Data Driven: como promover uma cultura orientada por dados?

Quando falamos em cultura organizacional, estamos nos referindo a um conjunto de crenças,  valores e comportamentos que formam a identidade de uma empresa. Com a transformação digital, a cultura das organizações também sofreu mudanças, incorporando o que chamamos de Data Driven.

Quer entender como esse conceito funciona na prática e se inspirar em grandes empresas que estão obtendo sucesso?

Preparamos um guia completo sobre o assunto para você começar a pensar na implementação desde já. Confira a leitura abaixo.

O que é uma cultura Data Driven?

Podemos dizer que o Data Driven é uma cultura que utiliza informações embasadas por números para a tomada de decisões dentro de uma organização.

O Data Driven usa dados coletados e analisados para gerar informações que guiarão o planejamento estratégico da organização. Dessa forma, a gestão deixa de ser orientada somente pela intuição e experiência adquirida, e passa a ser feita a partir de fontes confiáveis.

A cultura orientada por dados é uma ciência multidisciplinar e utiliza métodos científicos, processos e algoritmos para extrair conhecimentos dos dados de um negócio.

Assim, é feita a análise computacional a partir de um grande volume de dados, como o Big Data, para prever e antecipar possíveis problemas, propondo soluções. Para esses insights, são utilizadas tecnologias em inteligência artificial e machine learning.

Apesar de ainda ser uma transformação digital tímida no Brasil, o uso de dados em empresas é reflexo de um movimento internacional de gestão e aponta caminhos promissores.

Vale lembrar, no entanto, que a incorporação desse tipo de ferramenta não acontece do dia para a noite. É preciso muito estímulo dos gestores, além de investimentos em treinamento e desenvolvimento de pessoas.

Para que o Data Driven seja implementado com sucesso, todos os profissionais precisam entender a importância da postura, incorporando o uso de dados em processos nos mais variados setores.

Data Driven aplicado ao RH

Empresas que utilizam a cultura de dados organizam seus processos, estratégias e métricas a partir de informações reais em todos os níveis da organização, desde a execução de tarefas cotidianas até a gestão de pessoas.

Dentro do departamento de RH, a cultura de dados é utilizada por meio do People Analytics, uma ferramenta de coleta, organização e análise de dados sobre processos e colaboradores que auxilia a antecipar tendências e aprimorar a gestão estratégica.

Com esse nível de tecnologia, o RH pode analisar profundamente o capital humano, entendendo aspectos como o engajamento, a produtividade e a satisfação dos colaboradores. Além disso, ele pode identificar fatores que podem impactar negativamente nos resultados da empresa.

Por meio da coleta e do cruzamento de informações, o RH consegue investigar problemas. Alguns deles: produtividade, engajamento, dificuldades de retenção, excesso de absenteísmo, queda de satisfação, entre outros.

O método pode ser utilizado em diferentes processos do setor, trazendo melhorias para o recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, clima organizacional, performance e retenção.

Quais os desafios de implementar o data driven?

O ser humano é, por natureza, resistente à mudanças. Por conta disso, nem sempre é simples sair de uma zona de conforto e aplicar novas metodologias que parecem, à primeira vista, muito complicadas de assimilar.

Além disso, é comum que as organizações tenham a visão equivocada de que “em time que está ganhando, não se mexe”.

Por conta disso, existem alguns entraves na hora de implementar uma nova visão de negócios. Enquanto os velhos métodos vão sendo reproduzidos sem questionamento, a inovação acaba perdendo espaço dentro das organizações.

Essa resistência em trabalhar com dados de forma mais estratégica reflete em uma perda considerável de competitividade, além de outros benefícios que abordaremos mais à frente.

A seguir, listamos alguns dos principais desafios de adesão dessa cultura, confira.

Baixa abrangência

Um dos principais pontos para que uma empresa tenha sucesso na cultura orientada por dados é a abrangência. É preciso que todo o time esteja comprometido na transformação.

Muitas vezes, no entanto, apenas um setor da companhia é envolvido, o que compromete o uso das informações. Dessa forma, é importante que a gestão do negócio estimule a integração entre os departamentos.

Aversão a números

Pessoas que têm facilidade com números e gostam de lidar com cálculos ainda são uma minoria. Essa dificuldade e até mesmo a aversão a números pode ser um dos desafios da implantação do data driven.

Mesmo que a empresa esteja determinada a implementar uma gestão baseada em dados, se todo o time não estiver preparado para lidar com números, pode ser muito difícil extrair todos os benefícios do uso de métricas.

Questões culturais

A cultura organizacional vai muito além da missão, visão e valores disponibilizados em um site ou documento. Ela é construída dia a dia pelo comportamento e diretrizes incentivadas dentro da organização.

Dessa forma, a inovação não poderá ser implementada do dia para a noite se a empresa não tem ela como parte dos valores já estabelecidos. Uma mudança de cultura é primordial para o amadurecimento de um negócio, mas é preciso tempo e planejamento para que a transformação realmente ocorra.

Visão conservadora

Esse é um dos principais desafios quando falamos sobre empresas que já estão estabelecidas há muito tempo no mercado. Nesses casos, fazer uma diretoria com visão conservadora entender e assimilar as novidades digitais pode ser bastante complexo.

Inserir novos hábitos em processos que já estão estabelecidos há anos não é simples, principalmente quando eles envolvem muito trabalho. No Brasil, o data driven ainda caminha a passos lentos e é preciso um amadurecimento, tanto dos profissionais, quanto do mercado. Por conta disso, a inovação ainda é vista com resistência, mesmo em grandes empresas.

Sentimento de ameaça

Outro desafio comum na aplicação da cultura de dados é a falta de informação a respeito da tecnologia. Muitas pessoas ainda acreditam que a inteligência artificial vem para substituir o capital humano, dessa forma, elas se sentem ameaçadas por novas ferramentas.

É comum que gestores mais conservadores sintam que sua trajetória profissional, construída com base na inteligência e no feeling, está sendo colocada à prova pelos números, e assim, criam uma resistência à mudança.

É importante entender, portanto, que a cultura orientada por dados vem para auxiliar na tomada de decisões estratégicas, contudo, a tecnologia não é capaz de tomar essas decisões, ela apenas traz os dados e informações relevantes para facilitar a gestão.

Assim, o capital humano ainda é a parte mais importante do negócio, já que, somente ele, saberá o que fazer com as informações coletadas e analisadas.

Quais os benefícios do data driven?

O uso de dados na gestão da empresa auxilia em diversos fatores, tornando os processos mais integrados, otimizados e ágeis. Além disso, auxilia em um posicionamento mais proativo, ajudando os gestores a prever problemas e planejar ações estratégicas.

A seguir, listamos outros benefícios de implementar o data driven na sua organização.

Inovação

A cultura orientada por dados é um primeiro passo para fomentar a inovação dentro das organizações. O uso dos dados de forma analítica dentro de diversos setores permite que os profissionais gerem mais insights para a aquisição de novas tecnologias e um ambiente de constante inovação.

Retorno de investimento

A coleta e análise de dados também tem um impacto importante nas finanças do empreendimento, trazendo um rápido retorno do investimento.

Isso porque, as decisões deixam de ser tomadas com base em achismos e passam a ser embasadas por meio de dados sólidos, coletados em tempo real de forma inteligente.

Planejamento

Os dados também dão maior previsibilidade à gestão, já que permitem uma análise aprofundada de causa e efeito, ajudando os departamentos a entenderem as influências de diferentes fatores em um evento ou indicador.

Dessa forma, fica mais fácil ter sucesso no planejamento de ações e evitar possíveis erros que poderiam impactar negativamente nos resultados do negócio.

Competitividade

O data driven é uma forma de adquirir vantagem competitiva no mercado e se destacar em meio a concorrência. Com uma política sólida é possível tomar decisões com maior embasamento, melhorar a gestão de riscos, reduzir gastos e aumentar a receita do negócio.

Além disso, a cultura de dados ajuda a proporcionar uma melhor experiência para gestores, equipes e acionistas, que terão acesso à informações relevantes em uma única plataforma de forma unificada e integrada, garantindo uma melhor atuação no mercado.

Como incentivar a cultura de dados na empresa?

Como vimos, é comum que gestores e até mesmo diretores apresentem alguma resistência na implementação de novas tecnologias e na cultura de dados.

Dessa forma, os gestores que desejam promover essa mudança dentro das organizações devem saber que existe um grande desafio pela frente e que é preciso estimular a mudança de forma eficiente.

A seguir, listamos algumas ações que podem funcionar como um estímulo para essa transformação, confira.

Envolva toda a equipe

A cultura de dados não pode ser vista dentro do negócio como responsabilidade de um único profissional ou departamento. Ela deve ser uma parte importante da cultura organizacional e deve ser implementada em operações diárias de toda a equipe.

Dessa forma, não adianta tentar convencer apenas uma parte do time e restringir as informações. É importante envolver todos os colaboradores desde a implantação, fornecendo treinamento e conhecimento para que todos consigam entender as possibilidades da ferramenta.

Não desanime no primeiro “não”

No início, a resistência pode ser comum, principalmente para empresas que estão há muitos anos fazendo as coisas da mesma forma. Assim, esteja pronto para uma barreira inicial, mas não desanime ao ouvir o primeiro não.

É importante estar preparado e munido de informações para manter uma comunicação clara em relação à importância da mudança. Tenha em mente que as pessoas se tornam mais dispostas a aceitar mudanças quando sentem que fazem parte de algo maior.

Selecione as métricas principais

Tentar utilizar a análise de dados em toda a organização desde o início pode ser muito complicado, o que pode acabar dificultando o processo e até mesmo desestimulando os gestores na implementação.

O ideal, portanto, é propor a aplicação, inicialmente, nas áreas mais relevantes da empresa, focando nas métricas principais.

Outra dica é optar por iniciar com equipes que precisam de auxílio ou que estão sofrendo com números baixos. Esses times costumam estar mais abertos e podem ajudar você a divulgar a ferramenta em outros setores.

Promova a transparência

A transparência de informações é um dos principais benefícios de uma cultura orientada por dados. Assim, ela deve ser incentivada desde antes da implementação para estimular os profissionais a seguirem esse comportamento.

Essa atitude deve ser encabeçada por um líder para garantir mais eficiência e é importante abrir dados e informações para que toda a equipe entenda que seus esforços contribuem para o todo.

Utilize o treinamento para democratizar as informações

O ideal é que a democratização das informações não seja somente sobre os dados coletados, mas também sobre as ferramentas de coleta e eventual análise.

Todos os departamentos devem conhecer as ferramentas e é importante que todo o processo seja levado a um nível simples e acessível para as pessoas que terão contato com as informações.

O RH, portanto, deve focar em programas de treinamento e desenvolvimento que ajudem gestores e colaboradores de diversas áreas a compreender e trabalhar com dados de forma fácil e simplificada.

Essa democratização é fundamental para garantir uma empresa realmente focada em inovação e que oriente suas ações com base em tecnologia e análise de dados.

Como escolher a melhor ferramenta?

Depois de entender a importância dos dados na gestão e incentivar o uso dentro da empresa, é o momento de escolher as ferramentas certas para iniciar a implementação da melhor forma e transformar os dados coletados em resultados.

O mercado oferece uma variedade de ferramentas que auxiliam na coleta e análise de dados com valores acessíveis e uma usabilidade simples. Essas ferramentas ajudam a acelerar os processos de tomada de decisões com reports em tempo real, dashboards e outras soluções inteligentes.

Na hora de escolher a sua, vale a pena ficar de olho em alguns pontos importantes.

Performance

O primeiro ponto a observar é a funcionalidade do sistema. Ele deve ser rápido e eficiente na gestão de dados e disponibilizar relatórios e informações de forma confiável e concisa.

Usabilidade

Como os colaboradores terão contato frequente com a ferramenta, é importante que a interface seja amigável e simples de utilizar. Todas as informações devem ser alcançáveis para o usuário que tiver acesso à elas, sem que ele precise perder muito tempo buscando.

Histórico da empresa

Esse é um fator importante que precisa ser levado em conta, afinal, estamos falando de dados sensíveis que não podem cair nas mãos de qualquer pessoa. Dessa forma, busque por empresas reconhecidas no mercado e investigue se o software é realmente confiável.

Integrações

Contratar diversas empresas para a gestão é um trabalho que exige muito mais tempo e recursos para a gestão. Sendo assim, dê prioridade para ferramentas que ofereçam tudo o que você precisa de forma integrada e em um mesmo local.

Quando todos os dados estão centralizados em uma única plataforma, a gestão se torna muito mais ágil, o suporte fica mais simplificado e o investimento gera um melhor custo-benefício.

Custos

Na hora de avaliar os custos da ferramenta, lembre-se também de colocar no papel outros gastos relacionados, como treinamento da equipe, licenças e personalizações.

Classificação de informações

Por fim, verifique qual a capacidade de coleta de dados da solução e se ela organiza essas informações para então analisá-las. O sistema deve ter a capacidade de fazer essa classificação de forma intuitiva e customizável, para atender às demandas específicas da organização.

Como utilizar dados de forma estratégica?

Apesar das ferramentas de data driven serem essenciais para promover a cultura de dados, é importante entender que só elas não bastam, afinal, mais do que ter dados tratados, é preciso saber o que fazer com eles.

A lição mais importante é entender que os dados de nada adiantam se forem, simplesmente, guardados em uma gaveta. Imagine que você, por exemplo, levantou uma informação importante sobre quais colaboradores são mais produtivos e quais os pontos em comum entre eles.

Com esses dados, o departamento de RH pode criar, por exemplo, perfis de candidatos ideais para otimizar os processos de recrutamento e seleção. 

E claro que, para que esse tipo de insight aconteça, é essencial investir em treinamento e capacitação de pessoas, para eliminar barreiras no uso das ferramentas e garantir mais eficiência nos processos.

Além disso, vale a pena investir em profissionais especializados em análise de dados em todos os níveis da companhia.

Outras dicas importantes para utilizar os dados de forma estratégica são:

• faça as análises levando em conta o histórico de períodos anteriores e os fatores que levaram a esses resultados;
• escolha métricas mais amplas e não se foque em apenas um time;
• identifique os indicadores chave essenciais para cada departamento e busque trabalhar os dados referentes a eles;
• utilize os dados coletados e analisados para planejar os direcionamentos do negócio;
• faça previsões com base nas informações para antecipar problemas e tomar decisões rápidas.

Cases de sucesso de empresas data driven

Apesar da cultura de dados já ser uma realidade para muitas organizações, muitas empresas ainda têm dificuldade em entender como esse tipo de processo funciona na prática e quais os ganhos reais que ele pode oferecer para o negócio no dia a dia.

Para facilitar a compreensão do assunto, trouxemos 4 cases de sucesso de grandes empresas que apostaram no Power BI e no data driven para unificar processos e integrar colaboradores de forma eficiente e ágil.

Confira a seguir os cases e aproveite para se inspirar nas aplicações que mais fazem sentido para o seu negócio.

Cacau Show

A Cacau Show, a maior rede de chocolates finos do mundo, enfrentava dificuldades para administrar uma enorme quantidade de dados gerados no seu negócio.

Hoje, a empresa é uma das 4 maiores redes de franquias do Brasil, com 2.200 lojas, duas fábricas, mais de 1.500 colaboradores e 60 milhões de consumidores atendidos com seus produtos.

Levantar, consolidar e compartilhar todas essas informações, no entanto, era algo bastante complexo. Antes da implementação do Power BI, a organização tinha as mesmas informações, contudo, as análises divergiam, o que gerava problemas de comunicação e entendimento.

Com a aplicação do data driven, foi possível unificar tudo em um só local e distribuir essas informações para todos. A ideia da Cacau Show é trabalhar com metas compartilhadas, mesmo entre outros departamentos.

Do auxiliar ao presidente, todos têm acesso às mesmas informações, praticamente. Dessa forma, várias áreas conseguem enxergar um mesmo alvo.

Com as tecnologias da Microsoft como o Power BI, foi possível levar aos franqueados a mesma visão que os consultores tinham. Assim, tanto consultores quanto lojas conseguiram acessar os mesmos indicadores e resultados, facilitando o diálogo, a gestão e a tomada de decisões.

O projeto da Cacau Show foi uma referência, por conta do grande volume de dados da organização. O case passou a ser destaque no mercado e é utilizado para benchmarking por outras empresas que buscam entender o que foi feito e como chegar a essa acuracidade de números.

Com a implementação da cultura de dados, a organização pode medir os investimentos e campanhas em tempo real.

De acordo com Flaviano Dena, gerente de tecnologia da marca, hoje não é possível ver o trabalho da Cacau Show sem a ferramenta Power BI. Todas as decisões, reuniões e campanhas são orientadas e direcionadas por meio dos resultados que a solução traz.

Globo

Outro case de sucesso no uso de dados foi a Globo, uma das maiores emissoras de televisão do mundo, que alcança diariamente mais de 100 milhões de pessoas e conta com um time de aproximadamente 17 mil colaboradores.

Buscando otimizar seus processos e unificar informações, a empresa iniciou a transformação digital com a revisão de todas as atividades, para verificar quais realmente agregavam valor ao negócio.

Foi notado, então, que existia muito uso de email e planilhas, mas que esses dados não estavam centralizados, o que atrapalhava o controle e a visibilidade do que estava sendo entregue.

A ideia foi buscar por ferramentas que pudessem ser customizadas, atendendo as demandas particulares da organização. A escolha foi adotar as ferramentas disponíveis dentro do Office 365, que poderiam ser montadas como um lego, adequadas aos processos de cada cliente.

Foram utilizadas de 5 a 6 soluções da Microsoft que trouxeram mais flexibilidade e maior automação nos processos. Com a mudança, processos que antes levavam de 45 a 50 dias, hoje podem ser realizados em 7 ou 8 dias.

Brenda Will, Analista de Operações de Capital Humano da Globo relata que as ferramentas trouxeram muito ganho de tempo, já que condensam todas as informações em um só lugar.

O Power BI foi uma importante aquisição para a companhia, já que deu aos setores as informações que eles necessitavam, empoderando cada uma das áreas internas.

Com o uso de diferentes ferramentas da Microsoft, como SharePoint, Power Apps, Power BI, CDS e Outlook, a Globo consegue integrar diferentes dados em um mesmo ambiente, o que garante uma solução de problemas muito mais ágil e assertiva.

Affero Lab

A Affero Lab é uma empresa de educação corporativa que atua desde 92 e conta com um time de aproximadamente 400 colaboradores, distribuídos em unidades em São Paulo, Rio de Janeiro, Juiz de Fora e Dublin, na Irlanda.

O foco da empresa é atuar de forma digital, não só em suas entregas, mas na forma de trabalho, que utiliza da inovação para otimizar processos e buscar soluções.

A maior demanda da organização era controlar e agilizar o fluxo de informações. Antes de apostar nas ferramentas de Data Driven, os dados eram muito calcados no Excel.

Dessa forma, era necessário que um colaborador lançasse a informação nas planilhas e então elas precisavam ser analisadas pelo departamento financeiro e só depois poderiam ser disponibilizadas para todos.

A ideia, portanto, era unir todas as fontes de dados, centralizá-los e conseguir entregar essas informações tratadas em tempo real para os colaboradores, independentemente de qualquer interação humana.

Um dos pontos importantes que foram trabalhados nessa aplicação foi a integração de colaboradores e times trabalhando em diferentes locais. O Office 365 veio para alcançar esse objetivo e facilitar o dia a dia de trabalho desses profissionais.

Com a tecnologia foi possível integrar esses times e fazer com que todos eles, independentemente do local, pudessem participar da tomada de decisões e acessar todas as informações disponíveis de forma online.

Além disso, as ferramentas de coleta e análise de dados vieram para otimizar o tempo da organização na distribuição das informações. Suprindo a lacuna de tempo que era necessária para que o financeiro tratasse os dados.

Como o Power BI se encaixou no processo de data driven:

Com o Power BI, a Affero Lab conseguiu integrar todas as informações da empresa e unir todas as fontes de dados em uma mesma plataforma. Assim, foi possível criar dashboards completos de análise de desempenho e disponibilizar esses dados para todos.

Do ponto de vista de segurança, a empresa criou grupos de acesso, para que os colaboradores só tivessem acesso aos dados que realmente precisam. Além disso, são mantidos controles de acesso por usuários e logs sobre tudo o que está acontecendo.

Dessa forma, a organização não abre mão da segurança por conta de agilidade ou colaboração.

Depois que a implementação foi realizada e os colaboradores puderam ver o valor e os benefícios da nova política e do Power BI, toda a operação passou a atuar de forma muito mais eficiente e dinâmica.

Em termos de resultados, a empresa destaca como o melhor retorno do investimento a transparência que eles podem oferecer às equipes, gestores e acionistas em relação às informações e a disponibilidades dos dados.

Com todas as informações online e disponíveis em qualquer plataforma, os gestores de projeto podem saber o que está acontecendo em tempo real, o que agiliza e simplifica a tomada de decisões.

Anupam

A Anupam é uma empresa focada em negócios imobiliários que trabalha, principalmente, com a venda de imóveis de lançamento e tem um crescimento de 80 a 100% ao ano.

Por estar em um mercado muito significativo, mas pouco assistido de tecnologia como ferramenta de performance, a empresa viu na cultura de dados uma forma de se destacar como referência de transformação digital.

O projeto foi desenvolvido do zero. O primeiro passo foi a construção de uma base de dados que pudesse armazenar todas as fontes, como dados enviados pelos corretores, informações de investimentos online, dados de interação de clientes, entre outros.

A escolha foi por um banco de dados SQL Server e toda a infraestrutura foi hospedada na nuvem do Azure.

Com os serviços cognitivos do Azure, a organização consegue controlar a performance de seus corretores, acompanhando, por exemplo, sua entrada na sede e nos empreendimentos, e todos os dados são exibidos como relatórios no Power BI.

Dessa forma, a Anupam consegue identificar quantos corretores estão trabalhando diariamente, quanto foi vendido por período e quais profissionais apresentaram melhor performance, além de acompanhar de perto o trabalho de gerentes e coordenadores, tudo em uma única tela.

Com a implementação da cultura de dados, a organização viu seus resultados aumentarem consideravelmente. Com os dados referenciados de massa, e não de indivíduos, a empresa pôde identificar de onde vieram as captações de leads e clientes, direcionando os investimentos onde realmente ela teria os melhores resultados.

Conclusão

Como vimos, uma cultura orientada por dados pode ser o segredo para otimizar processos em diversos setores e integrar informações de forma inteligente. O que ajuda a prever problemas e auxiliar em uma tomada de decisões mais embasada.

Para colocar a ideia em prática, contudo, é fundamental treinar e capacitar os colaboradores, para que eles saibam como operar as ferramentas e consigam utilizar os dados coletados e analisados de forma estratégica.

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