RPA: O que é e como funciona - Guia completo

Sua empresa ou seu negócio buscam melhorar a qualidade, produtividade e ainda assim, reduzir custos? Vocês perdem tempo com atividades manuais, repetitivas e de alto volume?

O time perde tempo com atividades que não agregam valor, mas precisam ser feitas, enquanto não tem tempo para pensar em melhorias ou realizar atividades mais analíticas? Seu processo vai sofrer um aumento de demanda, mas não pode aumentar o tamanho da equipe? Sua empresa quer fazer uma transformação digital e não sabe por onde começar?

Se a resposta para alguma das perguntas anteriores foi “sim”, esse artigo vai te mostrar como resolver. Se em nenhuma delas a resposta foi positiva, continue lendo porque você com certeza vai se deparar com alguma dessas situações um dia: esteja pronto!

Direto ao ponto: a melhor maneira de conseguir resolver esses problemas, é investir em automação robótica de processos e esse artigo vai falar sobre o que está “no hype” – RPA (Robotic Process Automation). E se o seu objetivo é redução de custos, calma! Você vai ver aqui também que esse investimento cabe no seu orçamento, tem retorno imediato e ainda te trará muitos benefícios – além da economia.

O RPA vai trazer o aumento de produtividade e redução de custos para impulsionar os negócios: essa tecnologia é um software usado para executar tarefas baseadas em regras, ajudando a transformar processos e negócios.

RPA: O que é?

O RPA (Robotic Process Automation), em português automação robótica de processos é novidade para muitas pessoas.

É difícil precisar quando essa tecnologia surgiu, mas segundo Andrade (2022), o movimento teria tomado força por volta dos anos 2000. Se você conhece bem Excel, já ouviu falar em VBA e macros. Isso mostra o quanto existiu um esforço para automatizar atividades manuais, para que pessoas e empresas pudessem focar em atividades mais analíticas e com maior valor. Nesse contexto favorável, surgiu a robotização de processos.

Deste modo, o RPA é um “robô” ou “funcionário virtual” criado por desenvolvedores ou usuários de software, que pode reproduzir qualquer atividade manual digital baseada em regras. Ele não é um robô físico. É um script (códigos de computador) que roda em uma máquina, simulando a ação de um ser humano durante a execução de suas tarefas: pode ser utilizado desde coisas simples, como enviar e-mails, até mais complexas, como automatizar tarefas em um ERP (sistema de gestão empresarial), sistemas legados, etc.

É importante mencionar que o RPA não deve ser confundido com Inteligência artificial: ele não tem capacidade de aprender sozinho, ele executa aquilo que é programado, conforme as regras estabelecidas da atividade/processo – por isso ele é usado para automatizar processos baseados em regras.

Atividades diárias que demandam tempo da equipe, como conferências de dados financeiros, elaboração de comprovantes e administração de folhas de pagamentos, podem ser todas executadas por robôs.

Então a automação robótica de processos vai substituir o trabalho do ser humano? A resposta é NÃO! É preciso ter em mente, sempre, que o RPA auxilia nas atividades rotineiras NÃO PENSANTES. Ele vai auxiliar as equipes com as atividades que não necessitam análise nem crítica – que em geral são a maioria e as que demandam mais tempo – e com isso os colaboradores poderão dedicar seu tempo a atividades mais estratégica: melhoria de processos, análise de desvios, etc.

Em resumo, o objetivo do RPA é agilizar e automatizar tarefas consideradas repetitivas, operacionais e em massa em uma empresa

RPA: Como funciona?

Anteriormente, foi explicado que a automação robótica de processos é um script. Aprofundando um pouco mais, o RPA funciona como um software, que é comandado por código. Essa codificação, de maneira geral, é feita por desenvolvedores, mas também pode ser utilizada pela área de negócio – para que eles criem seus próprios robôs.

Esse código executa funções pré-programadas: por isso foi repetidamente mencionado nesse artigo que ele executa tarefas baseadas em regras, pois ele não tem autonomia para tomada de decisões, apenas as baseadas em regras que já tiverem sido mapeadas e tratadas no código.

A ação do RPA é normalmente no front-end, pois não alteram a estrutura dos softwares – em implantações de robô, raramente o time de TI solicita que sejam realizadas gestão de mudança, tendo em vista que não há alterações sistêmicas. Ele executa os comandos na superfície mais próxima do usuário final, a interface do sistema, mas com total precisão, sem taxas de erros e 100% automatizado, sem necessidade de intervenção humana. O objetivo é tornar o processo o mais otimizado e independente possível.

Ainda em dúvida se RPA é pra você, sua empresa e/ou seu negócio?

A resposta é: sim! Que negócio não teria benefícios acelerando seus processos, eliminando erros, reduzindo esforço?

Antes de investir em RPA, saiba que o grande diferencial entre ele e a automação convencional, é que o RPA é autônomo. Enquanto a automação tradicional necessita de intervenção humana e é menos flexível, o RPA possui maior capacidade de adaptação e pode executar tarefas que dependam de decisões simples baseadas em regras. Ele é uma tecnologia versátil, capaz de ser encaixada em vários processos e setores, independente do ramo ou do tamanho da empresa.

Até aqui ficou bem claro que RPA é pra todo mundo: toda empresa possui atividades manuais e repetitivas, que são necessárias e demandam esforço do time para execução. Qual empresa não gasta tempo lançando notas, enviando pedido, realizando pagamento de folha etc.?

A Gartner, empresa que é referência mundial em pesquisa e consultoria em tecnologia da informação, apresentou uma pesquisa do mercado de RPA no mundo. Segundo a empresa, a receita global do mercado de software de Automação Robótica de Processos (RPA), deve atingir cerca de US$2,9 bilhões em 2022 – aumento de mais de 19% em relação à 2021.

Cathy Tornbohm, analista e VP da Gartner, esse crescimento previsto é maior do que o do mercado de software todo. Segundo ela, “as organizações estão aproveitando as soluções de RPA para acelerar iniciativas de automação de processos de negócios e seus planos de transformação digital, vinculando seus sistemas legados a seus sistemas digitais para melhorar a eficiência operacional”.

Tendo todas essas informações, concluímos que RPA é o futuro de todos os negócios, seja ele de qualquer setor e tamanho. Deste modo, até as pequenas empresas não podem ficar de fora dessa onda de automação.

RPA: Características e benefícios

A principal e talvez mais importante característica do RPA que se deve ter em mente é que os robôs se adaptam a diferentes fluxos de trabalho, desde que sejam bem definidos e mapeados.

Além disso, eles trabalham em qualquer interface e não alteram nada nos seus sistemas – isso justifica o fato de a automação robótica de processos permitir o retorno sobre investimento muito rápido, visto que não necessita de custos extras com melhorias e alterações sistêmicas.

O RPA é uma solução perfeita para tarefas manuais e demoradas – como entrada de dados – que demandam em geral muito tempo e vários cliques quando executada manualmente. Os robôs executam essas tarefas em fração de segundos, economizando tempo e dinheiro.

Resumidamente, a implantação de RPA pode solucionar problemas que possuem processos repetitivos, demorados, com alto custo e índice de erros.

Nem todos os processos podem ser automatizados, mas são indicados para o RPA:

processos manuais repetitivos;
com regras e fluxos de trabalho definidos;
maduros;
e com alta frequência de acontecimento.

Ao implantar bots (robôs de para RPA) para executar tarefas rotineiras, as empresas podem priorizar atividades e projetos que exigem análise humana.

Existem outras vantagens em investir em técnicas que dispensam a execução manual de tarefas, como:

A redução do tempo de produção;
A permissão do gerenciamento de processos;
A redução de custos;
A eliminação de erros;
A elimina o retrabalho;
A escalabilidade;
A proteção de dados;
A integração entre sistemas;
E a melhoria da experiência do cliente.

Com base nas características citadas que um processo deve possuir para ser automatizado com RPA, abaixo listamos alguns exemplos práticos:

Imobiliária – acesso a dados de sistemas governamentais (para troca de titularidade, etc);
Financeiro – pagamento de adiantamento de despesas de viagens e despesas diversas;
Recurso humanos – admissão de pessoal e pagamento de folha;
Seguros – consulta de dados de cliente para renovação;
Geral – cadastro de novos funcionários ou clientes; troca de dados entre sistemas.

RPA: Ferramentas para automação e funcionalidades

Além da criação do próprio bot, as ferramentas de RPA também possuem as seguintes funcionalidades:

Gravação de fluxo de trabalho: permitem que o usuário grave a execução do processo manualmente;
Integração com sistemas de negócio: as ferramentas RPA tem capacidade de integrar e trabalhar em conjunto com ERPs, CRMs, etc;
Análise de desempenho: fornece painéis automáticos para gestão do processamento dos bots.

Há diversas soluções e opções de software no mercado para implantação de RPA. A revista Gartner cria anualmente o quadrante mágico (figura abaixo), onde ranqueia as principais tecnologias do mercado:

Antes de definir qual software adquirir, é importante entender que cada um possui seu formato, linguagem, particularidades etc. – não existe padrão entre os softwares. Por isso, deve-se verificar cada uma das possibilidades selecionadas, e se possível, realizar uma prova de conceito – para garantir que todos os recursos oferecidos pelo software funcionarão no ambiente do seu negócio. Outras características importantes que seu software RPA deve possuir são:

Facilidade de configuração – opte por plataformas de código simplificado, ou que seu time de desenvolvimento tenha familiaridade;
Orquestração e administração – avalie se o software te permite orquestrar a execução de várias automações, agendar e monitorar os bots;
Plataforma low-code – que possuem uma caixa de ferramentas que permite arrastar e soltar as atividades, sem necessidade de escrever muitas linhas de código.

Além da análise das características, é importante avaliar as particularidades de cada tecnologia, para certificar o quão aderente às necessidades do negócio ela estará: se seu negócio utiliza CITRIX, por exemplo, algumas tecnologias podem apresentar complicações ou impedimentos para automação.

Dentre os softwares citados, destacamos aqui dois que possuem características bem atraentes para quem deseja iniciar a jornada de automação:

UiPath – a mais usada no mercado, sendo fácil encontrar treinamentos e fóruns para tirar dúvida e trocar experiencias. Ela fornece soluções em automação de área de trabalho, automação da web, automação de GUI (Interface de Usuário), captura de tela, automação Citrix, automação de mainframe, automação SAP, automação do Excel e gravador de macro.

Microsoft Power Automate – a Microsoft é uma das principais fornecedoras de RPA e está entre os líderes de tecnologia de ponta. Assim, se sua empresa possuir licenças do Office 365, automaticamente você poderá utilizar o Power Automate.

Se vai contratar uma consultoria para implantação, certifique-se que eles possuem certificações na tecnologia escolhida e o portfólio de automações já desenvolvidas. Essa é uma boa opção para quem deseja ter um retorno rápido do investimento e não deseja arriscar.