KPI no Power BI: saiba como aplicar e explorar de forma eficaz
A união entre KPI e Power BI é uma das formas mais poderosas de analisar o projetado e o realizado ao longo do ano. Isso porque, com os dados em mãos, é possível recalcular rotas a tempo e colher insights importantes.
Ainda nesse contexto, os insights proporcionados a partir dessa combinação são essenciais, inclusive, para guiar a empresa nos próximos anos por meio de seus planejamentos estratégico e orçamentário.
Como sabemos, o mercado tem exigido, cada vez mais, que as empresas se orientem por dados para que haja tomada de decisões mais assertivas e em um curto período. E quem se adapta a esse cenário tem grandes chances de sair na frente da concorrência.
Dados contam histórias, e é preciso ler essa história por meio de recursos que tornem a análise e apresentação a mais clara e intuitiva, respetivamente. Por isso, os indicadores atuam de forma muito importante nesse processo.
Mas para colher bons resultados com os KPIs no Power BI, é preciso entender como ambos funcionam e se complementam. Por isso, neste artigo, você verá como beneficiar sua empresa com ambos e como aplicar e analisar, de forma eficaz, essas informações!
O que é KPI?
KPI, ou Key Performance Indicator (Indicadores-chave de Desempenho), são métricas que avaliam e monitoram o desempenho de uma empresa a fim de garantir o cumprimento dos objetivos traçados no planejamento estratégico.
Em Business Intelligence, os KPIs são integrados como forma organizar os dados e o facilitar acompanhamento em tempo real, favorecendo a tomada de decisão mais rápida e a garantindo que os passos diários estão de acordo com o planejado.
Além disso, a integração de KPIs em ferramentas de BI favorecem aprimoramento de processos e dos próprios KPIs, contribuindo para que o processo melhore cada vez mais e que as análises se tornem mais precisas e rápidas.
Importância dos KPI’s para empresas
O acompanhamento dos KPIs é fundamental para uma boa gestão da organização e de seus processos como um todo. Outro ponto importante é a garantia de que líderes tomem decisões assertivas por meio de dados, de forma analítica e racional.
Dessa forma, o foco é maior e é possível ter mais clareza do que corrigir ou dar continuidade. Portanto, o acompanhamento de KPIs favorece a sintonia de todos rumo aos objetivos da empresa.
Para além disso, podemos destacar outros pontos importantes como:
Acompanhamento assíduo do desempenho da empresa
Com os indicadores, é possível acompanhar o progresso de forma assídua, favorecendo a correção imediata de falhas tanto processuais quanto de estratégias definidas anteriormente.
Transparência e clareza dos objetivos
A transparência é, com certeza, um dos pontos mais importantes na implantação de KPIs nas empresas. Isso porque, com o acesso aos dados, há o entendimento geral do que se quer e do que é preciso fazer para alcançar os resultados e uma melhora da comunicação entre equipes.
Engajamento geral
O reconhecimento da importância dos indicadores em todos os níveis da organização, independente do setor, favorece um ambiente de pertencimento e de importância no processo, além de coordenação.
Outro ponto positivo que podemos citar com relação ao engajamento da empresa é que, por meio desse acompanhamento, é possível identificar e corrigir possível falhas que podem atrapalhar o alcance das metas.
Crescimento sustentável
Acompanhando seus KPIs, as empresas sabem em que pontos acertaram e o que precisa ser corrigido, favorecendo a adaptação em meio a um mercado que, sabemos, está cada vez mais volátil e competitivo.
Dessa forma, é possível ter um crescimento sustentável à medida que as estratégias são executadas de curto a longo prazo.
Como os KPIs funcionam no Power BI?
Quando aplicados no Power BI, os KPIs se tornam mensuráveis e acessíveis por meio da transformação de dados em elementos visuais, como gráficos e mapas, como veremos ao longo do artigo.
Dessa forma, a análise de torna mais rápida e precisa, enquanto a identificação de riscos, oportunidades ou até mesmo problemas ficam, literalmente, mais visíveis e fáceis de serem rastreados.
E quando falamos da estrutura dos indicadores na ferramenta, ela é dividida em três partes:
Portanto, a análise e acompanhamento de indicadores no Power BI é pensada na experiência do usuário e de sua necessidade a fim de garantir que os valores e suas representações, independente do formato, sejam as melhores possíveis.
E alguns dos benefícios desse acompanhamento na plataforma é a visualização clara do que se quer ver, a atualização em tempo real das informações, interação e personalização dos dados.
Como criar KPIs no Power BI?
Aplicar KPIs ao Power BI facilita a visualização e acompanhamento de dados importantes e vitais para a empresa. Por isso, a seguir, você verá como é feito esse processo:
1. Estruture seus KPIs
Antes de qualquer coisa, é preciso estruturar seus KPIs de acordo com os objetivos traçados em seu planejamento estratégico. Portanto, garanta que eles estejam alinhados com os objetivos da empresa. Feito isso, está na hora de ir para o Power BI!
2. Organização e preparação dos dados
Primeiramente, importe os dados por meio da opção ‘Obter Dados’ e selecione a(as) fonte(es) de dados. Em seguida, modele os dados por meio de sua limpeza e organização, além de fazer relações caso necessário.
3. Estruture medidas
No Power BI, medidas são os cálculos aplicados em seus KPIs e que ajudarão a tornar os dados mais claros por meio de DAX, uma linguagem de fórmula aplicada no sistema para cálculos e análises complexas e avançadas.
Para isso, vá até ‘Dados’ e selecione qual tabela gostaria de aplicar a medida. Em seguida, na barra onde as fórmulas são aplicadas, digite a fórmula DAX para sua medida.
A estrutura dessa fórmula segue o seguinte padrão:
Total = SUM(Tabela[Do que])
Para saber mais sobre fórmulas DAX e como aplicá-las no Power BI, acesse nosso artigo sobre função DAX.
4. Crie seus KPIs
Feita essa parte introdutória do processo, está na de aplicar seus KPIs na plataforma para que sejam analisados e acompanhados.
Para isso, clique sobre a opção ‘Relatórios’ e selecione, no painel de visualizações, ‘KPI’. Em seguida, crie um indicador arrastando a medida criada anteriormente para ‘Indicador’. Por fim, crie também uma medida para o valor alvo.
5. Formate e personalize os KPIs
Por fim, está na hora de deixar seus KPIs carinha mais apresentável, para facilitar a análise. Para isso, clique no visual do KPI e formate no painel.
Escolhendo a melhor visualização para diferentes KPIs
Além de saber o passo a passo de como criar KPIs no Power BI, é importante saber qual o melhor modelo de visualização deles. Esse processo é importante para garantir que todos os dados estão o mais claro e visual possível.
Vale lembrar que a escolha desse modelo varia de acordo com o dado e a sua intenção, por isso, tenha em mente essa questão durante o processo.
A seguir, você confere algumas dicas de como escolher modelos para diferentes KPIS:
Valores absolutos e comparação simplificada
Nesse caso, os indicadores visuais são os mais indicados, pois mostram o próprio indicador, o valor alvo e seus status. Dessa forma, por exemplo, é possível visualizar a comparação entre meta e realizado, por exemplo.
Identificação de tendências e evolução em determinado período
Barra evidencia o valor, atribuindo a atenção para cada um dos elementos visuais, atendendo muito bem a comparação de categorias específicas.
Já a opção de linha é recomendada para analisar a tendência e variação entre dado. Portanto, pode ser aplicada para demonstrar série temporais, com dados de meses e anos.
Demonstração de valores e categorias
Para demonstrações de valores e categorias, que possuem dados detalhados, as tabelas e matrizes são as indicadas. Além de conseguir utilizar a tabela crua, há também a opção de aplicação de mapa de calor que irá mostrar, por meio da intensidade das cores, os menores e maires números apresentados.
Mapas, localizações e distinção de informações
Nessa função temos o mapa e o mapa de calor. O mapa é recomendado para mapas geográficos, como quando precisamos indicar as regiões onde há mais ou menos venda, por exemplo. Aqui, a representação é mais crua.
Por outro lado, o mapa de calor, por meio da intensidade das cores, destaca dados de menor e maior tamanho. Por isso, quanto mais escuro, mais informação ou movimentação, e quanto mais claro, menor o impacto.
A função de mapa de calor é ótima e muito utilizada para storytelling de dados nessa categoria.
Proporção
No caso de representação de proporção, é legal apostar o gráfico em pizza. Isso porque ele demonstra frações de um todo e de poucas categorias e com valores não muito próximos, facilitando a distinção de informação e a própria visualização.
Nesse caso, evite dados com muitas categorias, pois ela atrapalha a visualização real e o entendimento da dimensão. Caso haja muitas categorias a serem trabalhadas, opte pelo gráfico de colunas.
Nesse contexto, também há a possibilidade de aplicação do gráfico de rosca. Aqui, é possível ver como as fatias impactam na proporção de cada categoria.
Progresso
No contexto de progresso, os gráficos de termómetros e Bullet se encaixam perfeitamente. Enquanto o do tipo termômetro ajuda a visualizar o progresso por meio de um valor atual preenchida por uma cor.
Por outro lado, o do tipo Bullet é indicado para representar o desempenho com relação a meta, além de destacar uma faixa com o aceitável.
Por isso, ambos são ótimos para demonstrar o progresso de uma meta, valor atual e pretendido e uma faixa de classificação de desempenho, como ruim, bom e ótimo.
Exemplos de KPIs no Power BI
Os KPIs podem ser aplicados em todos os setores de uma empresa, o que abre um leque muito grande de possibilidades de indicadores. A seguir, você confere alguns exemplos de KPIs que podem ser utilizados por sua empresa no Power BI:
Vendas
Em vendas, há uma grande gama de indicadores que podem ser analisados e acompanhados por uma empresa. Entre alguns deles podemos citar:
Número de clientes
Aqui, o indicador é o de contagem de novos clientes, enquanto a meta é o número alvo de clientes. Nesse caso, o acompanhamento deve ser de mensal a trimestral.
Crescimento de vendas
Nesse contexto, o indicador é a contagem de novos clientes adquiridos, a meta é a taxa de crescimento alvo e a frequência de análise é de mensal a trimestral.
Marketing
Já em marketing, alguns indicadores que podem ser explorados pelo setor são:
Taxa de conversão
O indicador usado aqui é o de contagem de novos clientes adquiridos, a meta é o número alvo de novos clientes e o acompanhamento é de mensal a trimestrais.
Taxa de cliques
Aqui, o indicador a ser usado é o que compara o percentual de pessoas que clicaram ou apenas visualizaram um anúncio, com meta de percentual de cliques esperados e a frequência de avaliação varia entre mensal e trimestral.
RH
O RH também pode se beneficiar do uso de indicadores para diversas análises, e algumas delas são:
Turnover ou rotatividade
O indicador trabalhado aqui seria o de percentual de funcionários que saem da empresa em determinado período, com meta de taxa de rotatividade pretendida e a frequência de análise é mensal ou trimestral, dependendo da necessidade.
Satisfação dos colaboradores
Aqui o indicador é o que mede a pontuação de satistação dos funcionários contra a meta de nível de satisfação pretendido e o acompanhamento é de mensal a trimestral.
Customer Experience
Por fim, a área de Customer Experience pode utilizar dos seguintes KPIs para analisar sua operação:
Churn
O indicador aqui mede a taxa de clientes que deixam a empresa em determinado período contra a meta de churn estabelecida pela empresa naquele ano. Aqui, a avaliação é de mensal a trimestral.
NPS (Net Promoter Score)
Esse importante elemento usa o indicador que mede a lealdade do cliente com base no quanto ele recomendaria a empresa contra uma taxa de NPS estabelecido. A avaliação pode ser feita de forma trimestral
Como vimos acima, a possibilidade de explorar indicadores no Power BI é muito grande. Por isso, quando bem estruturados, os KPIs e sua análise se tornam de grande valia para empresas que querem ser orientadas por dados e estar a par de tudo o que acontece no dia a dia.
Conclusão
Nas mãos de gestores e do alto escalão das empresas, os KPIs são uma fonte rica de informações e insights. Isso porque proporcionam uma fonte segura de informação e que é atualizada enquanto as operações da empresa estão rodando diariamente.
Se antecipar aos erros e identificar oportunidades valiosas é possível com os indicadores e plataformas certas. E essa é uma necessidade cada vez mais latente no mercado, as decisões precisam ser tomadas com base em dados e de forma racional.
E as empresas que tiverem essa percepção e a cultura de dados fortalecida terão mais facilidade para enfrentar adversidades e aproveitarão, da melhor forma possível, oportunidades que podem ser de grande valia e, até mesmo decisivas.
Por isso, caso você ainda não tenha essa cultura de dados em sua empresa, é possível iniciá-la com ferramentas como Power BI.
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