmo offline. Isso facilita o trabalho remoto e a colaboração, pois os colaboradores podem compartilhar arquivos facilmente e manter a versão mais atualizada em todos os dispositivos.

3. Automação com Power Automate

O Power Automate pode ser utilizado para criar fluxos de trabalho automatizados que conectam o SharePoint a outras aplicações do Microsoft 365. Por exemplo, é possível automatizar processos de aprovação de documentos ou notificações de eventos, economizando tempo e reduzindo erros manuais. Essa automação aumenta a eficiência operacional e permite que as equipes se concentrem em tarefas mais estratégicas.

4. Análise de Dados com Power BI

A integração do SharePoint com o Power BI permite que as equipes criem relatórios e dashboards interativos diretamente nas páginas da intranet. Isso facilita a visualização de dados importantes e ajuda na tomada de decisões informadas, proporcionando insights valiosos sobre o desempenho da organização.

5. Comunicação Através do Viva Engage

O Viva Engage é outra ferramenta que pode ser integrada ao SharePoint para melhorar a comunicação interna. Ele permite que os colaboradores interajam em comunidades, compartilhem atualizações e participem de discussões, promovendo um ambiente mais colaborativo e engajado.

6. Gerenciamento de Tarefas com Planner

A integração com o Microsoft Planner oferece ferramentas para gerenciamento de tarefas dentro do SharePoint. As equipes podem criar planos, atribuir tarefas e acompanhar o progresso diretamente na intranet, centralizando o gerenciamento de projetos e aumentando a transparência nas atividades.

7. Acesso Unificado aos Recursos

Ao conectar o SharePoint a um grupo do Microsoft 365, os colaboradores ganham acesso a uma caixa de correio compartilhada, calendário de equipe e outras ferramentas essenciais em um único local. Isso simplifica a comunicação e o gerenciamento de projetos, tornando mais fácil para as equipes colaborarem efetivamente

Conclusão

A implementação do SharePoint como base para uma intranet corporativa pode transformar significativamente a comunicação interna nas empresas.

Ao centralizar informações, facilitar a colaboração e promover um ambiente seguro, o SharePoint se estabelece como uma ferramenta essencial para organizações que buscam melhorar sua eficiência operacional e engajamento dos funcionários.